后勤管理实务课件(PPT-57张)

11后勤管理实务•观念之革新••(1)不正确的观念:a管理杂务的部门b.不重要的部门c.只会花钱的部门d.没有绩效的部门e.冗员的部门f.任何人都会做基础管理培训2•(2)更新观念:•a.重要的后勤支持部门•b.企业经营管理的直接参与部门•c.实施企业资源高效整合的重要部门•d.高效优质服务是提高全员士气的重要因素•e.后勤服务水平是企业竞争力的重要标杆•f.成功的总务人员需具备良好的专业学能•(3)服务理念及敬业精神:•a.积极主动•b.优秀的执行力•c.良好的协调力和统筹力•d.诚恳踏实•e.坚持原则•f.持续学习后勤管理实务3•后勤管理的一般范畴•一般行政文书管理物资采购与管理•固定资产管理•庶务工作•工作环境宿舍管理膳食管理•涉外作业•警卫管理服务台接待管理•公关管理•环境安全•消防管理.治安秩序.劳动安全后勤管理实务4•(1)需具备之本质学能•a.企业整体活动及经营目标之了解•b.企管知识之持续学习•c.法规、法令之熟悉•(2)工作方法•a.P－D－C－A工作循环•b.目标管理•c.成本之观念•d.效率•e.合作和协二、本质学能及工作方法52.功能性制度体系的建立分类工作内容规章制度一般行政事务用品采购及管理采购管理办法事务用品领用管理办法文书管理文书管理办法资产管理固定资产管理办法庶务厂房维修维修保养管理办法车辆管理车辆管理管理办法宿舍管理宿舍管理办法涉外服务台之接待管理外宾接待管理办法警卫管理警卫人员管理办法公关管理公关管理办法安卫安全卫生管理安全卫生管理办法整理整顿6•2.信息管理•(1)建立档案管理制度•(2)定期整理(过期文件之清除)•(3)文件制式化(A4为主最佳)•(4)制定保存期限•(5)集中管理•(6)分类编号管理•(7)调阅管制•(8)无纸化管理73.保存期限原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下：保存期限内容一永久保存1.公司创设执照、政府机关登记文件2.股东会、董事会文件、印鉴3.固定资产权状证明4.专利、契约、研发、制造资料5.重要财务文件、相关证明书二十年1.帐簿、税务资料2.预算、决算报表、投资计划3.重要签呈、重要会议记录三五年1.税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单2.员工所得税、薪资清册、劳健保文件3.制造技术资料4.期满或解除之合约四三年1.退解职劳工名单、劳保卡2.解雇员工等关系文件3.较重要报表、记录3较重要会议记录五一年1.一般日、月、季报表2.公告、一般报告书3.其它一般记录8•1.事务用品之种类•(1)非消耗性物品•a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。•b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。•(2)消耗性物品•a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。•b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。二、事务用品采购与管理9•2.事务用品采购•(1)事务用品采购作业流程流程内容a计划就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，编列年度预算b请购每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经由单位主管核准c询比议价视需要总务部门会同使用单位办理议价d审核金额大小依核决权限规定由权责主管核定e验收会同使用单位就数量、外观、功能进行验收f列帐属固定资产类需列册编号管理一般消耗用品亦应列册控管g领用使用单位填写领用单据领用10(2)事务用品采购管理重点内容管理重点a政策公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑b会办专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购程办理c请购流程各单位是否清楚及遵循d询比议价询比议价记录完成留存e核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限f安全库存消耗品可采复仓制金额较大设备用品应计划性采购g盘点定期盘存制及连续性盘点可并用进行h整理.整顿事务用品仓之整理.整顿消耗性物品与非消耗性物品应分开管理11•1.固定资产之定义•税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。•一般企业以2000元为基础较多。•2.固定资产之种类•有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。•无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等三、固定资产管理123.财产管理作业重点内容作业重点a验收列帐1.申请单及验收单核对2.申请单位填写财产卡3.总务单位填写财产编号及标示4.列帐并会交会计单位c保养作业1.编列维修保养预算2.定期、不定期由总务人员及供货商保养检查d保险作业1.建物、机器设备、车辆均应纳入保险2.除新购物品外，注意续保之办理3.建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产e财产盘点1.定期盘点实施2.固定资产采一物一卡核对3.有帐无物，有物无帐追查f计算机管理1.财产清册可于企业内部网络取得最新资料2.保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位计算机列文件管理13参、庶务环境一、工作环境1.办公室管理办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为文书档案管理空调配线办公设备照明安全2.厂房环境管理同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题143.工作环境管理重点内容管理重点a空调1.冷气风扇、冷却水塔之定期清洗2.温湿度之调节控制b配线1.办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划2.现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通c办公设备1.办公室、现场之区域明确标示2.办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修d照明1.自然光线优于人工光线2.间接照明优于直接照明考虑e安全1.工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能2.消防设备之定期申报3.消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形f振动.噪音1.人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形2.不定期查核工作现场噪音振动情形g公共设施1.盥洗设施定期维护检查2.厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查15•1.宿舍管理之观念•(1)确保劳动力充足，减少人员流动率•(2)女性员工夜班加班之安全•2.员工宿舍分类•(1)主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人房。•(2)员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配•(3)外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理三、宿舍管理163.宿舍管理重点内容管理重点a申请1.订定员工住家距离申请标准2.派外长驻人员或轮班等工作需要b设备1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品2.水电、瓦斯之定期检查c安全管理1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理2.访客登记之实施，指定会客地点3.消防安全设施之具备及定期检修4.与当地警察机关应建立好连系管道，应变突发状况时之处理d外劳宿舍管理1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施2.定期实施清洁卫生检查e交接移转1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认2.移出或移转应由总务人员会点移交物品f维修1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因2.由住宿人员提出维修申请17•一、警卫管理•1.警卫管理方式•(1)公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司•a.优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务支持及调迁•b.缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所•(2)保全公司：现国内企业已多采保全公司担任•a.优点：有较充足专业训练，门禁管理严格•b.缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保全人员肆、涉外作业182.警卫管理重点内容管理重点a警卫人员管理1.职务之明订，权责清楚2.制式服装，仪容整洁，接待有礼3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关之业务b出入管理1.人、物、车辆之检查，停放引导2.访客登记及受访人员引导3.物品出入放行登记及核对c定时、定点巡逻1.防火、防盗、防暴功能2.固定路线厂房内外巡逻d夜勤管理1.宿舍及工厂门禁执行2.紧急事故之抢救连系191.访客之类型(1)预定来访之访客，与公司人员约定好之访客(2)没有约定，但对公司有益之访客(3)没有约定，且对公司无益之访客2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式(1)应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业(2)应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待(3)不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务人员处理二、服务台之接待管理203.接待管理重点内容管理重点a服务礼仪1.仪容整洁：服装、精神2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起3.热诚服务：愉快的服务4.茶水服务：奉茶、动作、愉快b连络引导1.受访人员有在公司，应请通知受访人员到服务台或引导至招待地点2.受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话c电话礼仪1.自动总机不如人工总机2.对讲机不如服务台人员3.转分机接话追踪21•1.企业公关之对象•(1)政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研究单位•(2)财团、公众团体、交易往来厂商•2.企业公关之目的•(1)希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动•(2)向社会大众提供企业信息之管道•(3)与各机关企业建立良好之互动关系及友谊三、公关管理223.公关管理之作法及重点内容管理重点a对象及资料1.名册建立，依对象不同分列2.连系人员建立资料，生日卡、贺年卡、月历、祝贺、慰问等b公关方式1.因应媒体之宣导2.分送各种资料邮寄企业文宣3.运用媒体如电影、广播、报纸、网络等举办各项活动，包括宣传及公益活动4.参加各项社团活动5.依名册年节馈赠礼品6.宴客c媒体的应对1.建立发言人制度，Q与A之准备2.与媒体记者平均建立良好之互动关系23•一、员工上班的目的：生活安定。•安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件•安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生•二、职业意外伤害分类•劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体飞落、物体飞落、物体倒塌.崩塌、被撞、被夹.被卷、被切割、擦伤、采踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、感电、爆炸、物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它交通事故等23类。•三、安全、卫生设备规定：•『工厂法』第四十一、四十二条，工厂应具备•a.安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设备•b.卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之设备。伍、环境安全24五、劳工安全卫生管理重点内容管理重点a制度建立1.依相关法规办理，参(4)2.订定「安全卫生工作守则」a.由雇主或管理权限之雇主代理人负责，各部门主管执行b.主办单位权责c.各级主管之管理.指挥.监督3.意外事故处理程序4.职业灾害统计定期申报b设备检查及管理1.危险机械、设备如起重机、升降机、吊笼、建筑用提升机、锅炉、压力容器、高压气体设备容器等2.建筑物安全检查定期申报3.消防安全检查定期申报c环境检查及管理1.作业环境测定管理a.中央空调、坑内、显着噪音场所b.高温、粉尘、铅、有机溶剂、特定化学物质场所d健康管理1.安全卫生教育训练实施2.健康检查每年定期实施。◎医院之指定◎资料列册保管◎保密治疗3.简易药箱、休养床之设立4.工厂医疗、护理人员依规定设立5.饮水净化处理6.餐厅及厨房管理7.卫浴设备环境管理8.污水处理9.废弃物处理10.5S之整理、整顿、清扫、清洁、素养之推动实施膳食管理•管理原则•管理要点26陆、总务行政人员如何协助企业降低成本内容管理重点a事务用品采购1.询、比、议价之用心执行2.库存量及需求量之掌控定期清查3.每月定期采购，量贩店大卖场、劳消社、一般商店之考虑，祭祀、事务用品等采购可一并进行。b公关费用1.宴客、送礼以经济实惠为前题2.改正以往公关对象，公司阔气印象3.只做应做的公关活动c电力开关管理1.宣导随手关灯习惯2.督导、巡视下班后现场、办公室电源关闭情形3.规定及执行冷气开关温度d电