第四章 公文写作知识概述

第四章行政公文写作知识概述第一节公文的格式第二节公文行文制度第三节行政公文正文基本内容模块及结构模式第四节公文的特点、作用及用语的要求第四章行政公文写作知识概述第一节公文的格式教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生明确公文格式的构成情况，掌握文头、主文和文尾部分的内容，强化对规定内容的记忆，从而建立对公文程式化特征的认识。教学重点：1.《公文格式简图》2.公文文头部分内容3.公文文尾部分内容教学难点：1.对公文格式特征及其作用的理解和认识2.对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆，3.复习与训练教学时数：理论教学1.5课时实训教学1.0课时第四章行政公文写作知识概述一、【习题预览】请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。二、文头格式（一）文件名称文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。（二）发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。第四章行政公文写作知识概述（三）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为★。如“机密★5年”。（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。第四章行政公文写作知识概述三、主文部分（一）标题公文标题是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分，一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。第四章行政公文写作知识概述（二）题注题注即注释、说明标题的文字。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。（三）主送机关主送机关，是指公文的主要受理机关。又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。主送机关不止一个时的标点用法：同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》第四章行政公文写作知识概述各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。第四章行政公文写作知识概述（四）正文正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。（五）发至级限发至级限指文件发至层次。发至级限要用圆括号括上。第四章行政公文写作知识概述（六）附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是正文的补充说明或参考材料。附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”，—因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。第四章行政公文写作知识概述（七）发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。（九）成文时间1.一般文件，以领导人签发的日期为准；2.联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；3.会议通过的公文，以通过日期为准；4.法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。第四章行政公文写作知识概述（十）印章公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。第四章行政公文写作知识概述四、文尾部分（一）主题词主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》《教育类公文主题词表》等）。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个。词与词之间，不写标点，空1个字的间距。（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。第四章行政公文写作知识概述（三）印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。（四）附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。第四章行政公文写作知识概述（五）页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。（六）书写与用纸文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸(国际标准A4型纸)第四章行政公文写作知识概述【习题4.1】及参考答案一、名词解释1.发文字号2.主送机关3.发文机关4.抄送机关5.附件6.主题词二、填空题1.一份格式完整的公文，由、、三部分组成。答案：文头；主文；文尾2.文头部分由文件名称、发文字号、、和紧急程度等项目组成。答案：秘密等级；文件份号；签发人3.发文字号由、、三部分组成。答案：机关代字；年份；序号4.秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，密级的位置在。答案：首页右上角第一行第四章行政公文写作知识概述5.公文的紧急程度分、两种，位置在。答案：特级；急件；首页右上角（秘密等级之下）6.签发人指。答案：批准发出公文的机关单位领导人7.完整的公文标题由、、三要素组成。答案：发文机关；公文事由（或主题）；文种8.标题中除、名称加书名号外，一般不加标点符号。答案：法规；规章9.公文附件的标注位置，在正文之下。答案：一行，左空两字10.公文用纸一般采用国际标准A4纸。A4型纸尺寸为。答案：长297mm宽210mm第四章行政公文写作知识概述三、判断题1.对上级、下级、平级及不相隶属的机关均可用函行文联系公务。（）答案：错2.某单位要将意见告诉上级，可以用“报告”，不能用“通知”（）答案：对3.议案、通报、会议纪要、意见都是行政公文。（）答案：对4.请示和报告都必须一文一事。（）答案：错第四章行政公文写作知识概述5.公告、通告等公布性公文可不注明主送机关。（）答案：对6.收到下级上报的“请示”或“报告”后，上级都应当作出答复。（）答案：错7.公告不注明秘密等级。（）答案：对8.“请示”、“汇报”都是现行的国家行政机关公文的文种。（）答案：错9.公文在领导签发后、正式印制前，还应当由文秘部门进行复核。（）答案：错第四章行政公文写作知识概述四、简答题1.公文的成文时间应该如何确定？答案：一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。2.主文与正文有何区别？答案：正文是排除公文标题、主送机关和附件、发文机关和日期之外的主文部分。正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。而主文却包括了公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期。第四章行政公文写作知识概述五、阅读分析题试指出以下的公文格式和文字的毛病。（答案）机密（紧急）××市府公文（06）××市府发24号---------------------------------------------××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政策应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：如文××市人民政府主题词：出版，通知2005年×月×日---------------------------------------------报：（单位略）送：（单位略）---------------------------------------------二○○五年×月×日×市人民政府办公厅印（共印400份）第四章行政公文写作知识概述格式上的错误有：左上角缺少文件编号，秘密等级位置错放左上角；发文字号的顺序错误；没有主送单位；主题词的位置错误；印发机关的印发日期的位置颠倒；印刷份数的位置错误。文中的错误（及改法）：“××市府公文”改为“××市人民政府文件”；发文字号改为“××市府发[2006]24号”；标题改为“××市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”；用词含糊不清，如“一些地方”，应避免使用；“内容腐朽，”与“大量宣传凶杀、色情和迷信，”位置颠倒；发文日期改为“二OO六年×月×日”；主题词不能用标点，应改为“新闻出版非法活动通知”。第四章行政公文写作知识概述六、修改题1.试分析下列标题的毛病，并予改正。（1）关于禁止赌博的处罚通知答案：关于禁止赌博的通知（2）自然科学奖励条例答案：关于设立自然科学奖励条例的通知（3）关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示答案：关于设立鲜花市的请示（4）关于进一步管好、用好留成外汇的决定。答案：关于进一步管好留成外汇的决定（5）关于水灾恢复工作的报告答案：关于灾后恢复工作的情况报告（6）机构调整问题的请示答案：关于机构调整问题的请示第四章行政公文写作知识概述2.试指出下列各发文字号的毛病，并予改正。（１）×府办字[2005]十五号答案：×府办字〔2005〕15号（２）×府办字[2005]第15号答案：×府办字〔2005〕15号（３）×府办字[05]15号答案：×府办字〔2005〕15号（４）×府办字[二○○五]15号答案：×府办字〔2005〕15号（５）[2005]×府办字15号答案：×府办字〔2005〕15号（６）×府办字[2005]15答案：×府办字〔2005〕15号第四章行政公文写作知识概述3.指出下列成文时间写法的毛病，并予改正。（1）2005年10月16日答案：二OO五年十月十六日（2）2005年十月十六日答案：二OO五年十月十六日（3）二零零五年拾月16日答案：二OO五年十月十六日4.修改下列句子，使其表述准确，语言简洁。（1）公文质量的优劣，都有损发文单位的形象。答案：公文质量事关发文单位的形象。（2）凡必须拆除的违章建筑，不得用罚款代替。答案：不得以罚款形式替代拆除违章建筑。（3）请各单位按照《办法》，制订具体、详细的实施细则。答案：请各单位制定《办法》的实施细则。第四章行政公文写作知识概述第二节公文行文制度教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生熟悉公文行文方向，明确公文行文方式，掌握公文行文规则。教学重点：1.