行政办公综合管理制度

1行政办公综合管理制度一、办公行为规范1.明确工作中的要求，规范自已的行为，创造良好的企业氛围，公司员工应仪表整洁，落落大方，上班期间穿戴整齐干净。2.在接待公司内外人员垂询时，应注视对方，微笑应答，切不可冷淡，甚至冒犯对方，在任何场合用语应规范，和气待人，严禁大声说话。3.遇到客人进入工作场所应礼貌相待，上班时间应保证办公室有人接待，接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话要作好接听记录。严禁占用公司电话时间太长，与工作无关系的电话不准接、挂。4.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。办公人员应在每天工作时间开始前和工作结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。5.办公室专用的设备应指定专人定期清洁，公司公共设施由办公室负责定期的清洁保养工作，发现办公设备损坏或发生故障时，应立即向办公室报修，以便及时解决问题。6办公室管理规定6.1办公室职能·负责公司的办公秩序及行政事物管理工作，文件的拟、收、2发、转、存、档案管理。·组织会议，负责会议纪要拟稿。·按排值班人员，负责公司的接待工作和公关工作。·负责公司印鉴、开具对外证明加盖公章。·各种证照的申办，地方各种关系的处理，合同条款审查等。·检查公司的一切规章制度是否得到实施。·行政办公用品的采购管理·公司大事记6.2办公室主任职责6.2.1负责督促检查行政部门对总经理办公会，公司办公会决议及总经理的各项决定的贯彻执行；6.2.2定期组织收集、分析、综合全公司，行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报，请示工作。负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作并做好记录。6.2.3负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。6.24组织起草公司文件（临时性文件及各类通知），做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。6.25组织做好公司印鉴、介绍信的使用和保管，函电收发及时，编写公司大事记。6.2.6负责管理公司的法律业务，证明的申办，协调关系，合同条款3审查，法律顾问工作的管理等。6.2.7组织做好来客接待工作。6.2.8指导做好电话话务与机线维修工作。6.2.9根据总经理提出的方针目标要求，及时编写本部门方针目标并负责实施，确保完成。6.2.10负责全公司办公用品、用具标准的制订和管理，并对办公用品用具标准化及各科室的文明办公进行检查和督促。6.3办公室主任权利6.3.1有权向全公司各部门索取和了解必要的资料和情况。6.3.2对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促。6.3.3有权督促各部门及时做好文件资料的立卷、归档工作，有权检查公司各部门的保密工作。6.3.4有权按总经理的指示办理公司有关法律事务，协调各部门之间的工作关系。6.3.5有权安排调度办公用车的使用。6.3.6对各部门以公司名义起草的临时性文件有权审核。6.3.7对不符合上级规定或质量不高，效果不显著的文件、资料有权拒绝打印发放。6.38对要求各部门领导参加的会议有综合平衡或精减压缩权。6.3.9根据总经理指示，有权对办公用品进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。46.4办公室主任责任6.4.1对得知生产、行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映以造成重大损失的后果负责。6.4.2对公司行文发生差错以及收集与整改的资料失实造成严重后果负责。6.4.3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密，泄密或丢失损坏负责。6.4.4对公文函件传递不及时或发生丢失、误传、以致影响工作负责。6.4.5对未按总经理指示精神办理，而造成的有关法律事务的不良后果负责。6.4.6对印鉴、介绍信管理不严，使用不当，造成不良后果负责。6.4.7对所属服务工作质量差，造成不良影响负责。6.4.8对本部门所属岗位发生设备、人力事故负责。6.4.9对公司的保密工作负责。7档案管理7.1公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案会议记录、决议、决定、委托书、协定合同、方案、通知、通告、软件等具有参考价值的文件材料，都属档案管理的范围。7.2档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。7.3公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手5续，借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复印，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制。7.4档案的销毁任何组织和个人非经许可，无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。8印鉴管理8.1公司印鉴由专人负责保管8.2公司印鉴的使用一律经总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。8.3公司所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。8.4公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。8.5在开具空白介绍信的同时，必须注明其用途，写在介绍信的右上角，盖章后出现意外情况由批准人负责。9文字打印管理规定9.1公司的文字打印由办公室负责69.2各单位需外送打印的公文或其他资料，须经办公室主任签字批准。9.3公司各部门所有打印公文、资料必须保留一份交由办公室留底存档。10办公用品，劳动用品的管理10.1每月月底以前，各部门将该部门所需的办公用品制定计划交办公室。10.2办公室负责制定每月办公用品计划及予算，经总经理审批后负责将办公用品购回，由领用人签字领取。10.3公司新聘工作人员的办公用品，办公室负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。10.4负责购发办公用品的人员，要做到办公用品齐全，品种对路量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好。10.5负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续，出库一定要由领取人员签字。10.6办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。10.7劳动用品的购发和配给，由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买和统一发放。11办公用品劳保用品的库存制度11.1库房物资的存放，必须要分类，按品种、规格、型号、分别建帐。711.2采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，验收时要当面点清数量，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包点清数量，如发现实物与入库单数量规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知办公室主任。11.3物资入库后，应当日填写帐卡，严格执行出入库手续，物资出库须填写物资出库单，经有关领导批准方可出库。11.4严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚，计算准确，不得随意涂改。11.5库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。12报刊及邮发信件信函管理。12.1办公室每半年按照公司要求作出订阅报刊计划及予算，负责办理有关订阅手续。12.2办公室负责每日将报刊取回并进行处理，分类登记，并分别发放给有关部门，有关部门应妥善保管，办公室按季度定期收回并统一保管，存档备查。12.3任何人不得将报刊挪作他用，若需处理，经办公室批准。12.4办公室负责为各部门邮发信件、邮件，所有公发信件邮件一律不封口由办公室登记，统一封口负责寄发。12.5控制各类挂号信、特快专递，凡因公需挂号者、特殊专递者，须经部门负责人批准，办公室登记后方可邮发。13电脑管理细则813.1为了维护电脑系统的安全、稳定、高效及合理使用电脑资源特制定本细则。13.2本规定所涉及的电脑设备，包括电脑、打印机、复印机及其他相关设备。13.3管理员职责13.3.1负责电脑应用的长远规划13.3.2根据设备情况，负责机器备件的采购申请，对设备状况进行不定期的检查和保养，发现问题及时解决。13.3.3电脑所用软件的保存。13.3.4每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。13.3.5电脑设备应专人保管，未经允许不得随意操作。13.3.6起草防病毒作业计划，报办公室主任批准后实施。13.3.7负责电脑设备的使用、清洗和保养工作。14严禁将电脑用于私人学习或玩游戏，违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分，屡教不改者予以除名。15所有电脑不得安装游戏软件，软碟在使用前，必须确保无毒，使用人在离开时应关机。16由于电脑设备是企业工作中必不可少的重要工具，因此，从本规定公布之日起，凡发现下列情况：·电脑感染病毒·私自安装和使用未经许可的软件·长时间离开电脑却未退出系统或关机9·没有及时检查或清理电脑及相关外设·擅自使用他人的微机或外设造成不良影响·管理员将根据实际情况，追究当事人的责任。17凡发现由于违章作业、保管不当、擅自安装、拆卸电器装置，造成损坏或丢失的，其损失由当事人照价赔偿。二、网络使用管理制度1.公司网络资源只能用于工作，个人由于一般业务学习，新闻娱乐等需用网络的必须在自已家中进行，为规范公司网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作，特制订本制度。2任何人不得在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚，同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，否则要追查责任。3公司网络结构由办公室负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改，如需更改必须事先与办公室管理人员取得联系。4严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行或窃取公司网上的保密信息，严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、游览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容。5任何部门和个人应高度重视保护公司的技术密秘和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。6对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人作辞退处理，并依法追究法律责任。7对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论10的个人，作辞退处理，情节严重者将移交司法机关处理。8对于网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，对于管理不善引起公司秘密泄露的责任人，对于私自更改网络结构的责任人，处以罚款、降薪、降职等处理。三、证明函件证明管理制度1.公司函件、证照是指上级部门颁发的各类证书、批文、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、营业执照、法人代码证、税务登记等。2.公司证明函、证照由办公室指定专人统一管理3.证明、证照、函件的使用包括借用、复印等。4.借用人如要借用必须与办公室主任提出申请，总经理批准后方可借用，借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。5.如需使用原件，必须总经理批准。6.对证照、函件应妥善保管，如发生丢失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。四、员工住房管理规定1.为加强集体宿舍的管理，提高住宿质量，办公室为住房的职能管理部门，负责管理公司所有住房。2.入住人员未经许可，不得任意改变住房结构、布局，必须保持房屋及其设施的完好无损，损坏按原价赔偿，严禁在室内赌博，酗酒，不得从事其他任何违法活动。3.入住人员必须保持住房整洁卫生，节约水、电等资源，水、电气11等费用由入住人员自付平摊。4.非本公司人员一律不得入住，如有特殊情况，必须先向办公室请示并征得全体室友的同意，方可暂时入住。5.入住人员轮流当值班长，并列出值勤表，定期打扫公共卫生，整个寝室要求整齐、干净、无异味。6.要爱护公共财力，如出现故障要及时汇报，及时修理，如因个人行为损坏，由其负责及时修理。7.公司进行不定期检查，公共卫生的责任人为在任的值班长，如公共卫生情况不好，责任人处100元的罚款，再犯加倍，房间卫生不好，处以在住人100元罚款，再犯加倍。五、员工食堂管理办法1、饮事员要树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德、文明服务、态度和蔼、主动热情、礼貌待人、热爱本职、认真负责，