合理利用工作时间

PMT----行政技能—时间管理时间管理集团战略发展中心邓建平PMT----行政技能—时间管理天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻,生命枯萎的时刻,播种的时刻,收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书PMT----行政技能—时间管理我们做时间的主人或做时间的奴隶！PMT----行政技能—时间管理你要想解决的是……PMT----行政技能—时间管理如果有一间银行，每天早上都汇入一笔钱到你的帐号，但不允许你的帐号中存有余款和现金，每天晚上你所没有花掉的就不再归你所有，遇到这种情况你会怎么做呢？：如果有一间银行，每天早上都汇入一笔钱到你的帐号，但不允许你的帐号中存有余款和现金，每天晚上你所没有花掉的就不再归你所有，遇到这种情况你会怎么做呢？问题PMT----行政技能—时间管理时间银行当然是把所有的通通花掉！你确实有一间这样的银行，它的名字是--------“时间”每天早上，它都会让你拥有86400秒;每天晚上，所有你没有加以利用的时间都会被删掉。它不允许你储蓄结余，也不会允许你透支。每天你都会重新开一个新的帐户，每天晚上，这个帐户的余额就会消失。如果你没用光这天的“存款”，其损失就是你自己造成的。你没有机会回去追寻，更没有可能去预支明天。你必须把握住现在，付出所有的努力，充分地利用你所拥有的时间，以获得更多的快乐和更大的成功。时间银行PMT----行政技能—时间管理在大多数情况下，时间是一分钟一分钟浪费掉的，而不是整个钟头浪费的。水桶的底部如果有一个小洞，水很快就会漏光，结果跟有意把水到掉一样。------保罗·J·迈耶PMT----行政技能—时间管理“不能管理时间，便什么都不能管理”——（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理什么是时间管理时间管理就是管理时间？PMT----行政技能—时间管理EEDWARDWCARTER是BRORDWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说,我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。PMT----行政技能—时间管理案例：老王的故事延误原因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天——下属生病，代出席会议——上司紧急命令——一些电话——突发事件——紧急事件——被打扰3、下班回家交通堵塞4、看电视不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家善忘8、上班交通堵塞PMT----行政技能—时间管理时间管理¶时间管理的重要性¶影响时间生产率的障碍¶时光大盗呈现¶时间管理系统PMT----行政技能—时间管理●时间是资本和无法更新的收入●任何一个制定出来帮助高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手●管理好你的时间就能管理好你的生活PMT----行政技能—时间管理平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20、60-80——忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.3休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年PMT----行政技能—时间管理时间管理¶时间管理的重要性¶影响时间生产率的障碍¶时光大盗呈现¶时间管理系统PMT----行政技能—时间管理下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你在办公室用餐吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？PMT----行政技能—时间管理总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法PMT----行政技能—时间管理人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统ⅠⅡⅢⅣ影响时间生产率的障碍PMT----行政技能—时间管理帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限帕雷托原则80%的结果来源20%的努力注意力之谜注意力需要及时恢复内在能量水平有效地利用你的生物钟效能与效率做正确之事，做好它PMT----行政技能—时间管理成本/效果妥协--80：20法则效果100806040200020406080100时间和精力考虑因素：•最先的数量级估计的结果说明什么？•如果出错，意味着多大的问题？•分析的难度有多大？寻求十全十美寻求好的答案时间管理的重要工具之一PMT----行政技能—时间管理报告军长：天太黑，我无法一个一个地去清点人数侦察兵的故事PMT----行政技能—时间管理回头看看，你有多少时间是完全控制在自己手上，然后设法找出处理例行事务最有效率的方法，并集中力应付重要任务。确定自己的能量循环，最重要的事放在最有效率的时间。100%0早上八点中午下午五点黄金阶段有效利用你的生物钟PMT----行政技能—时间管理◆用正确的方法做错误之事◆用正确的方法做正确之事◆用错误的方法做正确之事◆用错误的方法做错误之事PMT----行政技能—时间管理紧急不紧急重要不重要‘重要’与‘紧要’之区别•危机•急迫的问题•有期限压力的计划等•不速之客•某些电话、会议•某些信件与报告等•防患未然•改进产能•建立人际关系等•繁琐的工作•某些信件、电话•浪费时间之事等PMT----行政技能—时间管理•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局•短视近利•危机处理•缺乏自制力•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急偏重的结果•有远见•平衡•纪律•少有危机PMT----行政技能—时间管理Diarize（定出做的时间）变为Doitlater（呆会做）4D原则Doitnow！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做PMT----行政技能—时间管理时间管理¶时间管理的重要性¶影响时间生产率的障碍¶时光大盗呈现¶时间管理系统PMT----行政技能—时间管理时光大盗※打扰（电话或没有预约）※重要性次序无所调整※没有目标、次序和计划※个人缺乏组织能力※缺乏自律※会议※资料不完整或有所延误※文书工作和繁文缛节※分不清责任和权力PMT----行政技能—时间管理•过滤电话、安排专门接电话的时间•学习终止谈话的技巧•增加授权。电话打扰怎么办？PMT----行政技能—时间管理•建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限•计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作没有计划，怎么办？PMT----行政技能—时间管理时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间管理的基本单位是事件时间管理的关键在掌握事件事件经由选择选择以价值为基础PMT----行政技能—时间管理Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的SMART目标PMT----行政技能—时间管理目标的设定明确自己的价值观设定目标制定阶段性步骤把握今日：最重要时刻长期中期短期PMT----行政技能—时间管理怎么办？•清洁的桌面代表你有序的思维•先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权PMT----行政技能—时间管理•设立个人与组织的重要工作目标，设定完成期限•学习专注的技巧，克服拖延的坏习惯•认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒•出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板•别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序PMT----行政技能—时间管理会议耗时怎么办？•写下会议的目的、议程•参加的人才通知参加•务必准时开会与散会•控制会议议题•有效追踪执行会中完成的所有决议PMT----行政技能—时间管理•确定何种资料•控制资料需要量•优先次序标准化•当下就处理文件•设计简化文件处理的系统资料不全文件繁杂PMT----行政技能—时间管理•准备一份征得主管同意的工作责任清单•坚持获得与责任对等的职权•拟出明确的工作项目说明权责混淆PMT----行政技能—时间管理时间管理¶时间管理的重要性¶影响时间生产率的障碍¶时光大盗呈现¶时间管理系统PMT----行政技能—时间管理如何管理时间？▲建立目标▲每天做时间计划▲编排优先次序，定下期限▲运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）▲改善技巧，排除打扰▲凭借组织安排打电话▲利用“QuietAnHour”(清静一小时），学习说“不”▲一次性时间处理文件▲跟随会议议程，控制会议时间▲请别人帮忙▲克服人性弱点，走出时间陷阱小结PMT----行政技能—时间管理结束语PMT----行政技能—时间管理