发货、退换货制度及流程

公司发货、退货换制度及流程1/7客户向公司客服下单核实现有库存是否满足订单否否客服通知客户并告知到货时间客服根据客户订单录入用友软件制作销售出库单财务审核订单并查看客户余款是否满足订货要求否否通知客户打款客户已汇款客户已汇款财务查收已到账财务查收已到账未到账未到账财务签字并通知库房发货库房收到财务签字的销售出库单及时安排发货库房发货后及时将托运单传递到客服客服及时将发货信息通过QQ或短信告知客户客服及时将发货信息通过QQ或短信告知客户如客服未收到客户发货托运单应于发货次日及时向库房所要.2.退换货规定及流程2/72.1退换货流程图客户信息沟通退货信息受理退货判断YESYES收回退货不符合退货规定不符合退货规定退货初步分析财务核实审核无误后做好入账验收入库产品包装完好无损NONO产品包装损毁严重无法进行二次销售产品包装损毁严重无法进行二次销售结束破损较小符合退货规定的破损较小符合退货规定的入库待处理库房统计破损产品明细和数量客服根据产品外包装数量向厂家申请库房翻箱注：1、所有特价及特殊促销政策均不予退换货。2、所有有配赠的产品，在退货时需将配赠产品一起退回，否则均不予退换。3、其它不能退换的产品公司有权做出解释。2.2退换货规定一、总则3/7第一条为了加强已销产品的退货管理，明确责任，确保产品退货管理规范化，并做到有章可循，特制定本规定。二、适用范围第二条消费者使用我公司产品发生质量问题。第三条由于运输造成包装破损严重，无法继续销售的产品。第四条由于工作失误造成发错货或送错货，但未超过退换期的产品。第五条因双方终止合作。三、职责第七条销售部负责提出退货申请并实施，财务部负责退货产品帐物相符情况的控制和检查，仓储部门负责退货产品的管理，行政部负责对退货产品的监督检查和对本制度有效执行的监督与考核。四、退货操作流程第八条因产品质量原因造成的退货，由销售部授权人填写《产品退货申请表》，在此表中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后，报公司行政部审核，并根据具体情况出具处理意见，报总经理批准，销售部根据批准意见办理。第九条因双方终止合作等原因造成的退货，由销售部授权人填写《产品退货申请表》，在此表中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后，报公司行政部审核，并根据具体情况出具处理意见，报总经理批准，销售部根据批准意见办理。第十条因发错货等原因，但未超过1个星期期限的产品退货，报客服核对，库房核准。第十一条由于运输造成包装破损严重，无法继续销售的产品，客户应在收到货后3个工作日内，进行拍照并将信息反馈到公司客服，逾期不予受理。第十二条在未接到公司领导批准的处理意见前，应禁止办理退货，仓库保管员也应拒绝收货入库，否则视情节情况，对责任部门和责任人员进行严厉处罚。第十三条依照公司领导的处理意见，对允许退回的产品，待产品到达仓库后，由销售部、行政部、财务部及仓库保管员共同进行清点，销售部应根据清点情况认真填写《产品退货清点表》，并建立产品退货台账备查。第十四条销售部应对退货单位的准确性及返回原因负责，仓库保管员应对退回产品名称、规格型号、数量负责，行政部对所接受产品的外观质量状况负责。财务部负责核对退货产品与《产品退货申请表》所列与退货产品是否一致，准确无误后，准许放置退货4/7产品区。五、退货产品的处置第十五条非质量原因造成的退货产品，如外观无明显变化，行政部应于2个工作日对退货产品作出检查结论，若同意继续销售，仓储部们应放置于产品合格区。第十六条退货产品因质量状态较差，影响二次销售的产品，公司不予处理，直接退回。第十七条如是客户调换货，流程及要求按以上规定执行。六、检查与考核第十八条销售部是本规定实施过程中的第一责任部门，应根据本规定制定详细的产品退货流程和考核细则，并报行政部备案。第十九条财务部要不定期的对成品库进行检查，如发现成品库退货产品区存放未有处理意见的退货产品，由此造成的经济损失由销售部承担。第二十条行政部不定期对成品库进行综合性检查，发现成品库退货产品区达不到规范要求或管理混乱，在实施考核时可加大扣罚力度。第二十一条为强化管理者的责任，在经济处罚时，按部门主要负责人承担60％，直接责任人承担40％的原则实施。七、附则第二十二条本规定由行政部负责解释。第二十三条本规定自2013年1月1日起实施。附：《客户退货申请表》、《客户退货清点表》各一份附表一：客户退货申请表5/7退货单位信息退货单位联系人单位地址联系电话退货产品信息退货产品名称规格型号单位数量单价金额退货原因授权填写人：处理意见销售总监：总经理：批准日期：附表二：客户退货清点表6/7退货单位信息退货单位联系人联系电话退货产品名称规格型号单位数量单价金额备注清点人：年月日