EXCEL在会计中应用讲稿

第一章财务管理软件工具EXCEL2000基础知识第一节工作表格的编排一、输入数据二、数据的移动、复制、删除第二节公式一、运算符类型1．算术运算符：加、减、乘、除、百分号和乘方等。2．文本运算符：将两个或多个文本连接为一个组合文本。3．比较运算符：等于、大于、小于、大于等于、小于等于、不等于。用于比较两个数字或字符串，并产生逻辑值FALSE或TRUE。4．引用运算符：区域引用和联合引用两种。二、公式语法在单元格中输入公式时，必须在公式前加等于号，公式中的字符总数不能超过1024个，每个字符串不能超过255个字符，公式中的文字必须用双引号括起来，若文字本身包含引号，那么，文字的每个引号要用两个双引号括起来。三、借助函数输入复杂公式四、常见错误辨别错误值原因#DIV/0除数为零#N/A公式中无可用的数值或函数缺少参数#NUM！在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数或公式产生的数字太小（太大），不能表示#VALUE！输入了一个不能运算的参数或单元格里的内容包含不能运算的对象#NULL！使用了不正确的区域运算或不正确的单元格引用#REF！误删了公式中的引用区域，使公式或函数缺少应有的参数#NAME！删除了公式中使用的名称或使用了不存在的名称以及名称有拼写错误#####！公式产生的结果太长，单元格容纳不下第三节函数一、函数的构成与调用函数由函数表达式与工作参数构成，其一般格式为：函数名（参数1，参数2…，参数N）。使用函数时需要注意以下事项：（1）函数名与其后的“（”之间不能有空格。（2）当有多个参数时，参数之间必须用“，”分开。（3）参数部分总长度不能超过1024个字符。（4）根据具体函数，参数可以是数字、文本、逻辑值、工作表中的单元格或区域地址等，也可以是各种表达式或函数。（5）注意函数格式中的符号都应该是半角字符。二、Excel提供的主要函数（一）数学函数1．SUM函数2．SUMIF函数其格式为：=SUMIF（查找范围，查找条件，求和范围）其中：“查找范围”是“查找条件”的作用区域；“查找条件”是进行查询的条件；“求和范围”是求和的区域，与“查找范围”有一定的对应关系。3．ABS函数ABS函数返回参数的绝对值，其格式为：=ABS（参数）4．SIGN函数SIGN函数用于判断参数是正的、负的还是零，其格式为：=SIGN（参数）当参数大于零时，返回值为1；当参数小于零时，返回值为-1；当参数等于零时，返回值为0。5．RAND函数RAND函数产生0和1之间的一个随机数，其格式为：=RAND（）该函数无需参数。6．INT函数INT函数为取整函数，其格式为：=INT（参数）7．MOD函数MOD函数返回参数进行除法运算后的余数，其格式为：=MOD（被除数，除数）8．SQRT函数SQRT函数用于求正数的平方根，其格式为：=SQRT（参数）9．ROUND函数ROUND函数为四舍五入函数，用于将参数四舍五入到指定的小数位，其格式为：=ROUND（参数，保留小数位）（二）文本函数1．VALUE函数此函数用于将文本转化为数字，其格式为：=VALUE（文本参数）2．TEXT函数此函数用指定的格式将数字转换为一个文本字符串，其格式为：=TEXT（参数，格式）3．LEN函数此函数可以用来测出一个文本字符串的长度，其格式为：=LEN（“字符串”）4．CODE函数此函数可以用来求出任一字符的ASCII码，其格式为：=CODE（参数）5．CHAR函数此函数是与CODE函数对应的逆函数，使用它可以求出任一个ASCII码对应的字符，其格式为：=CHAR（参数）。其中：参数是数字0~127。6．TRIM函数此函数可以将字符串的前导空格、后随空格及字符间多于一个的空格删去，其格式为：=TRIM（字符串）7．EXACT函数此函数用于比较两个字符串是否完全匹配，它是一个条件函数，其格式为：=EXACT（字符串1，字符串2）此函数的返回值为TRUE或FALSE。（三）子字符串函数1．RIGHT函数此函数用于从指定的字符串中提取右边的N个字符，其格式为：=RIGHT（字符串，N）使用此函数时应注意N的取值应小于字符串的总长度，否则，此函数无意义。2．LEFT函数此函数用于从指定字符串提取左边的N个字符，其格式为：=LEFT（字符串，N）3．MID函数此函数用于从指定字符串中第M个字符开始提取N个字符，其格式为：=MID（字符串，M，N）4．FIND函数此函数用于在字符串2中，从第M个字符开始寻找字符串1，并返回位置数，其格式为：=FIND（字符串1，字符串2，M）5．REPT函数此函数用于将指定字符串重复M次以组成一个新字符串，其格式为：=REPT（字符串，M）6．SUBSTITUTE函数此函数用于字符串替换，其格式为：SUBSTITUTE（字符串1，旧子字符串，新子字符串，M）。执行此函数后，将用新子字符串替换字符串1中的第M个旧子字符串（MN）。若省略M，N，则字符串1中的所有旧子字符串都用新子字符串来替换。（四）逻辑函数1．IF函数其格式为：=IF（逻辑表达式，真值，假值）2．AND、OR或NOT函数即所谓的“与函数”、“或函数”、“非函数”，用它们可以连接多个逻辑条件，从而组成复合逻辑条件。（五）查找和引用函数1．CHOOSE函数此函数用于从一系列元素中检索出一项，其格式为：=CHOOSE（索引数，元素1，元素2，元素N），其中索引数是待查找项在列表中的位置，它必须是大于0且小于等于N的整数。2．MATCH函数此函数用于从一系列元素中检索出一项与查找值最相近的元素的序号，其格式为：=MATCH（查找值，查找范围，类型）。其中：查找值可以是数值或字符串，类型定义搜索规则，取值是1，0或-1。如果类型为1，函数MATCH查找小于或等于查找值的最大数值。查找范围必须按升序排列。如果类型为0，函数MATCH查找等于查找值的第一个数值。查找范围可以按任何顺序排列。如果类型为-1，函数MATCH查找大于或等于查找值的最小数值。查找范围必须按降序排列。如果省略match_type，则假设为1。函数MATCH返回查找范围中目标值的位置，而不是数值本身。查找文本值时，函数MATCH不区分大小写字母。如果函数MATCH查找不成功，则返回错误值#N/A。如果类型为0且查找值为文本，查找值可以包含通配符、星号（*）和问号（?）。星号可以匹配任何字符序列；问号可以匹配单个字符。3．VLOOKUP函数此函数用于从搜索表区域首列中查找满足条件的元素，确定行序号，返回该行中参数索引列号指定的单元格的值，其格式为：=VLLOKUP（查找值，查找表或区域，索引列号，检索类型）。其中：查找值为需要在数据表第一列中查找的数值。可以为数值、引用或文字串。查找表为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。如果检索类型为TRUE，则查找表的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数VLOOKUP不能返回正确的数值。如果检索类型为FALSE，查找表不必进行排序。索引列号为查找表中待返回的匹配值的列序号。为1时，返回表第一列中的数值；为2，返回表第二列中的数值，以此类推。如果小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!；如果大于表的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF!。检索类型为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于查找值的最大数值；如果为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。4.HLOOKUP函数此函数用于在一个构造好的表中的最上行查找一个指定值（列号），返回该列中参数索引行号指定的单元格中的值，其格式为：=HLOOKUP（查找值，查找表，索引行号，检索类型）。该函数与VLOOKUP函数类似。5．INDIRECT函数此函数用于间接引用，其格式为：=INDIRECT（地址，地址类型）地址为对单元格的引用，此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果不是合法的单元格的引用，函数INDIRECT返回错误值#REF!。地址类型为一逻辑值，指明包含在单元格地址中的引用的类型。如果TRUE或省略，地址被解释为A1样式的引用。如果为FALSE，地址被解释为R1C1样式的引用。（六）财务函数财务函数为财务分析提供了极大的便利，财务函数大体上可分为四类，即投资计算函数、偿还率计算函数、折旧计算函数、债券及其他金融函数。见教材P33-P35页。三、工作表之间的数据链接1．同一工作簿中不同工作表间数据的引用，公式为：=工作表名称！单元格2．不同工作簿间数据的引用，公式为：[工作簿名称]工作表名称！单元格3．数据链接语法4．数据链接中应注意的问题（1）尽量将相关的表安排在同一工作簿中，少用或不用不同工作簿之间的引用。（2）当在多个工作表之间进行引用时，应使数据的流向尽量合理、简捷，尽可能地单向流动。（3）不要出现循环引用的情况。第二章EXCEL在会计凭证和账簿中的应用第一节EXCEL在会计凭证中的应用一、填制会计凭证的意义1．可以正确、及时地记录经济业务发生或完成的情况，为记账、算账提供原始依据。2．可以发挥会计监督的作用，检查经济业务的真实性、正确性和合法性。3．可以明确经济责任，加强岗位责任制。二、会计凭证种类1．原始凭证原始凭证是在经济业务发生或完成时，由经办人取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的会计凭证。（1）原始凭证按来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。（2）原始凭证按编制手续次数多少，可分为一次原始凭证和累计原始凭证。（3）原始凭证按填制经济业务数量多少，可分为单项原始凭证和汇总原始凭证。2．记账凭证记账凭证是根据审核后的原始凭证编制的、据以登记账簿的凭证。（1）按记账凭证反映的经济业务内容是否与货币资金有关，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。（2）按记账凭证对经济业务反映方式的不同，可分为单式记账凭证和复式记账凭证。三、记账凭证的填制与审核1．记录凭证的基本内容2．记账凭证的填制第二节EXCEL在会计账簿中的应用一、账簿种类1．按用途分类，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。2．按外表形式分类，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。二、账簿登记1．明细分类账的格式及登记方法（1）数据库的库结构占据一行，每条记录占据一行，且必须是在最前面的一行，整个数据库必须由连续的行构成。（2）在单元格的开始处不要插入多余的空格。（3）在库结构行中，每一个字段的名称必须唯一。（4）数据库的每一列必须具有相同的性质。（5）在数据库和其他数据之间必须有至少一行或一列空白单元格。（6）避免在一个工作表上建立多个数据库。（7）避免将关键数据放在数据库的左右两侧。生成“应付账款明细账”的步骤如下：（1）设置条件区域（2）设置筛选结果输出的字段（3）选择数据区域（4）执行“高级筛选”命令（5）复制筛选结果（6）粘贴筛选结果（7）设置余额计算公式（8）设置余额方向（9）计算本期发生额和期末余额2．总分类账的格式及登记方法（1）利用记账凭证库生成总分类账生成“银行存款总账”的步骤如下：（1）设置条件区域（2）设置筛选结果输出的字段（3）选择数据区域（4）执行“高级筛选”命令（5）复制筛选结果（6）粘贴筛选结果（7）设置余额计算公式（8）设置余额方向（9）计算本期发生额和期末余额（2）利用汇总明细账方式生成总分类账第三章EXCEL在财务报告中的应用第一节财务报告的作用及其编制要求一、会计报表的编制要求1．形式方面的要求（1）会计报表表头的内容要齐全，排列要符合习惯。（2）报表项目分类及排序要符合会计准则和会计制度的规定。（3）报表应反映各个项目的前期相应数字，即编报前、后期比较会计报表，并且前、后期项目的分类和内容应一致。（4）可以利用附注或附表等形式对报表项目或事项加以说明。2．内容方面的要求（1）数字要真实，不得弄虚作假，不得隐瞒、谎报数据。（2）计算要准确，