档案管理系统需求分析

档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server结构，利用ASP将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。档案管理系统用户管理模块系统参数设置模块借阅管理模块案卷管理模块文件管理模块数据管理模块1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：（1）用户管理模块1.用户登录在用户进入系统前，首先要求用户进行登录，登录时要验证用户名和密码是否匹配，验证通过后允许用户进入本系统操作。用户的密码需要进行加密算法。用户的登录密码要求加密保存在数据库中。用户登录后需要记入到日志库中。2.修改注册信息用户登录以后，可以修改自己的注册信息，包括修改用户密码、每页显示行数等信息，不允许修改用户名、姓名和部门等信息。3.权限设置本模块只有系统管理员可以操作。本模块可以增加系统用户、删除系统用户、修改用户的相关属性、修改用户的权限表。（2）系统参数设置本模块需要具有“辅助库设置”权限才可以操作。本模块设置系统的辅助参数表，这些参数表示输入数据时作为辅助使用的。每个参数表需要有增加、删除、修改和查看等操作。另外，需要设置本系统的使用单位名、数据文件路径等系统运行参数。1.数据录入本模块处理用户输入新的档案文件信息或者档案案卷信息。输入数据时要考虑用户连续录入的情况，可以从以上条记录复制数据到新的记录中。不同的档案有不同的输入情况,比如科技档案只有文件信息，没有案卷信息。输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。2.数据维护本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。3.数据查询按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。具体档案处理权限的用户可以对查询的结果编辑并保存，也可以“删除”(做删除标记)档案文件记录。4.数据修改本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。例如可以指定将所有文件年份为“2002”的文件记录的保管期限改为“长期”。5.报表打印打印各种档案的目录表和统计表。可以由用户设计进行报表的自动生成。（3）档案借阅管理模块此模块分为外借登记、归还记录和电子借阅申请处理两部分，具有“借阅管理”权限的用户可以操作此模块。外借模块实现档案文件的借出登记和归还登记功能。电子借阅申请由具有“借阅管理”权限的用户处理。一般用户提出阅读电子文档的请求后，被同意阅读后，文件将被发送给申请人。（4）数据管理模块本模块需要实现数据的备份和恢复机制。数据备份操作可以按年度、档案种类等条件做部分备份或完全备份。数据恢复就是将备份的数据恢复到数据库中。可以对数据进行备份和恢复，备份的路径在系统参数设置中指定。备份生成一个XML文件，恢复的时候自动由此恢复。具有批量备份和恢复的功能。（5）案卷管理模块和文件管理模块本模块对系统运行日志操作，具有“日志操作”权限的用户可以进入本模块。可以进行查看日志记录等操作。档案管理系统的数据需求档案管理系统的数据需求包括如下几点：1．数据录入和处理的准确性和实时性数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致系统输出的不正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。数据的输入来源是手工输入。手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统的培训。在系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以保证迅速的处理数据。2．数据的一致性与完整性由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案文件是共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控制数据的去向，并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。3．数据的共享与独立性整个档案管理系统的数据是共享的。然而，从系统开发的角度上看，共享会给设计和调试带来困难。因此，应该提供灵活的配置，使各个分系统能够独立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。这样，也能提供系统的强壮性。档案管理系统的数据字典系统中的数据元素：名字：单位信息别名：描述：单位的基本信息，是对外数据交换的接口定义：单位信息=单位编码+单位名称+全宗号+档案业务主管部门+档案业务主管部门编码+负责人+登记员+地址+联系电话+简介位置：存储到服务器数据库名字：目录分类信息别名：描述：本单位的目录分类，可以分为多级别定义：目录分类信息=行业+目录级别+上级目录+目录名称位置：存储到服务器数据库名字：目录分类信息别名：描述：本单位的目录分类，可以分为多级别定义：目录分类信息=行业+目录级别+上级目录+目录名称位置：存储到服务器数据库名字：盒/卷信息别名：描述：用于装文件的一个逻辑容器，将相同的文件装在一个盒中或者一个卷中。定义：档案文件信息=行业+目录级别+上级目录+目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+起时间+止时间+文件密级+盒顺序号+保管期限+文件页数+卷顺序号+提要备注+主题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+其他责任者+件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号+成文时间+文件种类+承办机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+摄影时间+组内张数位置：存储到服务器数据库名字：档案文件信息别名：描述：所有档案的详细信息定义：档案文件信息=盒/卷号+=行业+目录级别+上级目录+目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+起时间+止时间+文件密级+盒顺序号+保管期限+文件页数+卷顺序号+提要备注+主题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+其他责任者+件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号+成文时间+文件种类+承办机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+摄影时间+组内张数位置：存储到服务器数据库名字：用户信息别名：描述：本系统的使用用户定义：用户信息=用户代码+登录名称+密码+权限位置：存储到服务器数据库档案管理系统的运行要求档案管理系统中的各个子系统的硬件和软件的配置如下：1．服务器端子系统的运行要求：系统软件：WindowNT/2000/2003Server数据库管理系统：SQLServer2000硬件要求：PentiumIII800以上,256MRAM,40GHD2.客户端子系统的运行要求：系统软件：WindowNTWorkstation数据库管理系统：SQLServer硬件要求：Pentium450以上,128MRAM,10GHD建立档案管理系统的约束1.Client/Server结构总体设计方案对它的约束：档案管理系统做为Client/Server结构的一个应用系统，不可避免的要受到Client/Server结构的约束。在其实施的各个阶段都要服从它的一些规划，包括功能设计、系统配置和计划。同时，由于信息的共享，档案管理系统还受到其它系统的信息约束。2．人力、资金、时间的约束档案管理工程实施的目标就是要带给各使用单位看得出见的效益，其开发过程中也要考虑到人力、资金和时间的约束。因此，在设计中，重点是采集系统中的方便快捷，能提供给档案管理者以优质高效的服务，并提高录入、统计、分析、借阅、发布的效率和便捷，为使用单位带来良好的效益。3．目录分类不确定的约束档案管理方法和技术的发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多的手段，同时也会带来更加丰富的信息表达形式。例如图象和语音档案技术的进步，多媒体档案技术的发展，这些都要求系统在设计时考虑技术变化的可能性，为可能的变化预留一定的系统处理能力。