XX公司档案管理办法

1XX有限公司档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）档案管理，切实保证档案的完整性及保密性,完善工作程序，明确工作责任,根据《中华人民共和国档案法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），结合公司实际，制定本办法。第二条档案是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录，其构成是科学技术、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等。第二章机构及职责第三条公司综合管理部是公司档案工作的归口管理部门，对公司各部门、所属企业的档案工作实行统一管理，履行监督和指导职能。公司各部门及所属企业按有关制度自行负责本单位的档案管理工作。第四条根据工作属性建立相应的档案管理机构，配备具有大学本科以上文化程度和有一定专业知识的专兼职档案工2作人员。公司各部门、所属各企业应该设立专兼职档案管理员，负责本部门、本企业档案收集、整理和管理工作。第五条各部门、各企业要保持档案人员的相对稳定，并有计划地组织其参加档案专业技术的培训学习，提高业务水平。第六条档案管理员的职责（一）档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律。坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策、法规，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高科学文化知识水平和档案管理业务水平。（二）负责管理各部门、各企业产生的档案材料，包括文件材料的接收、整理，档案的提供利用等。（三）建立和完善档案管理的相关制度。（四）责任心强，维护公司档案历史真迹，确保档案的真实性和安全性，据实用档，切实履行保密义务。（五）各级专兼职档案员要自觉加强档案有关制度的学习，确保档案收集工作的规范性。（六）各级档案管理部门的档案管理员要完整接收本单位各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。第三章归档范围3第七条反映公司各部门、各企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对公司各项活动、建设发展和历史沿革具有利用价值的文件材料。（一）公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。（二）重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。（三）公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。（四）公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。（五）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。（六）公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。（七）公司及各部门的年度工作计划、总结。（八）公司的各种统计报表。（九）信访工作材料。（十）公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。4（十一）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。（十二）公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（十三）专业技术职称评审材料。第八条公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。第九条有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。第十条下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（二）公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，公司内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料。5（五）其他不需归档的文件材料。第十一条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向公司综合管理部移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第四章立卷和归档第十二条档案的管理实行部门立卷归档制度。公文立卷归档是公文承办部门（人员）的一项任务，即由承办单位（人员）将公文底稿、正本和有关材料原件，依照档案归档范围、案卷类目、保管期限表进行组卷，按照案卷质量要求和档案管理有关规定编页码、填写卷内文件目录、逐卷装订，经档案工作人员检查认可后定期交本单位档案机构集中管理，并办理移交手续；经检查案卷质量不符合规定要求的，由立卷部门负责改进完善。不得拒绝归档。第十三条档案案卷质量必须符合下列要求：（一）凡立卷归档卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，分类整理立卷；保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，以便于保管和利用。（二）归档的文件材料种类、份数以及每份文件中的页数均应齐全完整。6（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文件与电报应合一立卷。（四）不同年度的文件一般不得混合立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有批复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划应放在针对的第一年立卷；跨年度的总结应放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件应放在会议开幕年立卷；非诉讼行政执法案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。（五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼行政法案件结论、决定性文件材料在前，依据材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。（六）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷页号统一在有文字的的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上角盖号章，并逐渐编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐渐编号。7（七）按照规定逐渐填写卷内文件目录，对文件材料的提名不要随意更改和简化；没有提名应拟写提名，有的虽有提名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间、参加人员、地点和主要内容；填写的字迹要工整。（八）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容、责任者和顺序号。（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，则将立卷人、检查人和立卷时间填写上，以示负责。第十四条归档的案卷要严格执行GB9705---88《文书档案案卷格式》、GB/T11182---89《科技技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T1182---89《照片档案管理规范》等国家标准的规定。第十五条所有归档的文件材料在进行组卷、整理、归档移交时一律使用毛笔或钢笔，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔，不得使用纯蓝、红色墨水。书写字迹要清楚、工整，使用统一GB826---89《发文标准格式》印刷的文稿纸，如不符合上述要求，公司档案管理部门应退回承办单位，重新抄写。第十六条各种载体文件材料的归档时间及要求（一）公司各部门每年12月底要做好本年度文件材料的立卷和归档工作，在第二年4月底以前移交公司综合管理部。8（二）科技档案应在一个课题完成后，编写索引档案。（三）基建档案应在工程竣工验收后三个月内，编目整理组卷后，向公司档案管理部门移交。（四）声像、照（底）片档案在每一项活动、会议结束后一个月内，编目整理向公司档案管理部门移交。（五）会计档案由财务管理部按照会计档案归档要求，负责整理立卷、装订成册；人事档案由综合管理部按照人事档案要求，负责整理立卷、装订成册。（六）各类档案归档交接时，交接双方应根据立卷单位提供的案卷目录和卷内文件目录对案卷清查核对无误，履行签字手续，填写《档案移交清单》，一式两份，双方各保留一份。第五章档案的管理和利用第十七条档案工作人员应对接收归档的所有案卷进行系数的分类、编目、加工整理，做到存放有序，查找方便。第十八条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在较长时间具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期内具有利用价值的，应短期（15年以下）保存。第十九条对已超过保管期限的档案，在综合管理部负责人的主持下，由档案工作人员和有关业务人员组成鉴定小组，9提出调整和销毁档案的意见，需销毁的档案要造册登记，由主管领导批准后销毁。第二十条档案工作人员应经常检查档案的保管状况，如发现破损、变质、要及时报告并采取补救措施或进行其他技术处理。第二十一条档案工作人员应对档案的收取，移出，保管、利用等情况进行统计。按照规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。第二十二条必须有专用库房和足够的档案设备，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防虫、防高温和防鼠等安全措施。第二十三条档案密级的调整和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法办理。第二十四条档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极配合有关部门、编写全宗介绍，组织机构沿革、大事记，基础数字汇编，发文汇集和专题文件汇集，开发档案信息资源，为公司的建设和发展提供可靠信息。第二十五条利用档案的人员原则上能查找与本部门工作有关的案卷，并履行查阅手续；非本公司查阅者，须持介绍信，经综合管理部负责人批准后，方可查阅。第二十六条在档案利用工作中，应严格执行《中华人民共和国档案法》的有关规定，如对档案由有损毁、丢失、涂抹10改写、倒卖、泄（失）密、侵权（知识产权）等行为，视情节轻重，按照档案法律、法规的有关规定对当事人进行查处。第二十七条归档后的档案一般只限在档案室内查阅。如需借出档案或复制、摘抄档案资料，必须经档案工作人员请示综合管理部负责人审查同意，并履行登记审批手续。凡查、借阅档案资料者，都必须在查阅和交还档案时填写《档案借阅登记表》。第二十八条凡出入档案室，须认真填写《档案室出入登记表》，注明日期、来人单位/部门、事由、进入时间、离开时间、签字等信息。第六章附则第二十九条本办法适用于公司及各所属企业可参照执行。第三十条本办法自公司党支部委员会审议通过之日起实施。第三十一条本办法由总经理办公会负责修订，授权综合管理部负责解释。11附件1：XX有限公司档案分类类目、归档范围、保管期限表分类类目归档范围保管期限一级类目二级类目A党群工作类01党务工作上级党组织对公司领导任免的通知等文件永久上级党组织颁发的属公司业务并要贯彻执行的重要的决议、决定、条例、规定、指示、通知30年上级党组织颁发的属公司业务并要贯彻执行的一般的决议、决定、条例、规定、指示、通知10年上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件30年上级党组织召开的要贯彻执行的一般会议文件10年公司党支部会议记录30年公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件30年公司党支部一般事务性的文件10年公司党支部向上级机关报送的请示、报告、汇报等和上级批复文件材料30年公司党支部对出资企业进行工作检查形成的重要文件材料30年公司党支部对出资企业进行工作检查形成的一般文件材料10年公司党支部领导的重要讲话30年公司召开的党代会的批准文件、通知、决议、总结、纪要、讲话、提案、会议代表名单等资料30年公司党支部表彰的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料永久公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告重大的永久公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告重要的30年02组织工作公司党员、党组织情况年度统计报表永久出资企业关于成立公司党支部的请示、报告和批复30年出资企业关于改造、增补党支部成员的请示、报告和