酒店管理财务制定酒店采购部管理制度

1叶予舜二○一二年十月十三日星期六酒店管理财务制定酒店采购部管理制度1、制定采购计划（1）由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或讲演财务部审核；（3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。2、审批采购计划：（1）财务部将各部分的采购计划和讲演汇总，并进行审核；（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算；（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；（4）经批准的采购计划交财务总监监视实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。3、物资采购：（1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购，以保证及时供给。（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。（3）餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购职员要按计划或下单进行采购，以保证供给。（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购，以保证需用。2叶予舜二○一二年十月十三日星期六4、物资验收入库：（1）不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收；（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按划定入库。5、报销及付款（1）付款：①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票，若由采购员领空缺支票与对方结帐，金额必需限制在一定的范围内；③按酒店财务轨制，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。④超过30元要求付现金者，必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必需在一定的范围内。（2）报销：①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部分开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证实并签名盖章，有采购员两人以上的证实，及验收员的验收证实，经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操纵轨制1、按使用部分的要乞降采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及3叶予舜二○一二年十月十三日星期六供方的调查表；2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；3、在主管的铺排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；5、货物验收时泛起的各种题目，应即时查清原因，并向主管汇报；6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同；8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。仓库治理轨制1、仓库的分类：酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。2、物品验收：（1）仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收，并做到：①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收；②发票上的数目与什物数目不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；4叶予舜二○一二年十月十三日星期六③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。④对购进品已损坏的不验收。（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。3、入库存放：（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；（3）堆放要有条理、留意整洁美观，不能挤压的物品要平放在层架上。（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。4、保管与抽查：（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。（2）抽查：①仓管员要常常对所管物资进行抽查，检查什物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对；②材料会计或有关治理职员也要常常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。5、领发物资（1）领用物品计划或讲演：①凡领用物品，根据划定须提前做计划，报库存部分预备；5叶予舜二○一二年十月十三日星期六②仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好，做好目录，预备好物品，以便取货人领取；（2）发货与领货①各部分各单位的领货一般要求专人负责；②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货；③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；④发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。（3）货物计价：①货物一般按进价发出，若统一种商品有不同的进价，一般按均匀价发出。②需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或均匀价加手续费和治理费调出。6、清点：（1）仓库物资要求每月月中小清点，月底大清点，半年和年终彻底清点；（2）将盘结果列明细表报财务部审核；（3）清点期间休止发货。7、记账：（1）设立账簿和登记账，账簿要整洁、全面、一目了然；（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户；（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；6叶予舜二○一二年十月十三日星期六（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；（5）发出的物资用加权均匀法计价，月终泛起的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部分、财务部各一份；（6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账；（7）调出本酒店的物资所用的治理费、手续费，不得用来冲减材料本钱，应由财务部冲减用度；（8）入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权均匀法计价；（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；（11）与仓管员校对什物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。8、建立档案轨制：（1）仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿；（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。物品、原材料采购轨制1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以把握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三7叶予舜二○一二年十月十三日星期六个月的用量。2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口，凡本地区能解决的不到外埠采购”的划定。3、各项物品、商品、原材料的采购，必需遵守市场治理及外贸治理的划定。4、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部分知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部分应坚持先取样品，征得使用部分同意后，方进行定制或采购。6、高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必需取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。8、凡不按上述划定采购者，财务部以及业务部分的财会职员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。物品、原材料盘查轨制1、物品、原材料、物料在清点中发生的溢损，应对天然溢损和人为溢损分别作出处理。2、天然溢损：（1）物品、原材料、物料采购进仓后，在清点中泛起的干耗或吸潮升溢，如食物中的米面及其制品、干杂货等，在升损率公道的范围内，可填制升损讲演，经主管审查后，视“营业外收入”或“治理费”科目内处理；（2）超出公道升损率的损耗或溢余，应先填制升损讲演书，查明原因，说明情况，报部分经理审查，按划定在“营业外收入”或“治理费”科目内处理。8叶予舜二○一二年十月十三日星期六3、人为溢损：人为溢损应查明原因，根据单据报部分经理审查，按有关划定在“待处理收入”或“待处理用度”科目处理。物品、原材料损耗处理轨制1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理。2、保管职员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废讲演表”，据实说明坏、废原因，并经业务部分审查提出处理意见，报部分经理或财务部审批。3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸，由报废部分送交废旧物品仓库处理。4、报损、报废由有关部分会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批。5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。食物采购治理轨制1、由仓管部根据餐饮部分需要、订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购。2、当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食物采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食物部分的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。3、为进步工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取按期补给的办法。9叶予舜二○一二年十月十三日星期六能源采购治理轨制1、酒店工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用计划和年度使用计划。2、制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。3、按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。4、超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购，必需另填写请购单，提前一个月办理。5、当采购部接到工程部油库请购单后，应立刻进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。能源提运治理轨制1、采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数目进行采购。2、采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，便以铺排提运。3、各类油类、气类的验收手续，按油库验收的有关细则办理。4、提货完毕，应及时通知铁路卸车专线负责人，把空车拖走。5、验收情况要及时讲演采购部。10叶予舜二○一二年十月十三日星期六仓库物资治理轨制1、酒店仓库的仓管职员应严格检查进仓物料的规格、质量和数目，发现与发票数目不符，以及质量、规格不符合使用部分的要求，应拒绝进仓，并立刻向采购部递交物品验收质量讲演。2、经办理验收手续进仓的物料，必需填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等题目，均由仓库负责处理。3、为进步各部领料工作的计划性、加强仓库物资的治理，采用隔天发料办法办理领料的有关手续。4、各部分领用物料，必需填制“仓库领料单”或“内部挑唆凭单”，经使用部分经理签名，再交仓库主管批准方可领料。5、各部分领用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必需提前三天报送仓管部。6、物料出仓必需严格办理出仓手续，填制“仓库领料单”或“内部挑唆单”，并验明物料的规格、数目，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。7、仓管职员必需严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货