协同OA系统业务接待管理解决方案

协同OA系统业务接待管理解决方案一家公司的专业度、规范性体现在方方面面，尤其是外来客户来访时，不仅对外能够展现公司的企业文化和服务水平，对内来说，能够落地公司制度和提高内控水平。很多公司为了保障安全，有着严格的门禁管理制度，要求所有来访人员都要进行登记。在传统方式下，有人员来访时，门卫首先进行电话确认，确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者，程序繁琐，造成了大量的时间浪费。因此，OA通过电子化流程审批，改变原先纸质审批、人工询问的繁琐过程，实现企业客户来访接待流程、记录，到招待费用报销全面一体化管理。（业务招待管理整体架构）客户来访功能场景亮点一、来访信息事前备案来访者与接待人员、接待组成员之间的信息不通，是导致沟通效率低的重要原因。现在，客户接待负责人员与来访者进行确认，充分了解来访者信息，并在OA系统中导入来访者信息及来访事项安排申请：（客户来访申请单）1）来访者信息：需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息，并录入系统。2）事由及安排：清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等。3）需准备资源：需确认接待所需资源，包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求。在客户来访申请流程表单中写明来访具体信息，发起流程后经相关领导审批后可办理筹备事宜。二、业务招待费用透明化管控业务招待费是指企业为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用，加强控制和规范业务是企业招待费管理的重点工作。OA通过建立标准化的费用管理体系，公司各部门每年、每月可能发生的业务招待费预算在系统中动态掌控。1、设定接待标准将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个参观类型都有对应的标准，实现费用管理精细化、标准化，避免在业务招待上钱账不清，导致贪污。2、申请借款流程来访申请通过之后自动生成接待清单。在完成接待申请之后，自动触发借款流程，费用小助手将预算情况自动带出，还有多少预算可用、还有多少预算未还清等信息清晰可见。（业务招待预算申请）并且可以在一张业务招待预算申请单中，实现多种招待类型（住宿、交通、餐饮等）在同时完成预算申请。根据招待类型的选择不同，表单展现不同。当选择就餐时，只显示就餐相关内容、当选择住宿时只显示住宿相关内容等，从而简化用户界面。同时将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里，保证接待费用透明化、清晰化。3、招待费用报销报销流程关联业务招待费事前申请，报销信息从事前申请联动带出，根据是否报销完成，来判定是否释放剩余的已冻结预算此外存在着多笔招待费用一次报销的情况，因此为了提高报销效率、简化报销流程，泛微费用报销流程支持一次关联多个报销单。财务可很方便的统计出各部门的费用明细，可有效解决统一结算的费用分摊问题。三、来访接待过程智能化1、来访提醒在系统中将来访接待信息录入后，自动提醒与本次接待有关的人员，相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。同时来访者也能收到系统自动发送的邀请短信和二维码，在进入公司时向门卫出示即可。2、来访身份验证为了防止无关人员混入公司，门卫大多会问“请问您找谁？”、“请打个电话确认一下”、“请打电话让对方来接”等问题，但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。OA通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。1）身份验证：当来访者到达公司时只需出示短信通知，门卫工作人员通过系统，根据短信通知中的预约号，可直接查询到来访者相关信息，不需要打电话，即可确认来访者的信息。（来访信息验证）同时，来访者的短信提示包括来访地点、接待人电话以及进入公司需要所遵循的有关规定。2）登记准入：门卫确认短信信息之后，扫描来访二维码，直接通过系统，记录下该来访者的实际来访时间。离司确认：来访者办理完成相关事项后，离开时门卫可通过终端设备再次扫描来访短信中二维码并确认，即可完成来访者的离司。3、来访记录档案客户接待结束之后，业务接待费实际花费多少、客户实际的来访时间等情况如何记录下来进行复盘，泛微通过台账功能，形成来访记录档案。由于客户来访通过流程进行驱动，待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库，客户来访信息自动导入。客户来访后，将业务接待产生的费用进行报销，每张发票关联报销流程，具体用了多少，清晰可知。（客户来访记录台账）后续若是有问题可以及时追踪，并且能够根据台账，统计客户来访次数、频率、接待费用等数据。客户来访应用场景价值泛微客户来访应用，帮助企业快速处理来访和接待事宜，确保客户来访接待工作有计划、规范化、效率高。以线上流程审批、线下扫描接待预约码，实现了客户来访的智能化、规范化，助力公司上下办公信息化。同时，OA能够对客户接待标准进行全程透明化的把控，避免出现铺张浪费等行为，有利于落实公司制度，保证公司资产安全。