金地集团部门信息资料、资产管理制度

GFI-CB-15部门信息资料、资产管理制度版本：1第1页共12页部门信息资料、资产管理制度1.目的：规范部门信息资料、资产的管理制度，保证部门资料的有序及完整，部门资产的齐全。2.工作范围：成本部信息资料及资产的管理工作。3.工作职责：3.1项目信息资料管理员3.1.1负责收集、整理所属项目的工程资料；3.1.2负责项目工程资料电子文档的保存及保存清单的编制工作；3.1.3负责成本信息库中相关项目数据的录入工作；3.1.4负责项目完成后资料的移交工作；3.2部门资产管理员：3.2.1负责部门资产的调配工作；3.2.2负责定期清查及盘点部门资产；3.3部门行政秘书：3.3.1负责部门行政资料的传签及存档工作；3.3.2负责部门工程相关资料的传签工作；4.工作程序：4.1资料管理：4.1.1项目信息资料管理：项目信息资料管理员负责对项目即时发生及有规律性发生的成本资料进行收集、整理、登记、编号、制作清单、存档、入库、借阅及质量清单的编制工作。4.1.1.1合同资料：合同经手人签订合同（施工、设计、采购、营销）时应先将合同交给项目信息资料管理员，由其编制《××项目合同一览表》并给合同附上编号（编号原则附后）。合同传签完毕一天内合同经手人应将一套完整合同资料『详招投标（议标及直接委托）及其合同管理作业指导书』原件及其相关电子文档交给项目信GFI-CB-15部门信息资料、资产管理制度版本：1第2页共12页息资料管理员存档，项目信息资料管理员应注意登记合同最后签订日期，并在每月5日前按信息库管理细则要求将上月发生的合同相关信息录入成本信息库；4.4.1.2招投标资料：项目招标开始前，项目信息资料管理员对招标项目进行编号（编号原则附后），招标工作完成后，招标经手人应在招标工作完成后2个工作日内将招标项目完整的招标资料（见招投标及其合同管理工作作业指导书）原件及相关电子文档交给项目信息资料管理员存档。项目信息资料管理员在收到到招标资料1个工作日内按信息库管理细则将招投标相关信息录入成本信息库；4.1.1.3工程款审核资料：部门经理审核完工程进度款审核表和工程付款申请单后，将《××工程进度款审核表》及《工程付款建议书》交给项目信息资料管理员，项目信息资料管理员必须按部门管理制度要求在半天内完成登记工作，并交给部门行政秘书。项目信息资料管理员在每月5日前按信息库管理细则将上月发生的工程款审核相关信息录入成本信息库；4.1.1.4甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单及现场签证单：工程部每月5日前将上月实际发生的甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单、现场签证单复印件及其清单提交给成本部行政秘书，行政秘书按项目分别交给各项目信息资料管理员。项目信息资料管理员将其编号、存档，并按信息库管理细则要求入库；4.1.1.5结算书及结算协议书：项目信息资料员按照部门经理安排的结算工作任务填写《××项目结算任务表》，并依据合同编号；部门行政秘书将总经理审批下来的结算书分项目交给项目信息资料管理员，项目信息资料管理员应及时与施工单位办理《合同结算协议书》，并将结算书及结算协议书（含电子文档）存档，按成本信息库管理细则要求入库。4.1.1.6成本月报：项目负责人每月5日前负责编制《项目成本动态控制表》，项目信息资料管理员每月8日前负责统计本项目上月发生的合同信息、招投标信息、工程款支付情况、甲定乙购材料采购通知单、设计变更、补充设计、现场签证、结算任务、结算费用及项目成本动态控制表等并将相应信息填入成本月报中，部门经理负责整合完成《部门成本月报》，报总经理审阅后，上报集团。每月15日前由部门:部门信息资料、资产管理制度版本：1第3页共12页行政秘书负责按信息库管理细则入库。4.1.2资料备份：每季度项目信息资料员负责将本项目的相关电子文档在内部网进行备份，以防电脑出现问题而造成的数据丢失；4.1.3资料的存档：4.1.3.1以下资料要求必须存档：a、合同文件（详招投标（议标及直接委托）及其合同管理作业指导书）；b、招标文件（见招投标及其合同管理作业指导书）；c、甲定乙购材料采购通知单；d、设计变更单；e、补充设计单；f、现场签证单；g、结算书及结算协议书；h、进度款审核表；4.1.3.2以下资料应该留底，以便查阅：a、项目工作传签单；b、项目各阶段成本分析报告；4.1.3.3所有存档的资料柜必须编号、标识清楚、上锁；4.1.4资料的查阅及借阅：成本信息库中已有的信息资料原则上不能再查阅及借阅，其他资料的的查阅和借阅都要知会项目信息资料管理员，如需借阅必须按要求填写《借阅资料登记表》，如需复印者用完后请及时归还。4.1.5资料的移交：项目结算完成一年后，由项目信息资料员配合行政秘书按地产公司档案管理要求移交给公司资料室，其他资料移交给部门行政秘书。4.2部门行政信息资料的管理：4.2.1部门所有资料的发送和传签都必须以部门行政秘书为接口，由部门秘书做好登记并要求对方签收；4.2.2行政秘书负责所有部门行政管理资料的存档工作：行政计划、成本月报、行政管理工作传签单、行政会议纪要、其他行政往来文件。4.3考核要点：GFI-CB-15部门信息资料、资产管理制度版本：1第4页共12页为了保证项目信息资料的及时性及真实性，部门经理将每月对成本信息系统信息录入的准确性、及时性进行考核。4.3资产管理：4.3.1部门资产管理员负责不定期对部门资产进行清查及盘点，并配合地产公司内部年终的部门资产盘点工作；4.3.2如有新同事加盟本部门，部门资产管理员应该事先给新同时申请好其工作所需的资产；4.3.3如有同事调离本部门，部门资产管理员应该做好资产的清点和转移工作.5.编号原则5.1合同编号原则：按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如GW（国网）、LH（龙华）；然后按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（设计合同）、SG（施工合同）、CG（采购合同）；最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：GW-SG-01。5.2招投标编号原则：按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如GW（国网）、LH（龙华）；按招投标的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：ZTB-GW-01。6.3甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单、现场签证单合同编号原则：合同编号＋流水编号。合同编号原则详第1条，流水编号按照单据发生的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：GW-SG-01-016.附件：6.1GFI-CB-15-F1《项目合同一览表》6.2GFI-CB-15-F2《项目招投标项目一览表》6.3GFI-CB-15-F3《项目结算任务表》6.4GFI-CB-15-F4《甲定乙购材料（设备）采购通知单》6.5GFI-CB-15-F5《设计变更清单》6.6GFI-CB-15-F6《补充设计清单》6.7GFI-CB-15-F7《现场签证清单》6.8GFI-CB-15-F8《甲定乙购清单》:××项目合同一览表工程分判方式合同编号合同名称合同价款乙方单位负责人生效日期GFI-CB-15-F2.1××项目招投标项目一览表序号编号项目名称项目经手人时间电子文档文本文件:××项目结算任务表合同暂定部分调整合同调整部分保存情况序号项目名称编号工程名称施工单位施工队报价接收日期安排时间计算人校对人完成日期审定造价合同价格暂定量暂定价暂定材料设计变更现场签证增加工程工程名称：合同编号：NO：第页，共页GFI-CB-15-F4.1金地（集团）深圳地产公司甲定乙购材料（设备）采购通知单序号材料名称用途说明生产厂家规格型号数量单位单价价格组成总价进货时间备注备注经办人设计部经理成本部经理日期日期日期:设计变更清单编号合同流水编号名称签认日期备注说明：1、本清单用于设计变更资料移交，设计变更指原有设计进行修改。2、每月5号前工程部提供上月所有已发生的设计变更复印件及清单（含电子文档）。3、合同流水编号原则：BG-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。GFI-CB-15-F6.1补充设计清单编号合同流水编号名称签认日期备注说明：1、清单用于补充设计资料移交，补充设计指新增设计。2、每月5号前工程部提供上月所有已发生的补充设计复印件及清单（含电子文档）。3、合同流水编号原则：BC-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。:现场签证清单编号合同流水编号名称签认日期备注说明：1、清单用于现场签证移交。2、每月5号前工程部提供上月发生的所有现场签证单复印件及清单（含电子文档）。3、同流水编号原则：QZ-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。GFI-CB-15-F8.1甲定乙购清单编号合同流水编号名称签认日期备注说明：1、本清单用于甲定乙购单的移交。2、每月5号前工程部提供上月所有已发生的甲定乙购单复印件及清单（含电子文档）。3、合同流水编号原则：CG-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。: