诚信程序文件

1生效：2016-08-01状态：□受控□非受控分发号：持有者：诚信管理体系诚信管理程序文件编制：诚信管理小组审核：批准：××食品有限公司2目录Q/SBG0551-2016诚信因素识别、评价、管理和更新程序……………………………03Q/SBG0552-2016信息交流管理程序…………………………………………………07Q/SBG0553-2016文件管理程序………………………………………………………12Q/SBG0554-2016记录管理程序………………………………………………………16Q/SBG0555-2016诚信运行管理程序…………………………………………………18Q/SBG0556-2016应急准备和响应管理程序…………………………………………21Q/SBG0557-2016监视和测量管理程序……………………………………………24Q/SBG0558-2016不符合识别、纠正、预防及信用修复管理程序……………………26Q/SBG0559-2016内部核查管理程序…………………………………………………29Q/SBG0560-2016合规性评价管理程序………………………………………………32Q/SBG0561-2016体系评价管理程序…………………………………………………343××食品有限公司文件编号Q/SBG0551-2016版次A版文件名称诚信因素识别、评价、管理和更新程序页数共4页1目的识别、评价本公司能够控制以及可以期望对其施加影响的诚信因素，确定重要诚信因素，并及时更新这方面信息，以对其进行管理和控制。2适用范围适用于本公司的活动、产品、服务的诚信因素的识别、评价、更新与管理。3职责3.1诚信负责人负责重要诚信因素的批准。3.2各部门负责本部门诚信因素及其影响的识别和初步评价。3.3诚信管理体系小组组织诚信影响的评价活动，进行综合评价，编制重要诚信因素汇总及控制表，负责根据确定的重要诚信因素制订管理方案，负责重要诚信因素的更新。4工作程序4.1工作流程图4.2诚信因素识别与评价的时机a．公司诚信管理体系建立之初进行初始诚信评价时；b．以公司全体部门为对象，每年年底前，在设定目标指标前进行；c．相关法律法规变更或追加，涉及到新的开发或修改活动、产品、服务以及相关方要求情况下。4.3初次进行诚信因素识别和评价前，诚信因素识别和调查人员应参加诚信管理体系小组组织的诚信因素调查和评价培训，掌握诚信因素识别评价的基本方法和技巧。4.4诚信因素识别4.4.1诚信因素包括，但不限于以下几个方面：a）生产经营、产品供应、广告宣传、技术改造、新产品配方和销售服务等活动中涉及的诚培训现场观察识别调查汇总评价价目价目制定措施审批实施控制更新确定重要诚信因素4信因素包括：——食用农产品原料及其它投入品的质量安全控制，特别是微生物、农残、重金属、环境污染物、违法添加物等；——生产过程质量安全控制；——包装材料、标识管理；——仓储、物流管理；——其它b）与新项目有关的诚信因素包括：——新产品配方与预期用途；——技术改造；——其它c）影响诚信的其他因素4.4.2主要以过程方法来控制各部门的工作过程活动作为主线；生产企业以工艺流程为主线，加以后勤管理的过程活动来进行诚信因素分析，其中有外包过程的如虫害的控制、包装供应、广告策划、物流运输等也要求进行诚信因素分析，并施加诚信影响。在识别诚信因素和诚信影响时应考虑以下方面：a）人员结构：包括能力要求、健康状况、对本岗位工作的胜任程度等；b）制度履行：指制度制订是否满足法律法规要求，对制度执行情况是否合适；c）环境设施：应包括工作环境、诚信环境及设施要求是否满足；d）信息沟通：内部沟通、外部沟通、上下沟通。4.5诚信因素评价4.5.1评价流程a．各部门使用《诚信因素识别评价表》针对本部门职责的活动，产品、服务的诚信因素、失信表现、失信影响、失信风险分析评价、控制措施等相关内容进行填写。b．各部门按照《诚信因素识别评价表》对本部门的诚信影响进行初步评价，经部门负责人核查后，汇总成公司《诚信因素识别评价表》。c．诚信管理体系小组对各部门判定结果，并进行综合评价，确定重要诚信影响因素，编制公司的《重要诚信因素汇总及控制表》。4.5.2评价原则5a.诚信影响的范围、规模及严重程度；b．发生频率、持续时间；c．法律法规遵循情况；d．改变诚信影响对其他活动与过程将带来的“影响”；e．相关方的利益；f．公司的公共形象等。4.5.3评价重要诚信因素的方法a）定性判断公司的诚信因素的评价基本上以定性判断为主，定性判断时的风险评估按照“风险评估表”的标准进行。若出现不符合法律法规，不符合国家、行业、企业标准的任一方面时，都要把它确定为重大诚信因素。b）失信风险评估方法风险评估表危害的可能性危害的严重性频繁经常偶尔极少不可能ABCDE严重Ⅰ极高风险高风险一般Ⅱ轻微Ⅲ中等风险低风险可忽略Ⅳ注：颜色相同，风险等级相同c）重大诚信因素确定后，填写《重要诚信因素汇总及控制表》，并制定管理方案、应急预案经批准后加以控制。4.6诚信因素更新4.6.1更新时机a.相关法律法规变更或追加；b．涉及到新的开发，使用新技术、新工艺、新材料、新设备时；c．当本组织活动、产品、服务发生较大变化时；d．当相关方有合理抱怨时；6e．当公司诚信方针有变化时。4.6.2对于开发和新的修改活动、产品、服务（新项目），由诚信管理体系小组组织相关部门、诚信体系管理小组对计划实施的项目进行初步诚信评价，确定主要诚信影响和诚信因素，经诚信负责人批准，并及时更新《诚信因素识别评价表》和《重要诚信因素汇总及控制表》。4.6.3诚信管理体系小组应及时将更新后的《重要诚信因素汇总及控制表》发至各相关部门。4.7重要诚信因素管理对登记于《重要诚信因素汇总及控制表》中的重要诚信因素的管理通过目标/指标、诚信管理方案，运行控制及应急准备和响应程序的方式加以控制，对因经济、技术条件等原因暂时无法实施的，要制定具体实施计划。5相关记录诚信因素识别评价表重要诚信因素汇总及控制表7××食品有限公司文件编号Q/SBG0552-2016版次A版文件名称信息交流管理程序页数共5页1目的确保公司内、外与诚信相关信息及时有效传递、畅通交流和正确理解。2适用范围本程序适用于本公司内部以及公司与相关方（顾客、供方、政府机构、社会团体、公众、媒体等）之间有关诚信信息交流。3职责3.1技术中心为诚信信息交流的归口管理部门。3.2各部门负责相应业务范围的内外部诚信信息交流，配合技术中心和诚信小组做好诚信、质量和食品安全信息交流工作。3.3全体员工：公司内部各层次人员的诚信信息交流。4工作方法/程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息交流包括：a)诚信方针传达到全体员工和有关相关方；b)诚信目标、指标的细化和指令的传达、反馈；c)各岗位职责和权限；d)诚信、质量和食品安全管理体系文件的分发及改进；e)培训的有关信息；f)对体系进行监测、测量结果的传达及反馈信息；g)运行状态及紧急状态信息；h)与产品质量、安全有关的半成品、成品检验数据的信息；i)涉及诚信、食品安全的信息，如诚信管理小组和食品安全小组的信息、供方的信息、与外部组织有关的诚信、食品安全信息、任何工艺及配方、设备的更改信息等；j)体系内部核查和体系评价或质量和食品安全管理体系内部审核和管理评审的信息。4.1.2内部信息交流按“4.5信息交流传递图”进行。84.1.3诚信管理小组负责传达公司诚信方针、诚信管理体系手册、程序文件到各部门，各部门再传达到各相应工作岗位，操作规程由各部门自行传达。4.1.4总裁、诚信管理小组负责人对诚信管理体系的有关指示，由各部门主管负责传达。4.1.5各部门的日常联络、常规报表、一般信息通报等，由各部门自行负责传达、交换信息。4.1.6诚信管理体系运行中的不符合和所采取的纠正、预防措施及其实施结果等信息的交流，参见《不符合识别、预防/纠正、信用修复管理程序》中的要求进行。4.1.7内部信息交流通过会议、简报、通知或电话形式予以传达，诚信管理小组就诚信问题或食质量和食品安全问题根据实际情况不定期地进行讨论、分析，力求提高产品质量，避免失信。4.2外部信息交流4.2.1外部信息交流的范围：a)诚信管理有关的法规要求、新标准出台或标准修改内容；b)新工艺、新材料、新能源、新设备等方面的国内、外信息；c)顾客、社会、政府、公众的要求、希望和抱怨等信息；d)产品重大安全问题在媒体上发布警告信息；e)按《预包装食品标签通则》要求，编制产品信息和标识。4.2.2各部门在各自职责范围内，接收来自相关方对公司要求、希望和抱怨等信息，由信息接收部门负责记录，传递给技术中心。4.2.3对于各部门在职责范围内能处理的信息，应由各部门直接研究、批复和处理，并将处理意见记录、归档。4.2.4对于各部门在职责范围内无法处理的信息，由各部门及时传达至相关部门。相关部门接收信息后，应及时对此信息进行调查、批复和处理，需要时可同其他部门协商处理。4.2.5诚信管理小组负责处理涉及本公司诚信信息、产品质量的外部信息和产品、原辅料标准、工艺操作规程等信息的收集、处理、传递、答复和记录。4.2.6技术中心负责处理涉及本公司的政府机构、社会团体、公众、个人的外部各类信息（包括安全生产方面的信息）收集、处理、传递、答复和记录。4.2.7研发部负责产品开发信息的收集、处理、传递、答复和记录。4.2.8各相关部门负责生产设备、设备改进、自动化、计量设备、节约能源、环境保护等信息收集、处理、传递、答复和记录。94.2.9采购部负责外部原辅料信息的收集、处理、传递、答复和记录，负责原辅料标准等信息及时传递至相关供方。4.2.10销售部门负责与顾客的沟通，配合诚信管理小组对质量投诉的处理及市场退回产品的处理，对涉及食品安全问题或有失信风险时，应及时通知经销商和顾客，必要时实施产品召回，详见质量和食品安全管理体系《不合格品、不符合项管理程序》、《产品召回管理规定》。4.2.11财会部负责与税收、金融信贷、会计事务所及客户账务往来等信息，或有失信风险时，及时收集，记录、答复、传递至相关领导及相关方。4.3食品安全信息食品安全小组应收集涉及食品安全的任何信息，包括但不限于以下信息：a)产品或新产品；b)原料、辅料和服务；c)生产系统和设备；d)生产场所，设备位置，周围环境；e)清洁和卫生计划；f)包装、贮存和分销体系；g)人员资格水平和（或）职责和权限分配；h)相关法定要求；i)与食品安全危害和控制措施有关的知识；j)公司遵守的顾客、行业和其他要求；k)来自外部相关方的有关问询；l)表明与产品有关的健康危害的抱怨；m)影响食品安全及有失信风险的其他条件。各部门就上述变更发生前及时向诚信管理小组组长通报，征求其意见；若不能做到事前通报，责任部门应将变更信息及时向诚信管理小组组长通报，诚信管理小组应就变更信息进行食品安全评估，提出预防或纠正措施，责任部门负责落实。4.4由技术中心负责本公司诚信管理体系情况的对外宣传工作，宣传资料会同相关部门共同编制，形式可以是书面、标语、电子传媒、广告等类型，各相关部门应作好对外宣传的记录。104.5信息交流图如下：4.6信息交流方式和内容4.6.1信息交流可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会和新闻发布会等。4.6.2对内对外交流的信息应进行记录，并对这些记录和证据按规定进行适当的保存。4.6.3一旦收到对公司有关质疑，质询和投诉信息，应尽快登记；核实质疑和投诉人的身份(包括姓名、服务机构和联络电话等)，查清质疑或投诉的原因。4.6.4对员工提出的建议、质疑或投诉的问题进行回复、解释，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出纠正措施，重大问题应报总裁批准。4.6.5如经发现有违反公司政策、法律法规事项的，应及时采取补救和纠正措施，情况严重时,应及时报告总裁。4.6.6信息交流过程中，应注意保护个人隐私和公司商业机密。5相关文件《不合格品、不符合项管理程序》《产品召回管理规定》《不符合识别、纠正、预防