集团管理体系(3号-行政管理制度)

北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第1页共28页行政管理制度集团管理体系：行政管理制度编号：HX/TY-R－003生效日期:2012年1月1日文件类别：行政人事管理文件体系总页数:28页制订：集团公司管理层适用于：集团公司及下属企业批准:集团公司董事会第一章行政值班制度一.集团公司及下属企业行政人事部设行政值班室。1.设值班主任1名、值班秘书数名。2.实行每周7天连续值班制度（逢双休日和国家法定节假日，行政人事部统筹安排），适当延长每日值班工作时间，以保证集团公司内部上下信息和工作布置的规范和统一，以实现集团公司内部运行工作无缝隙对接。二.值班室工作职责1.集团公司与下属企业外部客人的接待和处理工作。2.集团公司与下属企业之间工作会议和信息的通知，传达和记录。3.集团公司与下属企业车辆派遣和管理工作。4.集团公司与下属企业文件和部门会办文件的传送、登记、分发和督办，以及相关会办部门落实情况督察。5.集团公司和下属企业领导对下属各部门工作指示下达，以及执行情况促办和督察。6.集团公司和下属企业领导、集团公司和下属企业各部门，每日工作动态信息的收集和上报，每天下午17:00，向行政值班室汇报每日工作动态，汇报采用电子邮件方式，直北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第2页共28页报集团公司行政值班室，电子邮箱：[e-mail]；并由集团公司行政值班室，每日下午19:00汇编集团公司“各部门每日工作动态”信息(按照集团公司与地产板块各个区域公司、集团公司与投资板块、集团公司与科技板块分别编制)，发送集团公司及下属企业部门经理级及以上级别的人员。7.集团公司领导秘书值班工作；集团公司突发事件的处理工作。第二章会议管理制度一.准备工作1.会议室整理和准备工作：集团公司(下属企业)行政人事部专人负责；申请使用应提前通知集团公司及下属企业行政人事部，由专人做好会场准备工作。2.会场分配：本着小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例行会议，下级会议服从上级会议的原则进行安排。3.会议筹备人员应提前安排好会议座位，参会人员应自觉服从会议组织；无特定座位安排时，遵循会议礼仪规范。4.在召开年度会议等重要会议时，会议筹备人员要事前准备会议文件材料并印制，会议开始前，分发至各相关人员。5.会议开始时注意维持会场外秩序，会议结束后集团公司（下属企业）行政人事部专人应及时整理、清洁会场。二.会议通知1.集团公司领导安排的会议，集团公司值班室负责通知。2.集团公司和下属公司各部门安排的会议，由组织会议的部门交值班室通知。3.原则上会议通知，至少需提前一天通知参会人员，紧急会议即召即开。北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第3页共28页4.在通知时需明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等，且务必通知到位，避免出现参会人员未接到通知的现象发生。5.严格按照会议要求确定参会人员，如因特殊情况不能按时参加会议的，须提前向会议组织最高领导书面申请，经批准后方可缺席。三.会议记录1.集团公司领导安排的会议，根据主持会议的领导意见确定是否需做会议记录。2.集团公司（下属企业）各部门安排的会议，根据需求进行安排，会议记录人员由会议主持人指定。3.会议纪要在二十四小时内整理完毕，呈报会议主持人核阅（签发人为会议最高领导），核阅后印分至发各出席人，要求收件人签字为据；该份纪要原件存档，并作为下一次会议检查工作完成情况的依据。4.参会人员应填写《会议签到表》，做好会议考勤记录。四.会议纪律1.会议组织人员应提前十分钟进入会场，参会人员应提前五分钟入场，避免迟到和早退，因工作原因不能出席会议应事先向会议组织人员请假。2．参加会议人员，要保持良好会议次序。开会前将手机关闭或调至静音，严禁开会期间拨打或接收电话；同时会议期间，不要乱走动和外出接待客人；保证会议高效进行。3.参会人员应在会前做好相应准备工作，包括汇报发言提纲、资料的分发和设备演试等，并在会中做好记录。五.视频会议管理1.下属企业在接到视频会议通知后，要在第一时间做出响应，在视频会议召开一小时前按照要求调试好视频会议设备，在集团公司（下属企业）网络和信息安全员的要求下完北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第4页共28页成视频设备的测试，确保视频会议的正常召开。2.对于视频会议的硬件，要求下属企业准备一套专用视频会议设备，包括电脑一台（CPU要求P43.0、内存至少1G）、显示器1台、音箱1对，麦克风1个、视频会议专用摄像头一个。3.视频会议机器在连接U盘等外接设备前要做好病毒查杀工作。4.视频会议对网络带宽要求严格，在召开视频会议之前至结束，要维护好网络环境。5.视频会议召开过程中，集团公司（下属企业）网络和信息安全员需要在现场解决视频会议过程中出现的各种问题，并做好视频会议的录制工作。6.视频会议召开过程中，集团公司（下属企业）网络和信息安全员要随时做好视频画面的调换工作，在与会人发言时，视频会议镜头要对准与会人。7.视频会议的设备由集团公司（下属企业）网络和信息安全员管理，视频会议结束后，集团公司（下属企业）网络和信息安全员要负责将所有设备收好，关闭；如发生丢失、损坏，由集团公司（下属企业）网络和信息安全员全权负责。8.视频会议过程中，集团公司（下属企业）网络和信息安全员负责维护网络环境，为确保视频会议的网络畅通，网络和信息安全员可暂时将迅雷、BT等下载软件暂时关闭。第三章公务接待管理制度一.公务接待原则规范标准，减少应酬。杜绝浪费，降本增效。热情周到，促进交流。二.公务接待内容1.集团公司和下属企业对外的公务接待会餐。2.集团公司和下属企业对外的公务接待住宿。北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第5页共28页3.集团公司和下属企业对外的其他接待消费。三.公务接待范围与集团公司和下属工作和业务相关联的外部客人和企业内部必要的公务活动。四.公务接待程序1.负责接待的部门，需要申报“集团公司公务接待申请表”，报集团公司（下属企业）行政人事部。2.集团公司（下属企业）行政人事部，根据申报公务接待的单位和客人，确定公务接待的标准和接待地点后，报集团公司（下属企业）分管行政工作的领导批准。3.“集团公司公务接待申请表”经批准后，由集团公司（下属企业）行政人事部统一负责安排公务接待地点和标准，负责公务接待付款结账工作。4.远离本部的异地公务接待工作，仍按此工作程序申报，集团公司（下属企业）行政人事部委托接待部门，按批复公务接待标准，在当地安排公务接待地点并付款结账。5.集团公司（下属企业）行政人事部，应在集团公司总部和下属企业所在地，经常开展公务接待的地区和城市，重点的考察和联系相对固定的，不同服务级别的就餐，住宿和其他公务消费的场馆，以达到集团公司公务接待较低的消费标准，最佳的服务质量;实现集团公司公务接待管理的规范化。五.公务接待标准（含酒水香烟）1.公务接待会餐标准：公务接待分别按每人200元、300元、500元三个档级标准安排;五人以内的公务接待会餐，餐费应控制在1000元至2500元之内。2.公务接待住宿标准：接待住宿分别按当地四星级或五星级酒店安排住宿标准执行。3.公务接待的其他消费标准：由集团公司（下属企业）行政人事部向集团公司（下属企业）分管行政的领导请示确定。北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第6页共28页六.公务接待管理1.公务接待要严格按照规定程序办理，凡不按申请程序和审批程序进行公务接待工作，一律由责任部门或责任人自行承担接待费用。2.未经批准在公务接待中超出接待标准，超出部分的招待费用，由责任部门或责任人自行承担。3.公务接待工作，一律由集团公司（下属企业）行政人事部统一安排接待地点和标准，需要在外地安排公务接待工作，也应按申报程序经领导批准后，由集团公司（下属企业）行政人事部通知，可由相关接待部门代替，按照接待标准，在接待地区和城市，安排接待地点付款结帐。4.公务接待的开销结束后，由集团公司（下属企业）行政人事部确认公务接待实际费用，报集团公司（下属企业）分管行政人事的领导审核；凡不按公务接待程序的接待费用和不按申报程序超标接待，一律不予报销。七.集团公司公务接待管理规定，适应集团公司总部和各下属企业，同时也适应国内不同地区和不同城市。第四章机要管理制度一．机要管理范围和等级1.一级机要文件1.1将所有印章（公章、财务章、法人名章、合同章、图审专用章、部门专用章等）、公司办理工商注册所取得的证照（营业执照正副本、机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证正副本、公司章程、公司设立登记表、股东会决议等）、社保和公积金证书等列入一级机要文件进行管理1.2将银行贷款许可证、财务月度凭证和月度报表（月度纳税申报表和缴税凭证等）、北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第7页共28页审计报表，列入一级机要文件进行管理。1.2.将项目开发用证书（土地合同、土地证、立项报告、环评报告、水土报告、建设用地规划许可证书、建设工程规划许可证书、施工许可证、预售许可证书、行政审批机关出具的验收报告和批准文件等），列入一级机要文件进行管理。1.3将所有采购类中标通知书和合同、造价合同和委托函、签证变更审批单、结算核算验收单、购房合同和折扣审批单等，列入一级机要文件进行管理。1.4将集团公司董事会批准的重要文件资料、对集团公司有重要影响的文件资料等，列入一级机要文件进行管理。2.二级机要文件2.1将员工社保和公积金报表、员工聘任合同、人事报表和人事证件、劳动工资报表、固定资产使用月报、固定资产购置证书等，列入二级机要文件进行管理。2.2将财务审计工作中涉及到的全部数据和资料，列入二级机要文件进行管理。2.3将项目总体设计方案、初步设计方案、施工图设计方案、研发和设计管理部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。2.4将项目招标方案、投标函和承诺文件、履约函、价格清单等、招标采购部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。2.5将项目造价核算报告和清单资料、审核流程资料等、造价核算部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。2.6将工程建设组织方案、分阶段验收报告、竣工验收报告等、工程技术部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。2.7将营销推广整体方案、购房审批流程等、营销策划部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。北京华夏顺泽投资集团有限公司集团管理体系（第003号）BEIJINGHUAXIASHUNZEINVESTMENTGROUPLTD.GROUPMANAGEMENTSYSTEM（003）第8页共28页2.8将物业管理方案、物业管理流程等、营销策划部认为重要的数据资料，列入二级机要文件进行管理。2.9对集团公司运行有重要影响的其他资料，列入二级机要文件进行管理。二.管理分级1.一级机要文件管理办法1.1集团公司及下属企业的一级机要文件管理责任部门为集