项目合同管理办法

中铁XX局集团X公司项目合同管理办法为加强项目合同管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，做到管理有规章，签约有约束。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民法通则》及其他有关法律法规定，制订本办法。一、适用范围经公司授权后由项目部对外签订的各类合同、协议、意向书、承诺函，包括且不限于项目部签订和履行的所有建设工程施工合同、加工承揽合同、劳务分包合同、外部劳务用工合同、劳动合同、内部承包合同、采购合同、租赁合同、投资合同、合作合同一律适用本管理办法。二、管理核心和原则1、合同管理核心合同管理核心为“重合同、守信誉”。为此，各部门必须互相配合，共同努力做好合同管理工作，维护公司利益及声誉。2、合同管理原则合同管理原则为依法签订合同，保证合同的有效性；切实履行合同，提高合同的履约率；及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。三、合同管理机构及职责1、本公司对合同实行二级管理、专业归口的合同管理体制，公司成本管理部主管合同管理工作，负责本办法的起草、合同的审查、管理、监督及纠纷处理工作，项目部各归口部门参照本办法，积极开展合同管理工作。2、公司成本管理部其主要职责为：（1）负责宣传、组织学习和贯彻执行国家及上级单位有关合同及合同管理的法律、法规、规章和办法；（2）负责国家及地方政府相关合同示范文本的收集和推广使用，结合实际制定适应本公司的合同示范文本，并对该示范文本的推广应用进行监督、检查和指导；（3）负责对提交公司的各类合同的合法性、严密性、准确性和公正性进行审查并出具审查意见，对所审查合同进行备案；（4）参与项目重大合同的谈判、招标及合同文本的起草和审查工作；（5）指导新上场项目各类涉及外部合同的签订工作；（6）监督、检查公司所属各项目合同的签订、履行和管理情况；（7）负责项目合同纠纷的调查处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁及诉讼活动；（8）建立合同管理台帐，定期向上一级合同主管部门和公司领导报告合同管理工作的情况；（9）负责本办法的监督执行。3、项目部合同管理部门和职责项目部合同归口管理部门为计划部，合同报酬管理部门为财务部，合同签订管理部门为以下科室：（1）计划部负责建筑工程、劳务分包、专业分包、临时设施、内部队伍等土建合同的签订管理。（2）物资设备部负责物资设备采购、机械设备租赁合同的签订管理。（3）综合办公室负责征地拆迁、房屋租赁、劳动（短期雇佣农民工和长期合同工）、水电费等合同的签订管理。4、管理职责（1）计划部合同管理的主要职责：负责管理、保管项目部的各类合同、协议、意向书、承诺函；负责考评各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；配合各部门处理合同纠纷；负责建筑工程、劳务分包、专业分包、临时设施、内部队伍农民工等土建合同的洽谈、签约、履行等工作；（2）物资设备部合同管理主要职责：负责按照已签订的采购合同管理和督促厂商对物资、设备的供应；配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；负责物资设备采购、机械设备租赁合同的洽谈、签约、履行等工作；（3）办公室合同管理的主要职责：配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；负责征地拆迁、房屋租赁、劳动、水电费等合同的洽谈、签约、履行等工作；（4）财务部合同管理的主要职责：负责职权范围内合同报酬的支付和履约事宜；配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；参与有关合同的洽谈、签约、履行等工作。四、合同审批1、未与本公司签订合同，任何单位和个人，包括物资设备供应厂商等均部得进入施工现场。2、签订合同应当遵守国家法律、法规的规定，必须贯彻“平等自愿、公正互利、协商一致、等价有偿、诚实守信、择优签约”的原则。3、签订合同是项目经理的专属权利和职责，各部室负责人可在各自职权范围内对外进行合同的商洽、谈判，没有签订合同的权利。各部室负责人应对相关业务范围内的合同进行专业核算、评估，并将专业意见以书面形式提供给项目经理，作为签订合同的主要参考依据。4、如签约的另一方委托代理人签订合同的，必须由其法定代表人签发法定代表人授权委托书，并在委托书中明确委托代理的权限和期限，加盖公司公章，委托代理人代表单位签订合同必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。5、签订合同前，应当认真调查对方是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资质信誉情况，并要求对方提交营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书等有关文件和资料。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。项目部一般不与不具备独立法人资格的组织或自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同的，需经公司成本管理部审查，同意后方可签订。6、项目对外签订合同应当采用书面形式，有示范文本的，应当优先使用示范文本，签订合同必须保证条款的合法性、严密性、准确性和公正性，凡易产生歧义的内容应加以明确界定。7、合同承办部门对所承办的合同应先组织相关业务部门进行评审，评审通过后交公司成本管理部进行审查，如无问题再由项目经理签署。凡未经审查和审批的合同，一律不得用印，法律规定应进行公证、鉴证的合同应及时办理公证或鉴证手续。8、合同金额在五十万元以上（含五十万元）的必须报公司成本管理部审查备案，并接受公司的审计检查。对送审的合同，由公司成本管理部认真审阅，必要时须进行调查研究，最后得出审核意见，批准或修改补充后再审核无异议时，再由项目经理签订合同。9、项目对外签订重大、法律关系复杂的合同，从可行性论证到签订合同阶段，均应有公司法律顾问参加，公司法律顾问应对合同文本的合法性进行审查并提出意见。10、合同签订过程中涉及的往来电报、传真、电子邮件、信函、图表等电文数据资料应妥善保管。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。11、合同中如约定有纠纷解决条款的，应优先约定重庆市仲裁委员会或我方住所地法院，但只能约定其中之一。12、合同的审批流程如下：（1）申报：各业务部门根据需要在职权范围内对外洽谈、签订合同，但在洽谈前，应先递交“合同签约申报表”一式二份，报项目经理审查批准，未经批准不得进行合同的洽谈及签订工作。（2）业务调查、洽谈——相关部门协商——合同评审——报公司审查——签订合同——报公司成本管理部备案。五、合同履行1、履约原则合同依法成立，即具有法律约束力。相关部门和工作人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行，维护单位声誉。2、履约细则（1）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。（2）项目经理及相关各部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行或者其它损失的，要追究有关人员的责任。（3）在合同履行过程中遇到困难时，各部门首先应尽一切努力保障合同的履行。如实际履行或完全履行确有不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。（4）对合同履行过程中发生的非己方原因造成的损失，应当按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔。当我方接到对方的索赔报告后应认真研究并及时作出是否认可的答复或提出反索赔，除项目经理外，其他人员不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章。3、债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：（1）在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；（2）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及我方或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。4、因合同约定的条件变化或不可抗力致使合同部能实际履行的，合同经办方应积极采取措施，将损失减少到最低限度，并及时以书面形式通知对方，同时注意保存有关证据。5、发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办人员除要求对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报项目领导。六、合同日常管理1、建立档案（1）每一份合同都必须有一个编号，不得重复、遗漏。按照以下形式依次编写，例如黔彭项目部2006年签订的第1个隧道开挖劳务合同，编号应为22J5-QP-SDLW-200601-001，其含义为中铁22局5公司-黔彭-隧道劳务-2006年第01个工程施工合同-合同数量流水号001，如水泥采购合同为项目部2006年签订的第1个采购合同,其编号应为22J5-QP-WZSN-200601-002，其含义为中铁22局5公司-黔彭-物资水泥-2006年第01个采购合同-合同数量流水号002，如租赁挖掘机为项目部2007签订的第3个设备租赁合同，同时为项目部签订的第12个合同，编号应为22J5-QP-SBZLWJJ-200703-012，其含义为中铁22局5公司-黔彭-设备租赁挖掘机-2007年第03个设备租赁合同-合同数量流水号012。（2）每一份合同包括协议书、附件、补充协议、承诺函、合同谈判、会议纪要、往来信函等，应签订合同原件无份以上，由项目部计划部、财务部和公司成本管理部各保存一份。合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录（包括文书、电传等），均由计划部妥善保管。（3）合同管理部门应建立合同管理台帐，其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等，台帐应做到准确、及时、完整。2、管理细则（1）对合同的合法性、合同标的金额及计价是否公允、合同条款是否符合项目部利益进行审查并在合同评审表中签署书面意见。意见签署人与合同经办人负有同等重要的责任。（2）财务部应严格依据合同标的的金额及计价付款，并应查阅合同，摘录相关条款对其进行付款。（3）对外签署合同时，合同各方应在同一时间、同一地点签字并盖章；合同一律盖项目部公章（多页合同甲乙双方必须盖骑缝章），合同经办人按管理办法完成所有审批程序后由项目经理最后签署。七、合同变更和解除及纠纷处理1、合同变更和解除（1）对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制，并认真审核。（2）合同在履行期间由于客观原因需要变更或解除合同的，须经双方协商，重新达成书面补充协议，补充协议未达成之前，原合同条款仍然有效。（3）本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应在规定期限内作出书面答复，按本办法第四项规定的审批权限和程序执行。（4）变更或解除合同，应当采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效，应当依法及时予以处理。（5）合同变更应由原合同起草部门负责起草，并应办理合同变更手续，做好变更文件的整理和归档工作，变更合同与原合同的范围发放相同。（6）合同变更引起索赔的，合同变更与索赔必须同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同的重要部分。（7）合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集合同履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理好解除合同的手续。（8）合同在履行过程中，经办人员若发现并确切证明对方当事人有下列情况之一的，且由确凿证据证明的，应立即中止合同的履行，并及时书面上报项目经理和公司成本管理部：①对方当事人经济状况严重恶化；②抽逃资金、转移财产，以避免债务的；③丧失商业信誉的；④有丧失或可能丧失履行债务能力的其他形式。2、合同的纠纷处理（1）发生合同纠纷后，合同承办部门或经办人员应当及时上报主管领导和成本管理部门，并积极参与纠纷的处理。（2）发生合同纠纷后，应当首先通过协商解决。协商不成，确实需要通过仲裁或诉讼方式解决的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料，连同有关证据报合同主管部门，由其统一协调处理。八、考核与奖惩1、项目部应严格遵守本管理办法，有效订立、严格履行，切实维护项目的整体利益，公司成