项目物资设备管理制度

第1页共14页物资设备管理制度（嵩栾土建六标项目部）为搞好物资设备管理工作，开源节流，依据公司《设备物资管理实施细则》、《设备租赁管理办法》，针对本工程项目的物资设备管理工作，特制定如下管理制度。一、物资计划管理制度1、工程项目开工前，由计划部门根据图纸，提供出各分部、分项或单位工程的用料计划(物管表1)和总计划(物管表2)，施工队伍及其施工任务确定之后，及时提供出各施工队伍的详细用料计划(物管表3)，交工程部门复核，经总工程师审核，由项目经理审批，物资部门作为采购供应的依据。工程如有变更，计划要随之调整。计划调整仍按上述程序进行。用料计划必须准确无误，还要考虑合理损耗并加以说明。计划的有关人员必须认真负责，一丝不苟。要严谨，能够充分表达规范的要求，必要时可附图纸和文字说明。要细化而不能出现丝毫的笼统，防上在采购供应过程中出现偏差。2、由工程部门根据实施性施工组织设计提供月(季、年)施工进度安排计划(物管表4)，经总工程师审核，由项目经理审批，交物资部门作为制订采购计划的依据。工程如有变更，进度安排或实际进度如有较大变化，计划要随之调整。计划调整仍按上述程序进行。进度安排计划要细致，要使物资部门既能够根据计划及时、准确、齐备地供应所需物资，又不会形成积压而造成资金呆滞和材料变质。第2页共14页3、物资部门根据用料计划和工程进度安排计划，编制月(季、年)采购计划(物管表5)根项目经理审批后，方可进行采购。采购计划要科学合理，在时间上要有一定的提前量，防止因意外情况而影响正常施工。对用量大、料源紧、长期存放而不变质的物资(如路面施工用的碎石)，提前量必须加大。采购前须和计划、工程部门沟通，并送财务部门一份计划，以及时安排资金。二、物资采购管理1、采购前要进行充分的市场调查。所谓充分，一是对供应商的调查尽可能广泛，二是调查尽可能深入细致。市场调查不能由物资部门单独进行，根据实际情况可安排由物资、试验、工程等部门至少三人共同进行。收集有关供应商的生产许可证、三标一体管理体系认证证书、产品质量证书等资料：认真调查供应商的生产能力、供货能力、产品价格、售后服务、企业信誉、运距及运杂费用等信息：填写调查表(物管表6)，详细记录调查的有关信息。在市场调查前应向公司物资设备科报告，在条件允许的情况下，邀请公司物资设备科将派员直接参与市场调查。2、组织召开项目管理委员会会议，对市场调查小组的调查报告，集体研究决策有关物资设备采购供应和管理的重大事项。对供应商进行评价，认真填写《供方评价记录及申报表》(物管表7)，并及时将复印件报公司物资设备科。第3页共14页要根据材料需用量的大小和料源情况，尽可能多地选择供应商，一是保证供应，二是形成竞争机制，有利于保证质量。降低价格、提高供应商的服务水平。要想尽一切办法打破垄断。分项，分部或整个工程的基一种成效种材料只限定一个供应商，以设计用量结算的做法要特别慎重，除非供应商的信誉特别好，实力特别强。一旦违约有路付能力，而且我方又能够采取紧急措施而不影响正常施工。3、具备招标采购条件的，一定要实行招标采购，不具备招标采购条件的，一定要组织项目管理委员会集体研究，阳光采购(物管表8)。土工材料、橡胶材料、锚具、各种添加剂等价格相对稳定，数量较大且宜于集中采购的物资必须进行招标采购。由业主指定供应商的，在指定范围内进行，投标邀请函要送达指达范围内的每一个供应商，以尽量扩大招标范围。招标方案确定之后要及时向公司物资设备科报告，经批准后进行。在条件允许的情况下，邀请公司物资设备科将派员参与招标的组织和评标工作。《招标采购统计表》及时报公司物资设备科(物管表9)。三、采购、租赁合同签订1、大宗物资和主要设备、车辆的采购及设备、车辆、机具、器材的租赁必须签订合同。物资(设备、车辆)的名称、规格型号、质量标准、单价、金额、运输方式、交货地点、交货时间、结算方式、违第4页共14页约责任等必须在采购合同中明确；租赁合同中必须明确：租赁物的规格型号。数量、租赁单价、起租时间、司机工资、燃油、维修保养费用由谁承担、车辆税费由谁负责、按月租赁的设备车辆如果每月实际工作时间过短或项目停工、放假时间较长时租赁费应以何标准支付、如何控制燃油消耗、要求出租方提供发票(如不能提供，应从租金中扣除相应的税费)、双方应尽的责任和义务等。2、合同的签订要规范，合理合法、公平公正、条款齐全；要按规定打印、书写、编页码、签字、盖章；要字斟句酌，防上出现歧义甚至对我方不利的错误；尽量避免滞纳金的条款，不能避免时，最高不得高干银行同期贷款利率。3、构成工程实体消耗物资的采购合同、加工定制合同、单台件5万元以上的机械设备和车辆的采购合同、所有的租赁合同，均应报公司物资设备科审批后才能正式签订。首先由项目管理委员会与供应商(出租方)共同协商拟定草稿，由于客观原因项目管理委员会人员一时召集不齐时，可首先由物资部门与供应商(出租方)协商，初拟草稿，然后由项目管理委员会根据市场调查资料集体评审(物管表8)，需要修改的加以修改，形成正式草稿。修改后的正式草稿征求供应商(出租方)意见无异议后，由物资部连同市场调查资料和项目管理委员会的评审资料报公司物资设备科，经过审批后返回项目部，由双方签字盖章后形成正式合同。我方必须由项目经理亲笔签字，然后才能加盖公章。上述规定以外的合同项目都可不经审批直接签订。所有合同均应第5页共14页报公司物资设备科备案。项目部在合同洽谈前应向公司物资设备科报告，在条件允许的情况下，邀请公司物资设备科将派员直接参与合同洽谈。四、物资采购价格控制要经常进行市场调查，了解市场行情，把握市场脉搏，以最低的价格采购合格的物资。合同约定价格随市场波动并依据挂牌价确定价格的物资，每次进货必须随提提供当时挂牌价的资料。可根据用料需要、工程进度安排、市场走向、历年经验、业务关系、资金状况等情况，做出准确判断，打时间差，在价格低谷囤积所需物资，节约资金。但必须慎重，必须经过项目管理委员会集体研究决策。特别需要注意的是，要对囤积物资进行科学合理的储存、保管和维护，绝对保证不变质、不损耗、不丢失。由业主直供的材料，价格一般都比市场高，特别是在市场价格走入低谷时，相差就更加悬殊。要下大工夫协调好关系，在业主允许或默许，保证不被追究的前提下，千方百计筹措一部分资金，自购一部分材料，以节约资金。每月1至5日将上月采购情况报公司物资设备科(物管表10)。五、物资进货验收和保管1、质量验收和控制应该提供质量保证书和化验单的物资一定要随货提供。物资的质量验收由试验部门负责。每一批物资到达后，物资部门要及时填写《进第6页共14页货监视和测量往来单》(物管表11)报试验室，试验室检测后及时将检测结果反馈给物资部门。物资部门要将试验室反馈回来的B表和质量保证书或化验单，按照编号和进货日期排列分别分期装订成册，妥善保管。要认真填写《程序文件》中的《采购物资台账》(物管表12)，实现可追溯性程序。要确保用于工程中的所有物资金部质量合格，但不提倡超规范标准的高质量。确需超标准的，由项目管理委员会集体研究，慎重决策。2、数量验收物资的品种、规格型号和数量的验收由物资部门负责。直接送达施工现场的物资，由物资部门和用料单位负责人共同验收并签字确认。用料单位负责人不能亲自参与验收的，可委托其他人代为验收，但必须有委托书。物资部门应将委托书妥善保存，以避免将来用料单位负责人不认帐的情况发生。所有物资必须按规定检斤、检尺和计件。钢材、钢绞线等带标牌的物资，以及散装水泥、沥青等带有供应商磅码单的物资，决不能仅凭标牌数量和供应商的磅码单数量进行验收，一定要复磅。袋装水泥一定要经常进行重量抽查，每批随机抽取20包，总重量应不少于1吨，如果少于1吨，按比例计算本批水泥缺斤数量较大的，应与厂家交涉补足。砂石料等按照惯例以方量计量的物资，尽量过磅换算。任何物资的验收均须二人以上共同进行，所谓共同进行，就是在验收过程中的每一个环节必须二人以上同时进行，要坚决杜绝一人负责看磅，一人负责指挥卸车的明确分工现象。验收人员要在小票上共同签第7页共14页字，共同负责。验收过程中要特别注意内外是否一致，是否掺假，含水率是否正常等情况。量方验收时还要特别注意供应商是否特意翻松，是否内部故意搭有空洞，是否内部放有异物，车厢是否故意改装成前窄后宽、前低后高等现象。物资在检斤过程中要严防送货人在称毛重时恶意加载(如上人等)、回发前恶意卸载(如下人、放水等)。量方验收的物资一定要目睹送货人卸载干净直至离场。3、保管无论库存物资和现场物资，都要进行妥善保管，做到防变质、防破坏，防丢失、防灾害。因保管不善而进成经济损失的，由保管员全额赔偿。因看管不善而造成经济损失的，由看管人员全额赔偿。同时作好(物资标识牌)，进行标识。危爆物品的管理要严格执行公安、安全等部门的有关规定。大力推广新技术、新工艺、新村料、新设备，大力开展自制加工和修旧利废活动，开源节流。要注重余料和边角废料的回收再利用和周转材料及小型机具的维护保养，一般情况下不得对外出售，根据实际情况确需对外出售的，书面报公司物资设备科审批。六、限额发料和定额用料物资的使用决不能吃大锅饭，要责任到部门、责任到个人，责任到施工队、责任到工班。物资部门根据用料计划限额发料，确因特殊第8页共14页情况必须超供时，视同计划变更，按照计划调整程序进行。由于临时发生无法预料的特殊情况必须超计划用料时，事后应及时将手续补齐。施工队在正常施工情况下造成的节超由施工队自负盈亏。七、劳务队用料管理要特别加强对劳务队用料的管理。无论是甲供料、自供料还是委托劳务队自行采购的材料均要纳入项目部物资部门统一管理，一律点验入库，并登记入账，由供应商直接发给劳务队的材料也要办理直发代点手续。主要材料，大宗材料一律由项目部统一采购，其它的小型材料和不便控制的材料，可允许劳务队自行采购，但采购前劳务队应先报申请计划，经项目部物资部批准后方可采购。项目部物资部必须指定供应商，并进行材料费用的集中统一结算，防止劳务队赊欠材料款现象的发生。物资部要按劳务队和工程类别名称设立材料供应明细合账(物管表13)，为工程施工消耗的所有材料都必须由物资部统一办理发料手续，所有发料单都必须有劳务队负责人和经办人的签字。发料单一式三份，第一联物资部门据以登记材料供应明细台账，第二联交财务部门，第三联交劳务队留存。项目部与劳务队签订劳务合同时，必须明确向劳务队供应材料的价格，且在计划内用料始终固定不变，无论实际采购价格高低均按此固定价格开具发料单，价格风险全部由项目部承担。当材料的市场价超过当初项目部向劳务队明确的供应价格时，超第9页共14页耗部分按照市场价再加5%至15%结算。每月月底进行一次节超考核，当月超耗当月兑现，以避免由于时间过长日积月累造成超耗严重，致使应扣款项无法扣回的情况。如果劳务队倒卖材料，一经发现，处以倒卖材料价值2倍的罚款。构成犯罪的，依法追究其刑事责任。对于超耗材料和倒卖材料的处理和处罚办法，要在合同中予以明确，并由劳务队负责人做出书面承诺，一是在事先就敲响警钟，尽量避免此类事情的发生，二是一旦发生时，处理和处罚均有理有据。对于经过公司特批实行大包的劳务队，如果允许其自购材料且价格风险由其承担的，应在合同中予以明确。如果劳务队委托项目部代购材料，劳务队必须提出书面申请，经项目经理审批后，物资部方可实施。代购所有材料必须签订购销合同，经项目经理和劳务队负责人必须共同签字，以避免劳务队对材料的质量、数量和价格等不认可的情况发生。代购材料的质量控制，项目部有关部门要按正常程序进行，数量验收由项目部物资部与用料单位共同进行，妥善保管和合理使用由劳务队全面负责。八、经济核算和业务处理1、经济核算要根据责任成本和用料计划经常进行核算。要建立材料的“逐日登记”制度，项目部所有购入的材料(包括甲供料，施工队自行采购的材料)以及发给每个工点和每个核算对象的每一笔材料，必须在发生业务的当天收齐发料单据登记入账，做到日清月结。“日清”是指第10页共14页当日收发领用的材料必须通过账表及时地反映出来，使项目部领导和相关部门能随时掌握每个