OA系统全程电子化合同管理：从内容到签署全面无纸化

OA系统全程电子化合同管理：从内容到签署全面无纸化OA系统集成电子签约平台契约锁，正在让越来越多组织的合同管理“无纸化”：从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行，为组织提供具有法律效力的电子合同全生命周期管理…合同管理：全程电子化VS纸质/半电子化过去：一份合同起草不确定格式、审批几天等不到人、签约来来回回邮寄、盖章还要填单排队，想查历史合同，还得翻箱倒柜找破头。现在：所有合同管理资源都在OA系统里，起草有模版、审批走流程、签章用手机、合同存系统，全程不排队、无快递，安全又省心。全程电子化合同管理实施亮点统一的电子印控中心打通合同电子化最后一环，全程电子化的业务流程模式，帮助各项业务信息必达、审批必办、过程必录，让组织合同管理效率彻底优化。（OA全程电子化合同管理系统基本结构）一、电子化“3步曲”构建全程无纸化环境第一步：信息电子化合同管理中的每项信息都是组织重要的业务凭证，便捷的软件管理系统可以帮助组织及时捕捉变动，精准记录更新，妥善做好存管。OA系统让电子化的信息在流程驱动下，随业务变化而变化，确保一项合同完成，所有信息都能轻松查到。1）建立合同电子档案库，业务来龙去脉一键查业务规模越大，涉及的合同就越多，如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里，时间一长，找起来如同大海捞针。现在，泛微的电子表单就是企业的电子档案库，签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类，每项合同都有自己的专属编号。（电子化合同档案）不仅检索方便，每项合同内容还能智能关联业务流程，业务变则流程变，合同信息同步、精准，合同状态一目了然。现在，用一张合同卡片就能了解合同的整个来龙去脉，金额、时间、客户等基本信息；收付款记录、变更情况、操作反馈都有记录，两分钟就能带你了解业务情况。（一张卡片记录合同全程信息，即刻掌握业务信息）2）统一合同相对方信息，审、录、查一体化为了帮助组织提高合作质量，OA系统为组织提供一个相对方身份要审、可查的便捷信息入口，无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录。（合同相对方管理窗口）你可以根据名称随时在系统找到一份历史合作记录，签过哪些合同、异常履约情况随时掌握，为未来合作提供参考，提高合作质量。（相对方信息卡片）小结：形成信息电子化网络，变更、使用智能化，更方便。第二步：业务电子化借助OA流程引擎，为企业打造符合业务需求的流程路径，无论是签合同、开票、收付款还是盖章，有什么需求提什么流程，全面统一。1）合同起草有模版，规范、统一、防漏洞通过OA电子管理系统起草合同，再也不用为合同格式、内容是否规范而操心，系统里早就把不同类型的合同模版录入备用，你只需照着模子填信息就能快速完成合同制作。（编辑合同模版内容）2）开启智能审批助手，数据统一、决策快为了提高审批质量，OA系统可以在审批的同时为您智能关联参考信息，比如预估成本、给出风险筛查结果等，整个过程无需人工插手，即审即用。（审批助手）3）收付款全程监控，及时反馈、高效核算现在管理层打开销售合同台帐就能轻松了解合同收付款情况，未履行金额、开票金额、收款金额智能汇总，清晰呈现，时刻掌控履约情况。（收付款情况）为了提高合同执行效率，智能提醒服务还能对超期未付、应付账款、到账等情况进行智能提醒，减少遗漏。小结：电子化业务体系，量身定制服务功能，更符合业务情景、办理需求。第三步：签署电子化合同签字、用印过去一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。泛微OA通过和上海CA认证中心、电子签约平台契约锁成功组合，为组织提供安全、具有法律效力的电子合同签署服务，打通内部用印与外部签署，让合同实现电子化签署过程。（OA平台+身份认证+电子签约服务实现内外协同签署）1）企业印章电子化管理，按需分权调用无论是法人章、合同章、财务章还是业务章，使用中都要管理人员花大量精力去核实、查找。为了简化使用过程，OA系统通过电子签约平台将企业印章信息电子化。提前为每类印章设定使用范围，什么岗位、用什么章、走什么流程都有严格设定，不仅解决了印章散落各地的麻烦，还提高了使用效率。（印章管理平台）2）一条流程完成内、外部用印请求内部用印高效化不管是采购合同、人事合同、销售合同还是报价/投标书都有既定的上报流程，授权一审批，盖章即刻签署。（内部用印）外部签约智能化和外部客户、供应商们签合同再也不用把合同打印邮寄给对方，只要内部用印一完成，系统会自动以短信发出签约邀请。电子签约平台会对签约人身份信息进行权威的法律认证，一经通过就能用章、签字，合同即签即生效。（手机短信签约渠道）签约一完成，信息会自动回传给OA系统，快速完成合同归档存管，高效、又安全。防伪打印输出为了确保用印安全及合同有效性，OA与电子签约平台集成，除了让每个电子章带有专属印记方便识别以外，还能为合同设置防伪页码，防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页，确保电子文件与纸质文件一致。（防伪页码）小结：从内部用印到外部签约全面打通流程，所有的合同都可以通过系统以电子化的方式签署，在全程防伪的环境下，全面实现合同无纸化签订。二、多重风险防护，确保合同安全为了确保电子化管理环境中的合同安全，OA系统除了可以帮助组织全程记录操作实现监控、复审以外，还能从合同办理程序、合同内容、相对方到签署有效性等方面全面护航。为组织提供智能风险筛查、身份认证服务。1、全方位风险筛查，智能预警为了最大可能降低合同风险，减少流程管理中的人工审核误差，系统合同风险管理模块可以帮组织提前设定风险标准，智能核准筛查，提高审核效率。（风险筛查结果）2、签约方身份认证，确保合同即签即有效无论签约方是个人还是企业，在签约前都会通过CA认证中心进行严格的身份认证，核查法律有效性，确保合同安全。小结：从流程执行细节、智能化工具到法律有效性，全面确保合同安全性，降低企业管理风险。三、手机设备灵活用，管理合同随时随地手机设备的接入让企业在移动合同管理中实现随时随地的管理体验，一条合同从起草、审核到盖章用手机几分钟就能完成。无论是出差还是谈判，随时有需要都能用手机应用查合同信息，提高信息使用价值。（移动合同管理）全程电子化合同管理价值真正无纸化管理：将纸质合同从组织内部逐渐去除，减少丢失风险，提高信息管理效率。符合组织需求的创新管理：电子合同的普及会推动企业合同向无纸化发展，全程电子化的管理更符合组织未来管理需求。