行政部职能说明书docx

行政部职能说明书部门名称行政部直接上级总经办下属分部门行政采购、后勤管理、行政内勤、行政外联职责概述负责公司行政管理体系建立、推广、执行、监督、服务，做好行政支持工作，保障公司正常工作环境，做好对内对外服务配套工作，监督、检查各部门正常办公环境、秩序等。工作权限职能名称具体工作职能1.行政采购1、办公用品询价、比价、申请、采购、报销；2、办公设备询价、比价、申请、采购、报销；3、办公家具询价、比价、申请、采购、报销；4、运输设备询价、比价、申请、采购、报销；5、后勤食堂物料询价、比价、申请、采购、报销；6、总经办交代的其他特殊采购；7、以上所有采购账务建立健全、分析，做到一月一分析，一季一总结，严控采购费用；8、以上所有采购品质量把控，确保正常办公使用。2.后勤管理1、食堂管理，制作并执行、推广食堂管理制度，接收行政采购的食堂物料，办理入库手续，制作、发放员工餐，保障员工安全用餐，维持厨房、食堂卫生安全；2、车辆管理，制作并执行、推广车辆管理制度，接收公司所有部门车辆需求，合理安排车辆使用，保障公司用车安全，严格控制车辆使用成本，及时保养、爱护车辆，做到出车即登记，加油即填表，一月一分析，一季一总结；3、卫生管理，制作并执行、推广卫生管理制度，合理安排员工卫生值日，检查、监督公司卫生环境，保障工作环境整洁、舒适；4、安全管理，含水电气管理，制作并执行、推广安全管理制度，做好安全指引，检查公司安全，做好安全把控、检修等，保障日常水电正常供应，保障正常工作环境安全。3.行政内勤1、低值易耗品管理，即2000元以内办公用品、办公设备、办公家具管理，建账，及时办理入库，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符，并及时申请采购，确保正常工作安全库存；2、固定资产管理，即2000以外含2000元办公用品、办公设备、办公家具、运输设备管理，建立健全固定资产管理制度，建账，及时办理入库、贴标，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符。并负责所有固定资产保养、维修、更换等（运输设备由后勤管理负责），保障正常工作使用。3、前台接待，负责公司前台接待事宜，含快递收发、传真收发、信件收发、文件收发等，做好各项收发登记工作，确保快递、传真、信件、文件等及时递交至接收者；并负责所有来访人员登记、接待，及时安排给受访者。4、票务预订，根据出差单预定出差人员机票、火车票等（货车票仅限总经办），并及时5、酒店预订,根据各部门需求，预定客户住宿酒店，并根据要求支付相关费用6、会议室管理，制作并执行、推广会议室管理制度，负责会议室使用安排，做好会议日常物品准备，保障会议正常进行；7、日常行政文件档案管理，建立健全行政文件档案管理制度，及时留存行政文件，包含部门之间往来文件、对外文件、行政制度性文件、合约性文件等，建立电子档案、书面档案管理双重账，确保文件档案及时更新、以及安全；8、证件、印章管理，制作并执行、推广证件、印章管理制度，负责公司所有用证、用印事宜，保障印章、证件有效性，做好证件、印章保密、安全管理；4.行政外联1、法务支持，负责公司与法律顾问之间法务联系工作，协助各部门进行合同、文书等工作文件法务审阅2、政府部门公关，负责对外政府部门外联公关工作