归档文件整理规则

归档文件整理规则（DA/T22-2000）1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2定义本标准采用下列定义。2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4质量要求4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。图A1归档章样（单位：mm）归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注图A2归档文件目录式样图A3归档文件目录封面式样（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档文件目录全宗名称：年度：保管期限：机构：（问题）A＝B＝C＝20，30，40mm等图A4a档案盒封面式样及规格（单位：mm）（单位：mm）图A4b档案盒盒脊式样图A4c档案盒底边式样全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号图A5备考表式样（单位：mm）备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日关于文书立卷改革的思考公文易文秘资源网佚名2007-11-818:52:03我要投稿添加到百度搜藏【正文】国家档案局《归档文件整理规则》的发布，是档案工作改革的重大突破，它顺应了档案工作的发展方向，使计算机技术优势充分地应用于档案管理工作，大幅度提高了工作效率，推动了档案工作由保管型向利用型的转变，文书立卷改革在全国得到迅速的推广。但在具体操作中。我们发现，有不少人存在着认识上的误区，对一些问题【正文】国家档案局《归档文件整理规则》的发布，是档案工作改革的重大突破，它顺应了档案工作的发展方向，使计算机技术优势充分地应用于档案管理工作，大幅度提高了工作效率，推动了档案工作由保管型向利用型的转变，文书立卷改革在全国得到迅速的推广。但在具体操作中。我们发现，有不少人存在着认识上的误区，对一些问题作了不慎重的简单处理。如何更好地扬长避短，处理好具体工作中存在的问题，并且吸收传统做法中的一些优点，使文书立卷改革不断完善。是本文探讨的重点。一、文书立卷改革中存在的问题文件级管理模式与传统立卷模式相比，主要有以下几方面的变化：1、取消案卷，实行文件级管理；2、分类方法固定为年度，保管期限、机构（问题）三种，允许进行不同组合；3、装订以“件”为单位；4、增设归档章；5、文件不编页号；6、简化档案盒填写。其中最根本的改变只有一点，就是管理单位的不同，传统上以“卷”为单位，改革后以“件”为单泣。这就涉及到具体的两个工作环节：“件”的界定和装订。“件”的界定是关键，它是文书立卷改革的核心；装订对档案保管和利用有着很大的影响。但目前，实际工作中这两方面部存在着一定的问题。1.对“件”的处理问题在试行《归档文件整理规则》的工作中。我们发现不同的人对“件”的理解各不相同，实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异，特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素，过分强调文书档案“一事一文”的特性，对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理，实行一文一栏；有的单位则是将成套性的文件拆开，逆行一定组合，再分别作为“件”处理。笔者认为，这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则，前一种做法更是本末倒置：应当明确的是，档案管理终究是主体，而计算机只是辅助档案管理的工具，在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标，但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。2.装订和保管方式问题文书立卷改革以后，按照《规则》的要求，文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。关于案卷级装订和文件级装订各自的利弊，已有不少文章进行了讨论，这里不再赘述。但毫无疑问，单份文件装订保管存在着文件易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点，给实体管理和利用带来很大的不便。如何解决这些问题，档案界也提出了不少方法，如采用专门的借阅夹解决档案借阅时的易损易丢问题，用硬三角套套装量少的文件解决保存时的易折易损问题，要求档案人员增强责任心以防档案丢失和死档问题等等.但这些办法不能根本有效地解决文件级管理带来的弊端。二、解决问题的设想1.遵循档案工作基本规律，客观地界定“件”对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点：定义和划分“件”的关键，就是在遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”原则的基础上，建立合乎档案历史形成特征和人们检索思维的最小管理单位。档案整理必须遵循其自身的形成特点，在整理过程中保持文件材料之间的有机联系，这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。档案管理改革是对档案工作外在的、具体的方式方法的改送，对基本的、客观的档案工作规律不能违背。不管哪种类型档案，从问题来分，大体上都可分为“一事一文”和“一事多文”这两种形式。目前进行的文书立卷改革针对的是文书档案，原因就在于；一是传统的立卷方法不适应档案计算机管理的要求；二是文书档案“一事一文”的特征非常明显，传统的档案管理模式只要稍加改革，就可以借助计算机辅助管理的优势。对大多数文书档案来说，都可实行平面化管理。但事实上文书档案中也有“一事多文”形式，如一次会议、活动、事件中产生的文件。如果将这些文书档案拆散，与“一事一文”的文书档案并列，进行平面化处理，会带来多方面的问题：一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系，使档案的历史性价值受到损害。二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从事由角度划分，属于同一个分类和管理层次。将不同层次的文件混在一起，势必带来分类层次的混淆。档案整理实际上存在着实体结构和目录结构两种方面。实体结构就是要按照全宗原则、实体分类原则及最低类目中档案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之间的有机联系，它是目录结构的基础。目录结构是对实体结构的抽象，可形成与实体结构一致的体系，还可根据实际需要进行不同的组合，形成多样化的目录结构，以满足不同角度、不同层次的检索需要，目录结构相对实体结构更加灵活。为了方便档案信息管理和检索，可以对目录结构进行变通处理，将不同层次的内容进行组合。但对实体管理来说，一般还是应当最大限度地保持文件之间的层次结构。特别从长期档案保管的角度来说，更应如此。三是不利于检索，文书立卷改革不仅是为了提高工作效率，也是为了提高检索质量，提高查全率、查准率。精确检索不仅包括对单份文件的精确查找，也包括对成套性档案的精确查找。对成套性文件实行平面化管理以后，固然满足了对每份文件的检索，但不利于成套性检索。而且，成套文件打散后，其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义。在实际操作中有将成套性文件紧靠在一起排列，或采用参见号的方式解决成套性问题，亦有不完善之处。因此，在借助计算机技术进行档案管理的时候，档案实体整理不能回避成套性问题，不能淡化或放弃成套性要求。当然，并不是说实体整理方式一定要保持一成不变，它也是一个不断发展的过程，但经过时间和实践验证的基本原则不能违背，不能纯粹为了追求技术而抛弃本质的东西。事实上，档案实体管理有一定的滞后性和稳定性。档案信息管理和检索体系管理有一定的超前性，可采用多样化的方法和手段进行有机的融合。各类档案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征，从这个意义上讲，文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别，只是不同类型档案在某一方面特征更强一些而已。因此，在实体整理上，文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征，按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理，不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的，实行文件级管理，对“一事多文”的要组成案卷，这样做能更好地保持文件材料的有机联系，也便于保管和利用。对文书档案的目录组织可灵活一点。毕竟文书档案“一事一文”的特征性很强，其中必须进行成套处理的文件较