公司文件控制程序

文件控制程序1.目的对于质量管理体系有关的文件实施控制，确保质量管理体系运行的各个场所都得到和使用有效版本。2.适用范围适用于本“公司”与质量管理体系有关文件的控制。3.职责3．1办公室负责质量手册、程序文件、作业指导书及管理制度等文件的控制和管理。3．2办公室负责技术标准、设计图纸、工艺规程（规范）及适当的外来文件的控制和管理。3．3各有关部门负责各自的质量管理体系文件的控制和管理。4．工作程序4．1受控文件范围A．标准要求的文件：包括质量手册、程序文件、作业知道书及质量记录表式等。B．组织要求的文件：包括技术标准、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。C．外来文件：包括顾客或他方提供的文件，以及本公司所采用的有关国家标准、行业标准、法规法律等。4．2文件的编号方法4．2．1标准要求的文件编号方法A．质量手册的编号方法的表示：JSJL—企业代号ZLSC—质量手册代号2010—年号质量手册—文件名称B．程序文件的编号方法表示JSJL—企业代号CXWJ—程序文件代号001—程序文件代号2010—年号程序文件—文件名称C．作业指导书的编号方法表式：按以上表示将企业代号、作业指导书代号、顺序号、年号、文件名称作成表图。4．2．2组织要求的文件编号方法A．管理制度的编号方法参照作业指导书的编号方法执行B．技术标准、监理文件资料图纸和工艺规程、规范等文件的编号方法按国家或行业的有关规定执行。4．2．3外来文件的编号方法外来文件原则按其原有编号。4．3文件的形式本公司质量管理体系文件除书面形式的，还可以是其他形式，如硬拷贝、电子文档或电子媒体。4．4文件的控制状态文件分为受控文件和非受控文件。A．受控的质量手册、程序文件、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标记，并注明分发编号。B．外来法规监理文件资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文件控制请单中标识为受控。C．非受控文件只登记发放，不作标记，不该分发编号。4．5文件的编制和审批4．5．1质量手册由管理代表组织并审核，由总经理批准发布。4．5．2程序文件由管理者代表组织相关部门编制，部门领导审核，管理者代表批准。4．5．3作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或程序文件的要求组织编制，相关人员审核，部门领导批准。4．5．4技术标准，监理文件资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员依据国家标准、行业标准和技术任务书等编制，总工办或相关人员审核。总工程师或分管技术副总批准。4．6文件的发放4．6．1办公室征集相关部门意见后根据分工编制“文件发放登记表”，确定发放范围，采用个人借用的方式，确保在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。4．6．2办公室根据确定的范围实施文件的发放控制，文件领用人应在“文件发放登记表”上登记签字。4．6．3当文件遗失应有领用人以书面形式说明原因，原文件号作废，重新编号再认领。当文件破损严重，影响使用时，文件使用人应到办公室办理以旧换新手续，新文件的分发编号仍沿用原文件分阶级编号，办公室负责将原破损文件销毁。4．7文件的评审4．7．1本公司质量管理体系的评审分为定期和不定期评审。4．7．2定期评审的时间原则是为一年，当出现下列情况之一时，办公室及相关部门应及时组织评审：A．本公司监理文件资料、过程质量管理体系发生变化时。B．顾客要求或适用的法律、法规发生变化时。C．本公司希望将各个管理体系合并或增设时。D．其他有表要进行文件评审的情况。4．7．3本公司对管理体系文件的评审可采用下列方法进行A．会签评审由相关部门会签，主管领导审核。B．全文评审，由办公室委托相关部门组织有关部门或人员开会评审。4．7．4本公司质量管理体系文件评审的主要内容为文件的五性，既；系统性、完整性、正确性、适用性和可操作性。4．7．5经评审的文件如需作更改时应按文件更改的规定执行4．8文件的更改4．8．1文件需要更改时，应由使用人填写“文件更改申请”，说明需要更改的原因，对重要的更改还应有充分的证据，经管理者代表批准，指定有资格的人员更改。4．8．2文件更改后的审核，批准后按4．5条款的规定执行。4．8．3文件更改后，应从所有发放和使用场所及时撤换失效或者作废的文件，以免错用或误用。4．9文件的作废与处理4．9．1作废文件由办公室征集相关部门意见后确认，按“文件发放登记表”回收并记录。4．9．2为知识或追溯历史，具有保留价值的作废文件，应加盖“作废保留”印章，并隔离分级4．9．3务保留价值的作废文件由办公室提出，相关部门审核，管理者代表或总工批准后销毁。4．10文件的管理4．10．1文件经批准发放后，办公室编制全公司“文件控制清单”各部门也应编制部门“文件控制清单”以便识别文件的现行所订状态，防止失效，作废文件。4．10．2文件的使用人对使用的文件应进行适当保护，以保持其清晰，易于识别和检查。4．10．3需临时借阅的文件应经管理者代表或总工批准后，方可借阅。借阅者应在指定时间内归还。到期不还应由办公室收回，原版文件按一律不外借。4．10．4文件的复制，由相关部门提出办公室确认后，管理者代表或副总工批准后实施。4．10．5办公室对发放到企业外部的受控文件应进行登记，并负责进行更改和作废的控制。4．10．6办公室征集总工意见后应每年全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4．11外来文件控制4．11．1外企业文件经总工审核确认其有效性，发放使用。纳入“文件管理清单”。4．11．2对需重复使用的外来文件，总工办可将转它为本公司内部文件，并按规定要求实施控制。4．12涉及本程序的质量记录由办公室按《质量记录控制程序》的规定实施控制。5．相关文件6．质量记录及表式文件控制清单，文件发放登记表，文件评审表，文件更改申请单，文件销毁登记表。文件控制清单部门：编号JSJL-4.4-001序号文件名称编号版本备注文件发放登记表编号：JSJL-4.6-001序号文件/资料编号领用部门领用人领用时间备注文件评审单编号：JSJL-4.7-001序号：评审时间:评审地点：参加人员评审内容要点：编制：审核：批准：日期文件更改申请单编号：JSJL-4.8-001序号：文件名称编号版本更改位置及原因：更改后内容：受此影响引起的其他更改文件名称申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：审核部门意见：签名：日期：文件销毁登记表编号：JSJL-4.9-001序号：文件名称编号版本份数销毁原因:申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：文件保管部门意见：签名：日期：管理者代表意见：签名：日期：质量记录控制程序1.目的规范质量活动的记录，客观、真实、准确的反应监理文件资料形成全过程的质量活动，为证明本公司的监理文件资料达到规定的质量要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。2.适用范围通用于本公司质量管理提醒运行中相关记录的控制。3.职责3.1总工负责组织协调各公司质量记录的管理与控制。3.2各职能部门负责本部门质量记录的管理与控制。4.工作程序4.1.1质量记录的控制范围本公司质量记录的控制范围详见附录“质量记录控制清单”。4.1.2质量记录的编号本公司质量记录的编号方法为：JSJZLJLXX04XXXX4.244.2质量记录表式的设计与审批4.2.1质量记录表式的设计程序文件作业文件的编制人应会同盖文件的使用人，设计盖文件配用的质量记录表式。4.2.2质量记录表式的审批程序文件式作业文件配用的质量记录表式的审批，与该文件的审批一并运行“监理服务”记录表式直接引用江苏省统一编制的最新表格表式。4.2.3需新增式更改的质量记录表式，由该记录表式的使用人设计，更改并提出申请，报总工审批备案。4.3质量记录的管理A.总工办负责质量记录表式的登记、编号，销毁的审批不能范围，并编制权公司“质量记录控制清单”。B．各部门负责编制本部门“质量记录控制清单”。企业代号质量记录代号质量记录序号部门代号质量记录名称4.4质量记录的填写要求A.质量记录填写应字迹清晰、内容完整、正确，文字表达准确、简练，填写栏目不应留空白，填写人应签名。B．质量记录应用钢笔式圆珠笔填写，不允许用铅笔填写。C.质量记录不允许随意更改，必须更正时，更正人员应在更正处采用划改并签名以示负责。D．质量记录必须由操作表式活动的实施部门填写，必要时由部门负责人确认签字。E.所有质量记录应在行为进行的同时或完成之时，立即填写以力求准确。4.5质量记录的收集A.总工办负责确定质量记录的收集B．各责任部门按规定的日期及时收集质量记录。C.总工办和办公室分别负责收集来自监理部的质量记录和来自顾客的质量信息反馈，并分类编号交由办公室保存。4.6质量记录的归档与保存办公室负责质量记录的归档管理工作，按照质量记录的编号、名称和收集时间分类整理，按序号装订，并编制“质量记录归档清单”，实施归档，并执行规定的保存期限。4.7质量记录的贮存。质量记录的贮存应由专人保管，专栏存放，便于检索，并应采取措施，防止变质、损坏。4.8记录的查阅、借阅与复印4.8.1质量记录的查阅A．顾客查阅,合同有约定时，顾客或代表经管理者代表同意后，可在商定期内查阅相关的质量记录.B.本公司人员查阅，应得到办公室的同意。4.8.2质量记录的借阅A.所有质量记录原件一律不得外借。B.确需借阅的质量记录，经管理者代表批准后，向办公室办理借阅手续，借阅人应按时归还。4.9质量记录的处理超过保存期或无参考价值的质量记录，由总工办填写“文件销毁登记表”，经管理代表审核、批准后，办公室负责销毁，管理者代表监督。4.10设计本程序的质量记录由总工办负责按本程序的规定实施控制。5.相关文件6.质量记录及表式JSJL-4.6-001质量记录控制归档清单JSJL-4.9-001文件处理登记表质量记录控制归档清单编号：JSJL-4.6-001序号记录名称编号保存期（年）备注