xxx公司采购管理实施细则

xxx公司采购管理实施细则第一章总则第一条为了规范采购行为，降低采购成本，防范采购风险，提升采购质量，根据国家相关法律、法规和中国xxx公司、省公司采购管理相关规定，结合xxxx公司的实际情况，特制订本实施细则。第二条本细则适用于xxxx公司及其分支机构，以下简称xx公司。第三条本实施细则所称采购，是指除财务费用和人工成本以外，以书面合同方式有偿获得企业生产运营相关的工程、货物或服务的行为。第四条本实施细则所称工程是指建设工程，包括xx设施或xxx的新建、改建、扩建、拆除等施工，以及建筑物、构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等施工。本实施细则所称货物是指各种形态和种类的设备、材料、用品等，包括但不限于工程货物、维护货物、营销用品、办公用品、劳保用品等。其中，工程货物是指与工程有关的货物，是构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必须的设备、材料等。本实施细则所称服务是指除工程和货物以外的其他采购对象，包括但不限于工程服务、维护服务、咨询服务、行政服务等。其中，工程服务是指与工程建设有关的服务，包括完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。本实施细则所称非工程物资和服务是指工程施工、工程货物以及工程服务以外的物资和服务，主要包括市场营销用品、生产办公用品、网络维护物资以及广告宣传服务、行政后勤服务、装维代维服务、专业咨询服务等。第五条采购工作应遵循如下原则：（一）严格遵守国家法律法规，确保依法必须招标项目全部公开招标。（二）严格遵循公开、公平、公正和诚实信用，坚持公平竞争，阳光择优。（三）严格遵循企业内控管理规定，坚持规则在前、实施在后、操作规范、全程留痕、问题追溯。（四）严格遵守采购工作的纪律与规矩，坚持廉洁自律，作风正派，纪律严明。第二章机构与职责第六条与采购相关的机构包括采购归口管理部门、采购需求部门、采购实施部门、采购实施小组、管控部门、监督部门和采购决策机构等。采购实施和采购决策的岗位和人员要实行分离。第七条采购归口管理部门是指对采购工作进行归口管理的部门。省公司采购部是省公司的采购归口管理部门。第八条xx部物资供应室是xxx公司的采购归口管理部门，在省公司采购部的指导下开展相应职责内的采购管理工作，主要职责为：（一）负责xxx公司采购实施与采购归口管理工作，不断提升采购规范化、标准化、专业化水平。（二）负责集团公司、省公司采购管理制度的落地与执行。（三）负责本单位采购实施工作的监督指导。组织和参与采购方案、采购结果的审议、会签，对采购实施活动进行监督检查。（四）负责采购评标/评审专家库的应用及评估。（五）负责本单位供应商认证和后评估工作的组织。（六）负责本单位库存和物流管理工作。（七）负责本单位采购管理信息系统的应用推广。（八）负责本单位采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析。（九）负责采购异议或投诉受理。组织或牵头对接上级行政监督部门，对有关采购业务的异议和投诉事项进行调查处理。（十）负责采购培训管理，组织开展培训与指导。第九条采购需求部门是指提出采购需求或对采购需求进行归口管理的部门，其主要职责包括：（一）负责提出采购需求计划。依据网络规划、市场规划、产品计划、营销计划等，预测未来一定时期需要采购的项目、产品及规模，按照采购实施部门的要求定期编制采购需求计划。需求归口管理部门负责汇总并审核本专业条线的相关需求。（二）负责提出采购需求申请。根据具体项目或业务需要，按照采购实施部门的要求编制采购需求申请、技术规范书或工作任务书等，说明需求的依据、内容、数量、预算金额以及技术、质量、服务、进度等方面的要求，在依法合规的基础上可以对采购方式、采购评审和供应商选择的规则和标准等提出建议。（三）配合采购实施。按照采购实施部门要求参与采购方案沟通、评标、评选、谈判、询价、合同草拟等工作。（四）负责或配合履行采购合同或框架协议。根据内控管理规定开展或配合合同权利义务的执行，包括下订单、验收、付款等。（五）承担需求计划执行管理。根据实际需求执行情况，评估需求计划的准确性，协助采购实施部门处理需求计划与执行偏差相关问题，优化需求预测机制。（六）配合采购管理。根据采购归口管理部门或采购实施部门要求，参与采购检测管理、供应商考察及供应商评价等相关工作。第十条采购实施部门是指根据采购规章制度和专业规范开展具体采购操作实施工作的部门，其主要职责包括：（一）根据采购需求部门提交的采购需求，在已有框架协议下订单，或对新项目实施采购。牵头成立采购实施小组，组织供应市场分析、采购策略研究、寻源、供应商认证等。（二）负责编制采购方案。根据需求计划或申请编制采购方案，提出相应的采购方式及适用依据、采购评审及供应商选择的规则和标准、采购评审委员会的组成方式、采购进度安排等。（三）负责根据内控和“三重一大”规定，将采购方案提交采购决策机构或通过签报等形式，进行审议和决策。（四）负责组织采购实施。根据审定的采购方案组织采购文件的编制与发出，以及采购招标、比选、谈判、询价等活动的开展。（五）负责提出采购结果建议。根据评标、评选、谈判、询价等总结报告，编写采购结果汇报材料，提出成交供应商及采购价格等请示，并根据内控和“三重一大”规定，提交采购决策机构或通过签报等形式，对采购结果进行审议和决策。（六）负责签订采购合同。根据审定的采购结果，组织采购合同或框架协议的草拟、签署和分发。（七）负责归档采购实施文档资料。及时收集整理采购实施过程各类文件资料，并按照要求进行归档。（八）根据采购归口管理部门要求，参与评标专家履职评议、采购检测、供应商考察及供应商评价等相关工作。（九）按照规定办理采购备案手续，根据行政监督部门和采购归口管理部门的要求接受监督检查、处理采购异议和投诉。第十一条xx公司各类物资和服务的采购实施部门分工，按照公司内控实施细则之《采购管理业务流程》。各县市分公司也应在本单位的内控中明确各类物资和服务的采购实施部门分工。第十二条采购实施小组是指为完成具体某采购项目，由采购实施部门牵头成立的临时性工作小组，小组成员从采购实施部门、采购需求部门、使用部门、支撑单位等选取具有相关知识、技术或商务能力的骨干员工担任。采购实施小组具体职责为：（一）制定采购方案、采购公告及采购文件。（二）负责制定评分细则。（三）负责对供应商进行企业和产品两个层面的认证。（四）负责组织采购实施，并完成采购过程文件。（五）编制采购结果报告，提出采购结果建议，提交决策。第十三条采购管控部门包括财务、法律等部门，县市为负责财务、法律人员。财务部门主要负责审核采购文件与合同的支付条款、按照合同约定条件实施款项支付等；法律部门主要负责招标前采购文件中非集团规范文本商务条款合法合规性的审查，以及合同的法律审核。第十四条监督部门包括审计、纪检监察机构和采购工作归口管理部门，县市为负责审计、纪检监察人员主要负责对采购活动进行审计和监督检查。第十五条采购决策机构是指各级采购评审会、采购决策委员会、总经理办公会等，各县市分公司应成立采购决策机构并制定采购决策相关制度，采购决策机构按照相关制度和内控规定，审议各采购项目，并做出决策。第三章采购方式第十六条xx公司各类工程、货物及服务的采购方式包括：（一）招标：指以招标公告或投标邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与投标竞争，按照综合评估法、经评审的最低投标价法等法律法规允许的评标方法评审确定成交供应商及价格等中标结果。具体根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等规定实施。（二）比选：指以比选公告或比选邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与比选竞争，按照综合评估法评审确定成交供应商及价格等中选结果。具体根据《xx采购比选管理办法》的规定实施。（三）单一来源采购（也称为定向谈判）：指邀请事先确定的供应商参与采购谈判，按照满足采购需求、价格合理优惠的原则确定成交价格等谈判结果。（四）询价：指以询价公告或询价邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与一次性价格竞争，在满足采购文件实质性要求的基础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等询价结果。（五）竞争性谈判：指以谈判公告或谈判邀请书的方式邀请3家及以上供应商参与多轮谈判，在满足采购文件实质性要求的基础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等谈判结果。（六）电商采购：指根据集团公司统一引入的电商合作资源，在指定的电商平台，按照本单位内控管理规定及当期平台公示价格，直接确定供应商并下单收货。（七）符合国家规定的其他采购方式。第十七条公开采购是指通过发布采购公告，邀请不特定供应商参与采购的各类采购方式，包括公开招标、公开比选、公开询价和公开竞争性谈判等，通过事前公示方式对采购信息予以公开的单一来源采购等也属于公开采购。公开采购是xx公司采购的主要方式。依法必须招标的项目，应当公开招标；其他项目应遵循公开采购为常态、邀请采购为例外的原则，积极推进公开采购。第十八条工程以及与工程建设有关的货物和服务应当采用以下采购方式：（一）达到法定招标规模标准的，属于依法必须招标范围，应当公开招标；（二）未达到法定招标规模标准的，原则上应当对同专业、同类型的工程、货物和服务实施集中公开招标；（三）未达到法定招标规模标准且未纳入集中公开招标的，应当根据项目具体情况以及各类采购方式的适用情形选择招标、比选、询价或单一来源采购。第十九条第十八条规定范围以外的非工程物资和服务，应当采用以下采购方式：（一）单项采购估算金额在200万元人民币及以上的，应当公开招标；（二）单项采购估算金额在50万元及以上、200万元人民币以下的，应当公开招标或公开比选；（三）单项采购估算金额不足50万元人民币的，应当根据项目具体情况以及各类采购方式的适用情形选择招标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源或电商采购方式。应当公开招标、公开比选的采购项目，因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当符合本办法规定的相应情形，并严格进行内控审批。第二十条应当公开招标的项目，符合以下情形之一的，可以采用邀请招标，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，“三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大；（三）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜公开招标的。xx工程建设项目，有第一项所列情形，招标人邀请招标的，应当向其知道或者应当知道的全部潜在投标人发出投标邀请书；有第二项所列情形，采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例超过1.5%，且采用邀请招标方式的费用明显低于公开招标方式的费用的，方可采用邀请招标。第二十一条应当公开招标的项目，按规定组织招标，重新招标失败或重新招标后只有2家供应商投标的，可以采用公开比选采购，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。应当公开招标的项目，符合以下情形之一的，可以采用单一来源采购，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。（一）涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况的；（二）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；（三）需要向原中标人采购，否则将影响施工、功能或服务配套要求的。非工程物资和服务采购，其原供应商通过招标、比选、询价、竞争性谈判等竞争方式产生的，可视为原中标人，但原则上不应无限制、持续地向原供应商进行单一来源采购。（四）按规定组织招标，重新招标后仍只有1家供应商投标的；或按规定组织比选、询价或竞争性谈判，参选或应答响应的供应商只有1家的；（五）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜通过竞争方式选择供应商的。（六）国家规定的其他特殊情形。单一来源采购原则上应采用事前公示的方式公开采购信息，涉及国家安全、国家秘密、企业秘密等特殊情形的除外。第二十二条应当公开比选的项目，符合以下情形之一的，可以邀请比选：（一）采购估算金额不足50万元人民币，采购时间紧急，且使用公开比选无法满足要求的；（二