03政府机关内部公务处理电子化

第三章政府机关内部公务电子化处理本章要点政府机关内部电子化公务处理的重要作用政府机关电子化公务处理系统含义与类型政府内部电子化公务处理系统的功能目标电子政务环境下政府内部管理的主要内容政府办公信息系统的含义、组成与功能电子政务中决策支持系统的含义与应用知识管理系统的含义、功能及其组成要素第一节政府机关内部公务电子化处理概述一、政府机关内部公务电子化处理的地位∽是以先进的网络技术应用于现代行政管理，克服政府在管理和服务方面存在的弊端，加速政府办公透明化，提高办事效率，增强民众的参与度，提高政府监管能力和公共服务水平，切实做到依法行政的必然要求。电子政务首先是政府机关内部公务处理的电子化。政府机关内部公务电子化处理是电子政务的核心和基础。二、政府机关内部电子化公务处理系统1.含义：是利用先进的科学技术将政府机关工作人员和现代电子信息技术相结合而构成的人机信息处理系统。完整的电子化公务处理系统包括：信息的生成与输入、加工与处理、存储与检索、复制、传输与交流、安全管理等功能。2.电子化公务处理系统的目标实现信息共享，为领导决策、宏观管理提供科学依据；各种保障性工作的的自动化（保障性工作如档案管理、资料整理、日常管理、流程监控、后勤服务等）；实现政府流程的优化；实现核心工作的高效化。3.电子化公务处理系统的功能要求①必须具备网络通信能力；②具有强大的文档处理能力；③具备多种共享方式和强大的共享能力；④必须确立有效的安全保障（系统自身安全和数据安全）；⑤必须实现有效集成4.电子化公务处理系统的类型A.按系统功能水平，分为：①事务型公务处理系统：文字处理文件的流转、档案管理、会议安排等②管理型公务处理系统：增加了管理信息系统功能，对大量信息进行综合管理，提高管理水平和决策能力③辅助决策型公务处理系统辅助决策型公务处理系统综合了事务型和管理型的数据和能力，突出特色是具有决策方案比较等辅助决策功能，具备专家系统和人工智能保障组成的决策和发展预测、结构分析等功能。B.按系统应用领域的不同，分：①通用电子化公务处理系统可以广泛存在和作用于所有政府机关②专用电子化公务处理系统用于专门政府机关或专门公务活动，如公安派出所信息管理系统、财政管理系统、政府人事管理系统、城市应急指挥系统4.电子化公务处理系统的类型第二节通用电子化公务处理系统公文处理系统视频会议系统事务处理系统日程管理系统流程监控系统档案管理系统信息服务系统决策支持系统专家系统信息资源管理系统知识管理系统通用电子化公务处理系统包括：一、公文处理系统公文处理，就是按照特定方法和原则对公文的创建、加工、利用、处置和管理，使其获得必要功效的行为或过程。公文处理系统的3种类型：电子化拟制、电子化流转、电子化传输公文处理系统电子化拟制公文处理系统，也称为单机公文处理系统。在这一公文处理系统中，公文的传递、办理、归档都采用人工方式，只是对公文的行程和部分管理采用计算机方式。出于管理的需要，反映公文的某些特征的项目如文件号、题名、发文单位、承办单位、密级等被电子化。电子化流转公文处理系统公文直接在计算机上生成，通过计算机网络传递，在计算机服务器与计算机中断上对文件进行实质管理，相应的文件管理工作也主要通过计算机系统完成。系统中的公文不再是纸质书面形式，而是数字化的电子公文。电子化传输公文处理系统强化了公文对外传输功能，以对外传输过程的电子化彻底克服了以往公文处理系统中的传统邮递方式的瓶颈。通用电子化公务处理系统二、视频会议系统1.含义：两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像、文件资料互传，达到即时、互动的沟通，以完成会议目的的系统。与会人员通过会议系统的多点控制单元控制会议进程，任意浏览对方会场，观看会场全景或特写，进行交谈会商。2.视频会议系统的分类按传输内容分：文件会议系统、数据会议系统、可视会议系统、桌面会议系统文件会议系统：与会者共享屏幕上一个或多个窗口，通过窗口交换图文信息。不能传递声音。数据会议系统：增加了传送声音的功能可视会议系统：又增加了静态图像或准动态图像传输功能桌面会议系统又称多媒体会议系统，支持声音、视频、文本、图形传输。3.视频会议的功能：会议管理、媒体流管理、数据会议、会议文档管理会议管理包括什么人能创建、删除、退出会议等。媒体流管理包括媒体流（指文本、图像、音频、视频等信息在内的信号）的初始化、控制、录制等。数据会议提供四大功能：白板共享、应用程序共享、文件传输、文字讨论会议文档管理：文档管理（对录制好的多媒体会议文档进行管理）、人员管理（对与会人员信息进行管理）代码表管理（对会议有关的地区、职称职务等信息进行管理）白板是用户对话时使用的图形交流工具，对话双方可以交互使用。双方可以同时编辑同一幅图形，让用户更加直观的交流。三、事务处理系统1.事务是指狭义的事务，包括会议组织、来信来访处置、后勤服务。会议组织：要求系统直接在计算机上进行会议日程及会议室安排、资料准备、通知、记录、决策通报等。来信来访处置：包括信访登记、分办、转办、承办、拟办、起草报告，根据情况报领导阅批、领导会签或签发、结案，将处理结果告知有关方面，将信访文件立卷归档，信访机构对处置情况进行督察、查阅信访文件等。后勤服务：对内部各种办公设备、办公用品、器材、车辆等进行统一管理、调度，提供后勤保障。后勤服务系统的主要功能提供办公用品库存、部门预算、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能。2.事务处理一般过程：数据收集数据编辑数据修改数据操作数据存储文档生成四、日程管理系统1.传统日程管理手段及缺陷传统日程管理手段：日程表、记事本、便条、白板等。缺陷：私有性强不能共用、不能自动提醒、难以恢复、功能有限不能起联系通知作用2.日程管理系统主要包括电子日程表和任务安排，是对公务活动进行管理，完成约会的时间、人员地点程序安排与管理，从而实现工作计划、办公会议、业务活动的自动安排，提高效率。电子日程表的功能：活动安排、会议安排、例行活动管理活动安排：将具体的活动与日程安排相结合，实现办公时间的合理安排、通过日程管理应用系统的协调，避免各类活动时间冲突，灵活管理各类活动，具体包括：日程表的设置、活动输入、修改、删除、查询、自动提醒、自动通知等会议安排将会议主题、与会者名单、地点、会期等基本数据输入系统，系统会根据参会者的名单逐一查询其日程表并通过电子邮件逐一通知。五、流程监控系统1.政务流程：是一组相关的、结构化的活动集合，或者说是一系列事件的链条。这些活动集合或链条为特定的公众提供服务或产品。政务流程结构：面向公众的流程、支持流程、管理流程。2.流程监控，是对公务处理过程的监督控制，直接掌握工作进展情况、任务完成情况，及时了解各种困难和问题，根据预设的标准和条件，找出偏差，提示或督导有关方面执行相应的对策，圆满完成任务。3.流程监控分在办事务和已结案事务的监控。在办事务监控：设置总体工作项、在办工作项、逾时的在办工作项、待办工作项、被催办的工作项的方式，实施监控。六、档案管理系统1.档案管理就是将各种信息按照一定的规则进行归档保存起来，以便今后查阅、利用。2.电子政务环境下的档案管理，是采用电子技术，实现档案数字化，自动归档组卷，辅助查询，从而提高政府档案管理水平，满足政府管理和为社会公众服务的需要。档案管理包括档案的鉴定、归档、检索、保管等。鉴定：内容鉴定法和职能鉴定法。归档：实行双套制的电子和纸质文件归档。七、信息服务系统为满足政府机关内部公务处理过程中的情报信息需求而提供的服务，包括电子公告、电子讨论、大事记、信息查询等。电子公告：相当于公告板；电子讨论：就是在线论坛BBS；大事记：机关大事要事信息的录入整理发布查询八、决策支持系统1.决策支持系统（DSS）是一种具有高度灵活性和交互性的、通过数据、模型和知识，以人机交互方式辅助决策者进行半结构化或非结构化决策的计算机应用系统。DSS是管理信息系统(MIS)向更高一级发展而产生的先进信息管理系统。它为决策者提供分析问题、建立模型、模拟决策过程和方案的环境，调用各种信息资源和分析工具，帮助决策者提高决策水平和质量。决策支持系统是在管理信息系统的基本上发展起来的，它以管理学、心理学、运筹学等理论为基础，以计算机技术为工具，以提高管理者决策的质量和效率为目标，支持非结构化问题决策的管理信息系统。2.DSS特征p80辅助决策者完成半结构化和非结构化问题但这一过程的控制还需要依靠决策者的洞察力和判断力。允许用户试探不同的决策方案。因此，计算机既不应该试图提供最终答案，也不应该给决策者强加一套预先规定的分析顺序。具备友好的人机交互界面。注重用户的学习、创造和审核，提高决策水平。即让决策者在依据自己的实际经验和洞察力的基础上，主动利用各种支持功能，在人机交互过程中反复地学习和探索，最后根据自己的判断选取一个合适方案。DSS的目标是辅助人的决策过程，改进决策制定的效能，因而它不会也不可能取代以提高管理效率为目标的电子数据处理和管理信息系统。3.DSS的功能（1）收集、管理、提供与决策问题有关的组织内外部信息。（2）收集、管理并提供各项决策方案执行情况的反馈信息。（3）能存储和管理与决策问题有关的各种数学模型和数学算法。（4）上述数据、模型与方法能容易地修改和添加。（5）能灵活地运用模型与方法对数据进行加工、汇总、分析、预测，得出所需的综合信息与预测信息。（6）具有方便的人机对话和图像输出功能，能满足随机的数据查询要求，回答“如果…则…”之类的问题。（7）提供良好的数据通信功能，保证及时收集所需数据并将加工结果传送给使用者。（8）具有较快速度与响应时间，不影响情绪。4.决策支持系统基本结构：数据部分、模型部分、推理部分和人机交互部分。数据部分是一个数据库系统；模型部分包括模型库及其管理系统；推理部分由知识库、知识库管理系统和推理机组成；人机交互部分是决策支持系统的人机交互界面，用以接收和检验用户请求，调用系统内部功能软件为决策服务，使模型运行、数据调用和知识推理达到有机地统一，有效地解决决策问题。专家系统是一个智能计算机程序系统，其内部含有大量的某个领域专家水平的知识与经验，能够利用人类专家的知识和解决问题的方法来处理该领域问题。也就是说，专家系统是一个具有大量的专门知识与经验的程序系统，它应用人工智能技术和计算机技术，根据某领域一个或多个专家提供的知识和经验，进行推理和判断，模拟人类专家的决策过程，以便解决那些需要人类专家处理的复杂问题，简而言之，专家系统是一种模拟人类专家解决领域问题的计算机程序系统。结构化程度是指对某一决策问题的决策过程、决策环境和规律，能否用明确的语言(数学的或逻辑学的、形式的或非形式的、定量的或定性的)给予说明/描述的清晰程度/准确程度。按照决策问题的结构化程度不，决策问题分成结构化问题、半结构化问题和非结构化问题三种类型。结构化决策问题相对较简单、直接，其决策过程和方法有固定的规律可以遵循，能用明确的语言和模型加以描述，并可依据一定的通用模型和决策规则实现其决策过程的基本自动化。如：饲料配方、生产计划、调度等非结构化决策问题是指那些决策过程复杂，其决策过程和方法没有固定的规律可以遵循，没有固定的决策规则和通用模型可依，决策者的主观行为(学识、经验、直觉、判断力、洞察力、个人偏好和决策风格等)对各阶段的决策效果有相当影响。如：聘用人员，为杂志选封面半结构化决策问题介于上述两者之间，其决策过程和方法有一定规律可以遵循，但又不能完全确定，即有所了解但不全面，有所分析但不确切，有所估计但不确定。这样的决策问题一般可适当建立模型，但无法确定最优方案。如：开发市场，经费预算返回九、信息资源管理系统1.信息资源管理：分配和监控系统资源的使用状态，有效地对大量政府信息资源进