基于MOSS2007-的企业文档管理解决方案

基于OfficeSharePointServer2007的企业文档管理解决方案2SharePointServer2007文档管理解决方案摘要大多数大型企业在很大程度上依赖共享驱动器和电子邮件作为存储和共享企业文档的主要机制。尽管这些解决方案在处理适量文档时十分有效，但它们无法进行扩展，从而不能满足大多数企业的需求。如今，文档数量正在以指数形式增长，这导致管理成本飞涨，并且无法找到相关信息。文档管理解决方案远不止是为非结构化信息提供数据库存储库那么简单。完整的企业级文档管理解决方案囊括了文档周期的每一阶段，从创建之初到存档和失效。这种理念称为文档周期管理—协助公司高效管理其不断增长的企业文档。尽管市面上有许多文档管理解决方案吹嘘其能够实现端到端周期管理，但几乎没有企业能够成功地完成部署。以往的文档管理解决方案十分复杂，且被从常规工具和程序中分离。结果，用户不愿为了达到文档管理策略和标准的要求而花费多余的步骤。在普通的企业中，人们仅在官方发表文档或将其标记为记录后，才开始文档周期的自动化和管理。这导致文档管理策略仅仅在周期的部分阶段内适用于文档子集。Microsoft已对这些挑战做出了回应，他们开发出一种能够将文档管理扩展到所有员工的集成式解决方案。文档周期应从文档创建之日开始，并且直至其毁坏后仍未结束，通过强化这一认识，企业能够实现广泛的应用、强化企业标准，从而降低管理成本和合作风险。3SharePointServer2007文档管理解决方案本文档所包含的信息代表MicrosoftCorporation截至发布日期对所讨论问题的观点。Microsoft必须根据市场条件的变化做出反应，因此这不应解释为Microsoft方面的承诺，并且Microsoft无法保证在发布日期之后信息的准确性。本白皮书仅供参考。Microsoft不对本文档中的信息作明确、暗示或法定的保证。遵守所有适用的版权法是用户的责任。在不限制版权所辖权利的前提下，未经MicrosoftCorporation的明确书面许可，本文档的任何部分不得被复制、存储或引进检索系统，或者以任何形式、任何方式（电子、机械、复制、录音等）或为任何目的进行传播。Microsoft可能拥有包含本文档主题的专利、专利申请、商标、版权或其他知识产权。除非在Microsoft的任何书面许可协议中明确表述，否则获得本文档不代表您将同时获得这些专利、商标、版权或其他知识产权的许可证。©2007MicrosoftCorporation。保留所有权利。Microsoft、ActiveDirectory、BizTalk、Excel、InfoPath、Outlook、PowerPoint、SharePoint、SQLServer、Visio、Windows和WindowsServer是MicrosoftCorporation在美国和/或其他国家或地区的注册商标或商标。本文中提及的真实公司及产品名称可能是其各自所有者的商标。4SharePointServer2007文档管理解决方案摘要........................................................................................................................................2MICROSOFTOFFICESHAREPOINTSERVER2007文档管理解决方案.........................................5为什么要进行文档管理？..........................................................................................................5文档管理挑战..........................................................................................................................6将文档管理推广至所有员工...................................................................................................7管理企业文档的全部生命周期..................................................................................................7实现文档的无缝创建和合作..................................................................................................7通过工作流实现文档周期自动化..........................................................................................8根据策略保留并终止文档......................................................................................................9提高IT的可管理性和有效性....................................................................................................10建立安全、可扩展的文档存储库........................................................................................10高效管理................................................................................................................................11高效部署和开发....................................................................................................................12通过可用性提高应用率............................................................................................................12使构建文档简单易行............................................................................................................12使管理文档简单易行............................................................................................................13使查找文档简单易行............................................................................................................13集成与扩展文档管理解决方案................................................................................................14扩展您的文档管理能力........................................................................................................14通过第三方应用程序实现互操作性....................................................................................15建立自定义的内容核心型应用程序....................................................................................15结论.......................................................................................................................................165SharePointServer2007文档管理解决方案MicrosoftSharePoint产品和技术：WindowsSharePointServices3.0基于Microsoft®WindowsServer®2003操作系统，可为构建基于Web的业务应用程序提供基础平台，从而使应用程序拥有灵活的扩展能力，以适应变化和增长的需求。强大的管理控制可用于管理存储和Web基础架构，为IT部门提供一种成本节约型方式，用以执行并管理高绩效合作环境。MicrosoftOfficeSharePointServer2007是一种业务效率服务器，它结合了信息搜索与访问、合作、以人为本的处理能力等功能，可访问自定义Web网站，是基于MicrosoftOffice的应用程序。此外，OfficeSharePointServer还是使用ASP.NET2.0和WorkflowFoundation快速部署应用程序的平台。MicrosoftOfficeSharePointDesigner2007（之前为Microsoft®OfficeFrontPage）是一种易于使用的开发工具，任何人均可使用其设计、设置并自定义Web网站，以用于内联网、外联网和Internet部署，还可设计自定义工作流。MicrosoftOfficeSharePointServer2007文档管理解决方案Microsoft®OfficeSharePoint®Server2007是优化业务效率基础架构的基础——首次帮助人们摆脱了非结构化工作的问题。与将信息管理和访问、协作和以人为本的流程视为挑战所不同的是，OfficeSharePointServer2007围绕整个非结构化工作的连续性形成要求单一战略性方法的相关问题的集合。这可在多方面带来巨大的收益：•简化终端用户，这些用户可利用其对基于Office的应用程序的了解情况和浏览器环境用于所有信息型工作活动，无需考虑自身的角色或任务。•增值和管理IT，仅需要支持技术的统一平台，从而在整个企业内启动综合能力。•加速和适应业务，可快速简易地在各种级别（从个性化到企业应用程序开发）自定义并扩展平台。•为企业构建安全、可扩展的平台。OfficeSharePointServer2007文档管理通过在文档周期的每一阶段启用适当的策略——安全、管理、保持力——来帮助企业实现其文档管理的目标。集中式存储库可提高信息查找和重复使用关键资产的效率，使用户能够利用企业的集体知识。通过将类似工具的可用性和简易性结合到统一的EnterpriseContentManagement(ECM)平台，OfficeSharePointServer2007可提供一种强有力的解决方案，从而将文档管理规则推行到所有员工。为什么要进行文档管理？随着文档数量每年以指数形式增