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第1頁共23頁時間管理培訓課程時數：3．5小時課程簡介:本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們日常工作中在時間管理上存在的誤區的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。培訓目標:學完本課程後，學員能夠達到：在今後的工作中減少浪費時間現象學會正確的時間分配並充分有效地利用時間學會制定SMART的工作目標掌握制定有效工作計畫的方法和過程課程要點:v時間管理的概念和誤區v時間管理的基本準則……目標原則……20/80原則……四象限原則……有序原則……物件原則v時間管理的方法和技巧……瞭解自己使用時間的方式和狀況……做好工作計畫……縮短別人干擾的時間……不要拖延……第一次就把事情做好……時間的判斷應有彈性第2頁共23頁第一章：時間管理的概念和誤區§1：時間管理的概念1.1什麼是時間？在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章：1930年，胡適先生在一次畢業典禮上，發表了一篇演講，內容如下：諸位畢業同學：你們現在要離開母校了，我沒有什麼禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以後，你們可以依自己的心願去自由研究了。趁現在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。有人說：出去做事之後，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節衣縮食去買書，自然會想出法子來設置儀器。至於時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了。可是每天看3種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鍾的光陰。看小報呢？還是打麻將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！易蔔生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之後成什麼器。看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到——“我要是在大學多學點東西就好啦！”“我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！”“時間根本不夠用，公司股價節節下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區別就在於他們如何利用這所擁有的24小時。那麼時間究竟是什麼呢？我們哲學家這樣說：“時間是物質運動的順序性和持續性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。”要想能夠真正地瞭解時間並且管理“時間”，我們有必要對時間的本質有深刻的認識。首先讓我們先瞭解時間的四項獨特性：（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論願不願意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。（3）無法取代：任何一項活動都有賴於時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。第3頁共23頁（4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。小案例：如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節餘歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？1.2什麼是“時間管理”？“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由於時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。請注意：（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。（2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計畫、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恆才可提高效率，事半功倍。大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格裏在威格利南方聯營公司當了20多年的總經理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經理所羡慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不鬆懈地連續應用計畫、組織、授權、激勵、評價和控制等專案基本原則，顯示了他專業管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事蹟已經得到大量文章的讚揚。在格裏看來，正確的管理的基礎是良好的時間管理。在資訊爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質的需求，您是否又有些無所適從呢？由於時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發現：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎麼可以視而不見？又怎麼可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎麼花的：睡覺：21年工作：14年個人衛生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打電話：2年找東西：1年其他：3年看了上面的這一組資料，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這麼重要過，為什麼？原因如下：*尋求事業、家庭與社會生活平衡的需要第4頁共23頁*資訊爆炸*競爭的壓力*你的客戶對品質的要求看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業人，減少時間浪費的現象，確非易事。那麼，我們的問題究竟在哪里呢？第二章、時間管理的誤區我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管理誤區的技能”。所謂時間管理的誤區，是指導致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區，請大家仔細閱讀並分析，看看自已是否存在同樣的問題：誤區之一：工作缺乏計畫查理斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰：“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是遞了一張紙給他，並向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼即使運用任何其他方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裏的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬採用”。數星期後，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，並附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕後來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者，據說可能是導因于李愛菲的那數句真言。儘管計畫的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計畫，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計畫也能獲得實效；3、不瞭解做計畫的好處；4、計畫與事實之間極難趨於一致，故對計畫喪失信心；5、不知如何做計畫。我們作為一個高新科技企業的員工，要步上職業化的道路，成為一個強調實效性的職業人士，不應該把以上原因當做工作中的藉口，為什麼呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥倖心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然後再進行搶救？2、不做計畫的人只是消極地應付工作，他將處於受擺佈的地位；做計畫的則是有意識地支配工作，處於主動的地位、並提高工作效率。3、由於目標中擬定假設的客觀環境發生變動，計畫與事實常常難以趨於一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計畫，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處於無計畫的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。綜上所述，由於我們的工作缺乏計畫，將導致如下惡果：1、目標不明確2、沒有進行工作歸類的習慣第5頁共23頁3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則誤區之二：組織工作不當組織工作不當的主要體現在以下幾個方面：*職責許可權不清，工作內容重複*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時斷時續首先，學會如何接受請托：對於我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務所系而責無旁貸的；另一類雖然也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務予履行的請托，經常引起我們困擾的是後兩類請托。倘若我們為了想做廣受愛戴的好人而有求必應，則各色各類的請托將四面八方地源源湧來。一旦他辦不妥委託的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。“明智地接受請托”的重要性在於：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬於我的職責範圍內嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什麼代價？如果不接受他，則需承擔什麼後果？經過這一番“成本——效益分析”之後，你就可以決定取捨了。其次，學會利用資源：對於基層人員而言，要善於利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料，既節約了時間，又保證了資訊的正確性。比如你想瞭解本月度部門考勤資訊，不妨去問問部門秘書；想瞭解公司的考勤資訊，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。對於管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤：1、擔心部屬做錯事；2、擔心下屬表現太好；3、擔心喪失對下屬的控制；4、不願意放棄得心應手的工作；5、找不到合適的下屬授權。其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。誤區三：時間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數的測驗，請你先做一下自我評核。拖延商數測驗請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題採取行動，我於是尋找理由和藉口。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意第6頁共23頁（3）我經常採取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（6）我對重要的行動計畫的追蹤工作一般不予理會。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（8）我經常將重要工作