办公室事务管理1

第1页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业11江苏开放大学形成性考核作业学号2014130000111姓名胡海亮课程代码110072课程名称办公室事务管理评阅教师第一次任务共四次任务江苏开放大学第2页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业12任务内容：一、填空题1.办公室是领导的耳目和左右手，指的是办公室的领导的参谋和助手作用。2.外来办事人员，首先接触的是办公室工作人员，办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象，这指的是办公室的窗口和门面作用作用。二、简答1、简述办公室的定义。思考提示：注意办公室含义的多重性。通俗地讲，办公室就是人们办公的场所。但在实践过程中，办公室又表现为多重含义。1.泛指一切办公场所，区别于教学用的教室、生产用的车间等。它是以“白领”为典型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。这种场所通常必须具有处理与工作相关的各种事务的功能，要有必要的办公家具、文件柜、书写文印设备、联络通信设备等，可以供人们在从事书写、接待、会谈、联络等工作时使用。2.某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：经理办公室、校长办公室等。3.国家机关、企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构。如：××市人民政府办公室、××集团公司办公室等。主要是协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作。4.某种专门的独立机构。如：××市××区征兵办公室、××市招生考试办公室等。本课程所谈的办公室主要取第三种含义，即国家机关、企事业单位、社会团体内办理行政性综合事务的实现辅助管理功能的办公场所。本课程侧重于企事业单位、街道社区的行政办公室，其办公人员主要是文秘类工作人员。2、简述办公室事务的特点。思考提示：要围绕四大特点做简要叙述。办公室事务可谓是千头万绪，办公室的含义、地位和作用以及办公室工作内容足以显现办公室事务的特征。1.服务性办公室工作不仅服务于本单位领导、部门及本单位的全体人员，而且服务于与单位有关的单位和人员。服务的内容包括管理服务、信息服务，也包括生活服务与事务服务。因此，办公室工作人员要有服务意识，做到精细服务，注重细节，提高效率。第3页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业132.综合性办公室事务的综合性主要表现在工作内容涉及单位的各部门，具有着部门之间信息传递、沟通、协调的职责，在处理事务时，必须对各方面的情况进行综合分析，统筹处理。3.分散性办公室事务的分散性，表现一：所处理的事务有办公室内部的，也有外部的，处理时难以统一。表现二：工作人员分散。4.繁杂性办公室事务涉及到上下左右、里里外外，千头万绪，纷繁复杂。有大事，也有小事；有务虚的，也有务实的；有综合的，也有单项的；有常规的，也有紧急的；有主要矛盾，也有次要矛盾。三、论述题谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。思考提示：此题为论述题，一定要以教学资料中所总结出来的要点为基础，结合自己自身工作实际展开评述。答：不论党政机关还是企业单位，都离不开办公室这一机构，办公室属于单位的主要行政部门之一，他的地位和作用是担负这承上启下、协调关系、联络各方、代表单位下发行政指令的任务。是一个单位工作的中枢和调度中心。工作的基本规则和要求是：按照单位主要负责人的指令安排部署一个时期的工作，并抓好贯彻落实督办，为领导当好参谋助手，为部门协调服务好。一、要站得高，看得远站得高，看得远是对办公室人员的政治要求。要求办公室人员必须有政治敏感性，善于从政治上观察问题和处理问题，提高参谋水平和当好助手的能力。那么，在实践中，怎样才算站得高、看得远呢？我认为就是要把工作放到大局中思考，增强政治意识；把工作放到党委、政府的总体要求和部署中思考，增强大局意识；把工作放到事业发展的历史进程中思考，增强责任意识。在三个意识中，政治意识是根本，大局意识是关键，责任意识是保障，所以要发挥好领导的参谋助手作用，必须要有坚定的政治方向，学会从政治的高度看形势，分析问题，认识问题，解决问题。办公室人员除了站得高以外还必须看得远。这是由办公室的职能决定的，办公室工作随机性强，被动性大，所以办公室人员在具体的工作当中要善于超前谋划，工作不能等领导布置了才去做，要由被动服务，当“传声筒”、“录音机”，转到做好主动服务，成为贯彻领导意图的“变压器”、“高智能计算机”。可以说，办公室是实施决策的“总调度室”。办公室人员必须敢于胸为帅谋，准确理解、全面落实领导意图，抓好那些“牵一发而动全身”的大事要事。在领会精神、吃透上情、摸清下情的基础上，站在全局的高度积极主动地观察、协调、处理好方方面面的关系。二、要谋得深，想得细当参谋贵在“参”字上下功夫，在“谋”字上花力气，力求参到点子上，谋到关键处。因此，办公室人员在为领导出主意、献计策的时候，出的“主意”层次要深，献的计策要体现人民群众的根本利益，符合党和政府的根本宗旨，“谋划”要精细，符合社会发展规律。谋得深，想得细，是对办公室人员的业务要求。当参谋和助手要有过得硬的业务能力和水平，工作上要有所作为。要达到这个要求，一是要有较高的政治业务素质和政策理论水平。办公室人员是“兵头将尾”，身处兵位却要常常处在将的位置分析问题，处置问题，所以办公室人第4页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业14员必须勤奋学习，与时俱进，否则就会被淘汰。二是要有较高的思维层次和思维方式。当参谋做助手，是为领导服务的。因此要求办公室人员必须懂得现代领导管理科学，确立符合现代社会发展的思维方式，从领导的角度思考问题，想领导之所想，急领导之所急，议领导之所思，积极进行高层次思维实践。按领导的思维方式，把工作与党委、政府的中心工作、与领导抓的重点工作结合起来，才能开创办公室工作新局面。三是要注重工作细节。办公室人员在议大事的同时还要着眼细节，把平凡的工作做精彩，要积小事为大事，积小成为大成。一言以蔽之，就是要树立“细节决定成败”的理念，要大处着手，小处着眼，工作上才能游刃有余、百战百胜。三、要会团结、能办事办公室工作千头万绪、事无巨细，大到贯彻上级方针政策、起草领导讲话、处理外界关系，小到端茶倒水、打扫卫生，这些事有时仅仅靠一个人很难圆满完成,这就要求办公室人员必须会主动团结人,团结不同性格类型的同事，要心胸宽广，心能容人，这样工作上才能形成合力，同时必须有无私奉献的精神,没有这两点是难以胜任办公室工作的。办公室工作人员最忌争功诿过、私而忘公。办公室工作最大的规律就是“无规律”，一年到头忙忙碌碌，有时还要加班加点连轴转，不显山、不露水，但办公室人员要始终认识自己的工作和价值，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都要做到召之即来、来之能战、战之必胜。办公室人员团结起来以后就要办实事。“办公室工作无小事”，上要落实领导意图，下要服务基层和其它部门，每一项工作都来不得半点马虎，每一项工作都必须做好，该你做的没有做好，就是失职，不该做的你做了，就是添乱，所以办公室人员不仅要办实事，而且要会办事办成事，这是办公室人员的价值所在。四、要靠得住，信得过办公室人员参谋助手作用的发挥，与领导者对办公室人员的信赖程度成正比关系。领导对办公室人员的信赖程度越高，对工作人员激励越大，办公室人员参谋助手的积极性越高，参谋助手作用就会发挥得越好，领导对办公室人员参谋建议的采纳率越高。反之，办公室人员与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感和安全感，在这样的压力下，办公室人员很难向领导提出有价值的参谋建议，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”。因此，要发挥办公室人员的参谋助手作用必须赢得领导的信任。“信不足焉，有不信焉”，要获得领导的信任，首先要注重自身品德修养，说实话，办实事，不欺上瞒下、狐假虎威，做诚实守信之人，以人品赢取信任；其次要提高能力和办事效率，能提出好的建议并按时优质完成各项工作任务。三、选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想。成果形式：写成调查报告思考提示：一定要做简单调查后，再形成文字报告。社区办公室人员一般有5到9人组成，成员有村支部书记、副书记、主任、会计、妇女主任、民兵营长、大学生村官及文员。各类人员的职责如下：村支部书记：负责村社区的全面工作村支部副书记：协助书记负责村社区的全面工作主任：负责村建设、生产及社员矛盾纠纷调解工作会计：负责村业务、账册管理及资金结算工作妇女主任：负责计划生育及组织全村妇女检查工作民兵营长：负责征兵及村治安工作大学生村官：跟主任学习各项工作并记录，定期向支部书记汇报工作文员：负责记录每天村办公室各项事宜，接受文件及处理文件以及村会议的文稿，各项宣传教育工作。第5页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业15上午随村主任、大学生村官下一线调研，实地考察了灌溉渠的情况。今年的雨水比往年来得要早，防震渠两边的泥土有轻微的塌方。我们沿途巡查了大约有5公里，发现多处有这种现象，主任叫大学生一一做了记录，并交代将塌方的地方计算立方，形成报告向村支部书记汇报。下午大学生将记录的数据在电脑上一一做了计算，得出结论要修补的防震渠需要泥土大约8个立方，车辆、人力等一系列的需求，形成报告交支部书记。下午三点多，6组的张大爷和王大妈来到社区办公室找支部书记，原来他们两家是邻居。初步了解了一下，原来他们两家为了田埂边上的农作物影响了田边的小路，张大爷家长的是小麦，而王大妈家长的是油菜，可能是王大妈家中的油菜望田埂边多种了两颗，现在的油菜正是蓬头大的时候，影响了别人到田里施肥等农活工作，张大爷从田埂上走的时候不方便可能就把路上的油菜择了，从而发生了矛盾，两人吵得不可开交。支部书记帮他们分析了一下，和蔼的跟他们讲：你们这样吵着也不是办法，我来说给你们听，认为我说的对的你们就找我的办，好不好？两人同意的点点头。大妈家的油菜长在自家的田里没错，但是你不应该种在田埂的边缘，小的时候还好，长高了人就不好走了，你没有想过以后人家怎么走路，这就是你的不对。大妈同意的点点头。大爷你走路本来是没有错的，可是你把人家的油菜掐了，这就是你的不对，大爷也会意的点点头。书记看两人都有悔过的意思，接着说：俗话说得好，远亲不如近邻，大家应该互相退一步，要和睦相处，互相帮助嘛，也为我们社区增添一份光彩。说得两位连点头，书记接着说，你们回去之后把田埂边上打几个木桩，用草绳把占在路上的油菜带一下，即不用掐了人也好走，这样你们看怎么样？这是的大妈说，我马上回去弄，大爷接着说我来帮你，两人开心的走了。通过一天的调研，让我很受启发，作为百姓的带头人，要为百姓谋福利，为百姓排忧解难，只有深入一线基层，才能帮助百姓解难，更要调解好百姓的矛盾，造福一方。李秘书的一天小李，25岁，毕业于文秘专业，在一家跨国公司任中国区总裁的秘书，工作已有2年时间。小李一天的工作安排是这样的：8:30到达自己的办公室，把自己的办公室打扫干净。8:40清扫总裁的办公室，总裁接待室。8:50查点备用物品，打开自己的电脑，并查收文件。9:00总裁到办公室，起立道声“早上好”后，立刻开始为总裁冲咖啡。9:15向总裁确认当天的工作日程安排，通知办公室主任在接待室接待预约好的客人。9:30将传真或电子邮件的内容整理好，能处理的尽快处理，不能解决的向总裁请示，得到指示后回复。10:00回复发送传真或电子邮件，打电话确认总裁的工作预约，给一个重要的客户准备生日礼物。10:30客人准时到达，将客人引导到总裁办公室，给客人沏好茶退出。11:30总裁和客人外出，为下周总裁去澳门预订机票饭店，将各种办公室文件事务处理完。12:00午休。13:00回到办公室，接听电话、查看网上信息等。13:15总裁回到办公室，给总裁冲咖啡，报告需总裁处理的电话留言。第6页共6页“办公室事务管理”形成性考核作业1613:25准备总裁下午参加研讨会的材料文件等资料。14:00陪总裁外出参加研讨会。14:30研讨会正式开始。将与会者的发言要点做记录，并用录音笔录制。17:0