妙笔生花的公文写作之道之二十六：常用公文写作(培训讲义)

常用公文写作二○一二年三月·文秘培训讲四个方面的内容公文写作的特点及要求对公文写作语言的把握常用文种写作注意事项公文写作中的常见病误一、公文写作的特点及要求特点1、实用性：2、时效性：3、程序性：4、规范性：公文写作是一种为公务活动服务的实用写作，其内容都是有关公务的，这就决定了公文写作的四大特点：1、实用性各级机关的公文都是根据公务活动的现实需要而制发的，公文一般要提出问题、分析问题、解决问题，从而使公务活动有效、有序地进行，所以公文写作具有明确的实用性。一、公文写作的特点及要求特点2、时效性：公文写作都有具体的时间限定，必须满足相应公务活动的时间要求，讲究制发及时，处理迅速高效。另一方面，每件公文针对某项具体公务活动，都是在一定的时间范围内有效，即存在一个“有效期”。当然，还有一定的适用范围（如地域范围和对象范围）。一、公文写作的特点及要求特点3、程序性：公文写作不是一种个人行为，而是代表机关单位发表意见和看法。所以公文写作要体现发文机关的意志和目的。因此，我们一、公文写作的特点及要求特点撰制公文要经过确定制文意图——准备有关材料——撰制文稿——审核修改——领导签发——缮印校对等一系列程序，还要履行严格的审批手续。4、规范性：公文有特定的文体和格式，有自成一体的语体风格和逻辑方式，有严格的行文规则和处理要求。任何机关单位撰制公文，都必须符合这些规范，而不能自行其是，另搞一套。一、公文写作的特点及要求特点可以用10个词概括：内容合法观点明确结构严谨条理清晰用语准确逻辑严密文字精练篇幅简短体式规范标点正确一、公文写作的特点及要求要求在表述有关情况、提出相关问题和制定具体措施时，不能与上级有关政策规定相违背；要严格掌握政策界限，有关规定不能过宽和过严，也不能过于笼统和繁琐；要考虑政策的连续性和稳定性，提出的有关规定和以前不一致时，应加以说明；要注意政策上的严密性，不同部门之间，对同一问题的规定应协商一致再行文，防止相互矛盾和抵触。一、公文写作的特点及要求要求1、符合党和国家的路线、方针、政策和有关法律法规及规章制度必须坚持实事求是的思想路线，遵循客观规律，从实际出发。公文内容要真实、准确；涉及的事实及所引用的材料、数据要真实可靠；制定的法规政策和提出的任务要求要切实可行；贯彻上级的指示精神要与本地区、本部门、本单位的实际情况结合起来，有针对性地提出贯彻落实的办法和措施。一、公文写作的特点及要求要求2、遵循客观规律，符合客观实际层次条理要分明，分类要符合逻辑。分类不能交叉、重叠，前面说过的内容，后面再次重复。考虑问题要周全，内容要完整，重要内容不能遗漏。一、公文写作的特点及要求要求条文必须具体，规定和要求必须明确，必须具备可操作性，便于受文对象理解发文意图，顺利贯彻执行。3、结构严谨完整，条文明确具体公文是处理公务的依据和准绳，表达必须精确严密，简明概括，丝毫不能含糊。要尽量少用生僻的术语，不用令人费解的词句，避免不必要的重复。程度范围要明确，避免含混不清和歧义。语气要坚决肯定，不得迟疑犹豫。必须符合特定体式要求，在文种选用、词语运用、格式规范上均要符合有关规定。一、公文写作的特点及要求要求4、表达精确、缜密、简明，符合特定体式二、对公文写作语言的把握准确、简洁、庄重、平实公文写作，语言是基础。文字驾驭能力的强弱，语言运用正确、得当与否，都直接关系到公文的质量乃至公务活动的成效。因此，对公文的语言有着更加严格的要求，必须做到以下四点：1、准确公文具有法定的权威性和和实施效能，所以要求语义十分准确。具体表现为：用词用字准确规范，造句合乎语法规则，句与句之间逻辑关系严密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表明思想。二、对公文写作语言的把握表述概念时，要求准确；进行判断时，要十分恰当；进行推理时，要合乎事物之间的内在联系，合乎逻辑规律。2、简洁公文语言要求简洁、明快。阐述观点、表达意见时，要求条理清晰、文字精练、篇幅力求简短。为了使语言更简洁、精练，公文中经常使用一些专用词、成语或熟语、缩略语等，在句式上常使用省略句、同位语句、共用成份句。公文语言的简洁应以明白为前提，做到言简而意明，文洁而理周。二、对公文写作语言的把握3、庄重公文是代表机关单位讲话的，语言应庄严、持重。一般使用规范的书面语，较少使用口语，不使用方言和俗语。二、对公文写作语言的把握为了体现语言庄重的特点，公文中常适当运用一些文言词语；根据不同的行文对象，使用不同的礼貌用语；常用一些带有限制性修饰成份的长句，较多使用祈使句。4、平实公文语言要求平易、朴实、明白、流畅。为使受文者迅速领会发文意图，便于贯彻执行，公文在表述上因事遣词，不尚修饰，直接说明情况，晓之以理，告之以规。表达方式主要用说明、叙述和议论，一般不用描写和抒情。一般不用修辞，即使用，也不是为了追求语言生动，而是为了表达更明白、简洁、通顺和准确。二、对公文写作语言的把握公文一般用通俗易懂的普通话词语，不用深奥古僻的词语。有时也用一些口语、熟语和警语。三、常用文种写作注意事项在这里，结合具体工作实际，就八种常用公文写作中应注意的有关事项，与大家做一个共同的探讨。行政机关公文有13种，日常工作中常用的主要有：通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（一）通知分类：1、发布（印发）性通知2、指示、部署性通知3、批转、转发性通知4、会议通知5、任免通知6、一般性通知三、常用文种写作注意事项特点：1、使用范围的广泛性2、文种用途的多样性3、行文方向的不确定性（二）通报三、常用文种写作注意事项分类：按内容分：表彰性通报、批评性通报、情况通报；按形式分：直述式通报、转述式通报。直述式通报中的表彰性通报和批评性通报，其正文一般包括四个部分的内容：1、简述基本事实2、分析性质意义3、做出有关决定4、提出希望和要求（三）意见三、常用文种写作注意事项意见分为指示性、计划性、建议性、评估性四种，其正文一般由开头、主体、结尾组成：开头部分，一般用简约的语言交代缘由。主体部分，表明发文机关的观点、见解以及态度，要求明确具体，具有较强的可操作性。结尾部分，一般提出要求，或发出号召，对应和强化开头。也可省略不写。（四）报告三、常用文种写作注意事项一般分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告五类。由于分类不同，写法也各有差异。报告正文一般可分为以下几个部分：1、开头：简要交代起草报告的原因和目的，概述报告的主要内容。2、主体：有针对性，重点突出，层次分明。3、结语：可以对应开头，展望未来，也可以用习惯性尾语。（五）请示三、常用文种写作注意事项请示主要有三类：请求解决问题，请求审批事项，请求解答批示。请示必须一文一事。请示的正文，一般由请示缘由、请示的具体事项和尾语三部分组成。缘由：开门见山，直述原因，实事求是。事项：请求要具体，意图要明确，表述要清楚尾语：明确写出请批要求。请示与报告的区别：三、常用文种写作注意事项1、行文的目的不同2、行文的时间不同3、内容的含量不同4、写法上用语不同（六）批复三、常用文种写作注意事项批复的答复意见要符合有关法律、政策规定，语气肯定，态度鲜明，以利下级执行。批复的正文由批复引据、批复内容和尾语三部分组成。1、引据：引述请示文件或请示事项作批复依据2、内容：针对请示事项，表明态度，逐一答复。分同意性、否定性、指示性、解答性几种。有时还提出执行的希望和要求。3、尾语：一般用专门用语，有时也可不用尾语。（七）函三、常用文种写作注意事项函根据其作用，可分为四大类：商洽函、问答函、请求批准和答复审批事项函、告知函。从行文方式分，有去函、复函两类。去函：用于商洽工作，询问政策性和业务性问题，一般分发函缘由、事项、结语三个部分。复函：针对来函的问题、情况、要求，给予具体、明确的答复。结构类似于批复，但语气上不同。如不能满足要求，应作具体说明和解释。（八）会议纪要三、常用文种写作注意事项会议纪要可分为：日常工作会议纪要、大型和重要工作会议纪要、讨论型会议纪要。会议纪要的正文，一般由前言、主体和结尾三个部分组成。前言：介绍会议概况主体：有条项式、综述式、摘要式三种写法结尾：提出希望、号召，或评价，也可不要四、公文写作中的常见病误主要有五类:一是文种不正确；二是格式不规范；三是主旨不明确；四是层次不清楚；五是语言不妥当前两类是体式上的病误，属于方向性问题后三类是内容上的病误，属于质量上的问题这里主要讲一下后三类病误（一）主旨不明确1、有的公文观点不明确，重点不突出，只是大量材料的堆砌，缺乏观点的统领。四、公文写作中的常见病误报告只知罗列，缺乏归纳和概括，如同流水帐请示将几种意见上交，没有倾向性意见重点不突出，让人不知其行文目的文不对题，公文内容与标题相背离（一）主旨不明确2、有的公文穿靴戴帽，空话连篇，没有多少实际内容。四、公文写作中的常见病误如：有的都是标语口号或是空话大话，空洞虚泛，对实际工作没有指导意义有的照抄上级文件或以前的文件，不结合本单位实际，不结合现实情况，甚至连工作任务、具体措施都是别人的（一）主旨不明确3、有的公文事实不清，性质不明，决断不准，使人不知所云，无所适从。有的公文对涉及事实交待不清，态度不明，使人既看不清事实，也弄不明白发文者的目的有的公文对人或事的分析定性不准，容易引起争议和误解有的公文决策意见前后矛盾，政策界限不清，态度含糊，使下级机关无所适从四、公文写作中的常见病误（二）层次不清楚1、不分层次条款有的公文篇幅很长，前面无导语和前言，文中无序号或小标题，连续很多自然段，甚至一段一页，一片茫然，让人看起来费时费力四、公文写作中的常见病误有的公文该用条款式结构却不分条款，每个自然段前又缺乏统领观点的语句，眉目不清，理解和执行起来都麻烦（二）层次不清楚2、结构不完整、不匀称、不统一四、公文写作中的常见病误有的公文语意不连贯，结构不完整；有的公文一部分内容特别丰富，另一部分内容又特别单薄，结构不匀称；有的公文前后缺乏必要的过渡与照应，结构不严密（二）层次不清楚3、结构杂乱公文或以内在逻辑联系为结构，或以事情发展的前后顺序为结构四、公文写作中的常见病误有的公文分条列款不准确，逻辑混乱，内容混杂，无序可寻；有的公文前后没有必然联系，语句杂乱，颠三倒四，重复累赘（三）语言不妥当1、不符合语法成份残缺：“先进管理单位到会介绍了典型经验，很受启发和教育”成份多余：“……工程正在进行施工”搭配不当：“造成不必要的浪费”用词不当：“设计市场竞争日新月异”语序不当：“认真研究听取了检查组的意见”四、公文写作中的常见病误（三）语言不妥当2、逻辑混乱自相矛盾：“问题基本上都得到解决”范围不清：“总经理全面总结了今年的工作和生产经营情况”强加因果：“因为分公司刚成立，管理体制仍是老一套”主客倒置：“去年的工作成绩与今年比较起来大不相同”四、公文写作中的常见病误（三）语言不妥当3、尾语不当尾语不当：“特此报告，请批示”、“以上请示妥否，请指正”尾语累赘：“以上是我单位改革工作的情况报告，请领导百忙中予以审示”、“特作以上请示，如无不妥之处，恳请你厅予以批准”要求失当：“以上意见妥否，请从速批示”、“特此报告，请予批示”四、公文写作中的常见病误（三）语言不妥当4、数字使用不当四、公文写作中的常见病误该用汉字的用了阿位伯数字：“1年4季”、“他才7、8岁”、“10几年时间”；该用阿位伯数字的用了汉字：“二十世纪八十年代”、“早晨七点”、“五十分钟”；年份表述省略不当：“98年以后”，“02年上半年”；数量表述错误：“调用15辆车辆参加施工”，“50多名人员接受了培训”、“生产成本降低了一倍”（三）语言不妥当5、滥用缩略语如：“两个文明一起抓”—“两抓”、“长江水利委员会”—“长委”、“长江干流治理”—“长干治理”、“打击非法采砂”—“打砂”、“防汛抗旱工作”—“防抗工作”、“水利开发股份有限公司”—“水开公司”公文中缩略语的运用，应以约定俗成不引起歧义为原则。滥用缩略语，不仅直接影响公文表述的准确性，也有损公文庄重的语体风格。四、公文写作中的常见病误（三）语言不