公文处理办法和要求

公文处理办法及要求2013年11月一、公文处理的定义、作用及要求二、公文的种类和格式三、行文规则和行文关系四、发文办理五、收文处理与公文日常管理六、保密管理主要内容（一）什么是公文？行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（揭示了公文的性质、特征和作用）（二）什么是公文处理？公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。一、公文处理的定义、作用及要求（三）公文处理工作的作用有那些？◆政务工作载体，组织规范机关日常工作基本手段；◆传达贯彻党和国家的方针、政策；◆发布行政法规和规章；◆施行行政措施，指导、布置工作；◆请示答复问题、报告情况、交流经验、商洽工作。（四）公文处理的依据是什么？★《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)，2001年1月1日起实施。★北京市人民政府办公厅关于印发北京市国家行政机关实施《国家行政机关公文格式印制标准（试行）的通知（京政办发[2000]126号）（五）公文处理部门办公厅（室）作为综合性部门，至少承担四个方面任务：一是为领导提供情况；二是在领导决策以后协助贯彻实施；三是对领导决策前后出现的一些矛盾进行协调；四是处理机关的一些日常工作。（六）公文处理工作应遵循的基本原则1、实事求是的原则◆公文调研要“求真”◆公文起草要“求实”◆公文校核要“求精”◆公文审签要“求严”2、严格遵守公文处理规定的原则（1）、关于公文处理的科学化（2）、关于公文处理的制度化（3）、关于公文处理的规范化（七）公文处理的总体要求及人员素质要求是什么？1、准确2、及时3、安全4、保密职业道德素质1、具有认真负责、顾全大局的精神（责任意识、全局观念）。2、具有实事求是，坚持真理的品格3、具有埋头苦干、无私奉献的情操业务能力素质1、领悟机关工作意图的能力2、创造性思维的能力3、文字表达能力4、快速运转能力。工作人员应具备的基本素质二、公文的种类和格式（一）公文种类★《国家行政机关公文处理办法》公文种类（13个）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。★适用于依照有关法律、法规发布行政（法规和）规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。★特点：强制性、权威性、严肃性。是下行文。★根据有关法律规定，国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员、军事领导机关及军政首长具有发布命令的职权。其他单位和个人不能发布命令。1、命令（令）★适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。★是权威性较强的文种。是下行文。★使用范围较广，除行政机关外，企事业单位乃至人民团体都可使用。★使用时避免小题大做。为了强调某件事的重要性而动辄使用“决定”行文，把一般事项或行动升格为重要事项或行动，就失去了公文的严肃性。一般的表扬先进、批评错误，用“通报”。2、决定★适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。★属发布性公文。3、公告★适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。如《水利部关于公布长江干堤加固工程责任人名单的通告》、公安交通部门发布的交通管制等通告。★属公布性公文。使用较为宽泛。4、通告★从发布的事项看，“公告”的事项更为重大。★从发文的机关看，“公告”一般由高级机关发布，而“通告”各级机关甚至企事业单位都可以发布。★从受文对象看，“公告”的受文对象不仅有国内的，也有国外的，“通告”则主要是对国内的。公告和通告的区别5、通知★适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章（规范性文件）；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。•通知的类型和写作。用于告知受文单位的通知，一般写明发布规章的名称，提出执行要求，也可以简要阐述发布的目的、意义，提出贯彻执行的具体意见。•转发性通知。正文比较简短，常用现将XX转发给你们，望遵照执行。它的特点是一个转字，一般不加批语。有时可以根据本系统、本单位的实际情况，提出一些补充要求，但不对转发件加批语。指示性通知（政策性通知、规定性通知）。正文由依据、主体、结尾三部分组成。通知的依据：用简括的语言说明为什么发此通知，然后用过渡句“现通知如下”转入主体部分。通知的主体，即通知的具体事项。把要通知的事项一一列出，使人一目了然。通知的结尾：一般写执行要求，或者提出希望。事务性通知。正文往往采用篇段合一的形式，只要把通知的事项说清楚即可。会议通知。正文一般包括两部分：召开会议的中心议题（目的、意义），有关事项（会议时间、地点、与会人员、日程安排、携材料以及交通、生活等项内容写全）。★属下行文。主送单位是下级机关。写通知应注意的事项：一是不要超越权限印发通知。对于没有隶属关系的有关机关，如果有商洽的事项，只能用函。平行或不相隶属的机关需要了解的，可用“抄送”形式，二是对上级机关绝对不能使用“通知”。。通知与通告的区别★从受文对象看，“通知”的对象一般是机关，“通告”的对象是社会公众。★从行文要求看，“通知”除需周知外，有些还需要办理或执行，“通告”则主要是要求遵守或周知。★从公文的意义上看，“通告”的事项具有普遍意义，而“通知”的事项只局限于受文机关的知照或执行。6、通报★适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。★是下行文，各级行政机关都可以使用。通报与决定、通知的选用问题★表彰先进时：“决定”奖励的事项事迹应是比较突出的，具有较大影响的，而“通报”所表扬的则属于一般性的典型。★批评错误时：需要使用“决定”惩戒有关单位和人员的，其错误和过失都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用，而用“通报”批评错误，其错误或事故虽然也有一定的影响，但是有限的。★周知事项时：使用“通知”，是上级机关告知下级机关和人员，是不可不知的，带有一定的指令性，周知的事项是具体的；使用“通报”，对重要精神或情况，重在传达，一般不具有指令性。7、报告★适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。★属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的文种。★主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报，在紧急情况下越级上报时，事后也要向直接上级报告。写报告应注意的事项：情况要确实，语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅短小。报告中不要夹带着需要上级机关批示的事项，经常有的人写文，题目是关于XX的报告，文中又夹带着请示事项，在文的结尾处还经常写上，此报告妥否，请批示，这些都是错误的。报告的结束语，一般应是特此报告。“报告”的主要目的是供上级机关了解情况，是不需要批复的。如果在报告中夹带请示事项，就会给受文的上级机关在公文处上造成困难，而且还会造成由于请示事项得不到答复而延误公务。重新报送既延误时间，也容易误事。★适用于向上级机关请求指示、批准。★属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的文种。★主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不得越级请示，在紧急情况下越级请示时，事后也要报告被越级的上级机关。★请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，由主送机关负责答复其请示问题；如需同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送主送机关的下级机关。8、请示受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文的内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关；除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人，除领导人直接交办的事项一般不得以直接报送（或抄送）领导同志个人。写请示最常见一种错误是请示报告不分，本意是请示但标题中却使用请示报告字样，还有把要请示的事项写成关于XX申请，申请在公文管理规定中没有这个文种，所以是不能够使用的。请示的写作：正文通常包括请示的理由、请示的事项和要求三个组成部分。（1）请示的理由，首先要写出合理、充足的理由，作为请示的原因和依据。（2）请示事项，这是主体，要写清楚、写具体要请示的内容，使人一目了然；不能含混不清。（3）请示的要求，也就是结束语，请示的结束应通常是妥否，请批示。★行文目的不同。“请示”一般要求上级机关给以直接的答复，即批复；“报告”主要是下情上呈，不要求批复。★行文时间不同。“请示”必须在事前行文，待上级批复后，才能按上级的要求进行工作或处理有关问题，不允许“先斩后奏”；“报告”则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。★行文内容不同。“请示”主要写需要上级机关指示、批准的事项；“报告”则主要着眼于汇报工作、反映情况、回复询问。报告与请示的关系★适用于答复下级机关请示事项。★是下行文。★是针对“请示”的，即先有“请示”（或“意见”）后有“批复”，因此也是一事一文。9、批复★适用于对重要问题提出见解和处理办法。★可用于上行文、下行文和平行文。是使用最为灵活的文种。★作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。（使用与行文方向一致的格式）10、意见★适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。★属平行文。★“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有法定效力。（根据实际需要选用，不要为了表示尊重或显示重要而不用“函”）11、函★适用于记载、传达会议情况和议定事项。如《水务局领导班子会议纪要》、《水务局党组会议纪要》、《局长专题会议纪要》等。★属综合性文种，既可上报，又可下发，也可平行使用。12、会议纪要（二）公文格式★公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。1、涉密文件应标明密级及保密期限。密级文件等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。标识秘密等级顶格版心右上角第一行，两字之间空1字，字号为3号黑体，如需要标识保密期限，还是顶格版心右上角第一行，密级与期限用★号隔开。秘密文件要按保密法进行登记、管理。上报公文版式文件××[2004]1号关于×××工作的请示××××：。签发人：×××秘密特急公文末页版式××××××附件：1、×××××2、××××××主题词：××××××××抄送：××××××××××××××××年×月×日印发××××年×月×日(×××××)××××××附件：1、×××××2、××××××主题词：××××××××抄送：××××××××××××××××年×月×日印发二OO四年七月十二日公文末页版式××××××附件：1、×××××2、××××××主题词：××××××××抄送：××××××××××××××××年×月×日印发二OO四年七月十二日××部××部××部××部××部2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”（要求24小时内必须办理）、“特急”（3个工作日）、“加急”（5个工作日）、“平急”（7个工作日）。紧急程度同样标注在版心右上角第一行，两字之间空1字。如果又要标密级、又要标紧急程度，密级标在第一行，紧急程度标注第二行。3、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排在前列。签发人：两个单位的签发都要打上，主办机关签人在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。4、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。居中排布，年份、序号用阿拉伯数字标识。年份标全称。如[2006]，用六角括号括入，顺序号不虚位，1号文就是1号，不能加001号，不加“第”字。字号为3号仿宋体。5、上行文应当注明签发人姓名，须由主要负责人或主持工作的负责人签发（平行文、下行文无此要求）。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。拟