公文处理及写作知识讲座(民政厅2011.12

公文处理工作实务省政府办公厅文电处周志扬主要介绍以下四个方面内容：一、公文处理方法二、公文格式三、行文规则四、常用公文的应用公文处理的定义公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理：发文办理、收文办理。收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。一、关于公文处理的方法收文办理1.签收签收手续必须完备，不能有丝毫马虎。2.审核审核的对象：需要本机关办理的公文，主要是下级来文。审核的重点：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门的事项是否已协商、会签，公文格式是否规范。对不符合规定的公文，可以退回呈报单位。3.登记登记要素应齐全。4.拟办对经审核符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见报领导批办或交有关部门、有关处室承办；需两个以上部门办理的应明确主办部门；应规定适当的办理时限。5.批办6.承办承办单位应按照时限要求及时办理公文；确有困难的，应当予以说明。对不属于本单位承办的，应及时退回交办部门并说明理由。7.催办紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。发文办理1.草拟：符合法律、法规及其他有关规定忠实于领导意图情况确实；观点明确，表述准确；结构严谨，条理清楚；字词规范注重时效（效率和篇幅）文种适当人名、地名、单位简称、数字、引文准确结构层次规范2.审核审核是《国家行政机关公文处理办法》的明确要求。《办法》第27条规定：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。加强审核是提高公文质量的有效途径。防止两种倾向：一是认为审核只是文秘部门的事；二是认为审核只是改改文字和格式。把好5个关：行文关、政策关、内容关、格式关、文字关。3.签发上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发。下行文、平行文由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发；重要的也应由主要负责人签发。4.复核复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范。5.缮印6.用印7.分发二、行政机关公文格式行政机关公文的格式应严格执行《国家行政机关公文处理办法》和国家标准的规定。公文用纸：A4纸：210mm×297mm版芯：156mm×225mm每页：22行×28字＝616字字号、字体：标题：2号小标宋体字正文：3号仿宋体字小标题：3号小标宋体字或黑体字格式要素:一篇公文最多有16个格式要素:份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期三、行文规则行文规则是指各级行政机关和有关单位公文往来时需要共同遵守的制度和原则。概括起来主要有6个方面：1.按机关隶属关系和职责范围行文隶属关系包括：行政隶属、业务隶属。一般不得越级行文。按职责范围行文。即：行文的内容应是本单位职责范围内的事务。除机关自身事务外，政府部门办公室不应向政府办公厅行文。2.授权行文(1)政府部门经政府同意向下一级人民政府的行文；(2)政府办公厅（室）经政府同意向下一级人民政府和政府各部门的行文；(3)部门办公室经部门领导同意向本系统内下级单位行文。3.联合行文同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队机关，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位等，可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。4.一般不越权行文政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。政府机关不得向党的组织行文；各级政府的行文不应对党委部门提要求、下指示。5.上行文报送规则请示应一文一事；一般只主送一个上级机关；不得抄送下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见。6.精简效能行文应确有必要。属于主管部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。具体问题应当直接向主管部门行文。四、常用文种的应用国家行政机关公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要通告与公告的区别公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告与公告的区别：从内容看，通告用于公布一般性事项，有别于公告公布重大事项或法定事项；从对象看，通告只在本行政区域（本系统、本单位）内公布，有别于公告向国内外公布；从发布机关看，通告可以由具有一定权限、一定管理职能的各级行政机关发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。《合肥市教育局关于严禁影响中考各类行为的公告》印发、批转、转发类通知主要用于印发本机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。印发类通知的范围比较广，形式灵活。凡不能单独成文的文字材料都可印发。印发类通知的内容应非常简练。批转类通知通常是下级机关向上级机关的请示、意见等以上级机关名义予以批转。制发的通知主体是上级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。下级机关要求上级机关批转的对象，其内容应是超出本机关职能权限范围、以本机关名义下发无法实施的事项。转发类通知都应提出贯彻意见，因此，较前两类而言，此类通知篇幅较长。令、决定、通报用于表彰的区别以命令的形式进行表彰，规格高，仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。安徽省人民政府《批转省人事厅关于进一步规范行政性表彰奖励工作意见的通知》（皖政〔1996〕49号）明确规定“不再使用令的形式进行表彰”。决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰，如省劳模、市劳模，安徽省科学技术奖等。通报使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。决定、指示类通知、意见用于部署工作时的区别决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。指示类通知适用于上级机关对下级机关某项工作作出指示和安排。意见作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。综上所述，决定、指示类通知、意见的约束力、强制力和权威性是递减的。请示、报告、意见的区别请示和报告都属上行文；意见可以用作上行文、平行文、下行文。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。报告中不能提出意见和建议请示和作为上行文的意见都是需要办理的，是办件；报告是阅件，不需办理。请示的写作要点请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示事项应是上级有权决定的事项。要求不宜过高。应给上级机关留下足够的研究解决的时间。请示的语气必须谦恭。关于请示的标题和结语。批复的写作要点批复适用于答复下级机关的请示事项。批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复可不复述同意的理由；不同意的批复，应阐述原由，但也要简明扼要。函的应用函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。一般来说，应一函一事。函的惯用语：“请复函”，而不应用“请批复”；“特此函复”，而不应用“特此批复”；“函告”，一般不用“报告”、“汇报”等。函也讲究对等关系。会议纪要的写作要点会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的公文，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要不能写成领导讲话，也不能写成部署工作的通知。会议纪要要正确集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收。会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”、“会议确定”等。会议纪要既要虚实结合，更要条理清晰。会议纪要无抬头。主送单位与抄送单位一起列在版记栏。会议纪要的存档材料应有会议签到单和会议原始记录，重要的会议还要有录音材料。