新版物资系统管理员培训文档

新版物资系统系统培训文档安徽海螺信息工程公司2013年4月内容要点一、系统总体概述二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作三、系统流程及功能介绍四、系统疑难问题处理方法五、业务操作注意事项物资系统涉及到的重要名词期初库存:系统初始化时录入的截止至某个时间时的账面库存，不包含发票未到的验收单实际库存：物资实时库存，与仓库的实物库存一致账面库存：实际库存减去发票未到的验收单数量验收单：录入系统的到货验收记录入库单：采购物资发票到时录入系统的入库单据，但录入时必须找到对应的到货验收单出库单：公司内部日常领用物资退库单：当月领用的物资当月未用完，可以找到对应出库单为理退库。调拨单：卖给本公司之外的其他公司暂估单：与验收单相对应，但是又不同于验收单，它是指发票未到的验收单特殊入库单：数量为零的入库单，系统中只是作为冲暂估使用，不参与系统数据的计算特殊出库单：数量为零的出库单，用作调整库存金额初始化验收单：系统初始化时使用，系统一旦正式启用，正式录入的验收单将不在此处录入，因为正式验收单明细录入必须选择采购函初始化出库单：作为系统统计报表使用一、系统概述物资管理系统包含总部和子公司两个子系统，两个子系统之间可以实现相关数据即时、双向传输。子公司子系统侧重于子公司的日常业务处理，覆盖供应商管理、合同管理、计划管理、入库管理、出库管理、库存管理等环节。总部子系统侧重于综合管理，兼具统购业务处理功能。重点在集成所有子公司子系统数据的基础上，对各类数据进行分析处理，通过建立采购成本、预算执行与生产消耗等关键指标的分析模型，形成较为较为全面的决策支持平台；同时，通过对部分关键业务流程的监控，实现对子公司业务流程的监管和指导。二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作1、正确配置物资系统配置文件，即：“wzinfo.ini”打开系统客户端配置文件“wzinfo.ini”，如上图，图中红色1对用的是子公司物资系统服务器ip地址，红色2对应的是子公司物资系统数据库名称，红色3对应的是总部物资系统ip地址，红色4对应的是总部物资系统数据库名称，其中3和4一般不需要设置，默认已经配置好了，上图中已经是总部IP地址和数据库名称的正确配置。注意：如果总部IP地址和数据库名称不正确，则会导致子公司系统部分功能没法使用，如：物资编码申请、编码快速挑选、供应商总部申请、统购采购计划上传等功能将无法使用。二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作2、后台数据库备份及需要做的作业说明遇到服务器故障或其它异常故障时，在处理完系统还原后需要做的工作：2.1注册总部10.0.2.68服务器打开子公司sql数据库查询分析器，执行下列命令即可注册到总部服务器10.0.2.68：execsp_addlinkedserver'10.0.2.68','','SQLOLEDB','10.0.2.68'execsp_addlinkedsrvlogin'10.0.2.68','false',null,'wzgl','gyb'2.2数据库备份作业，执行时间放在凌晨12点，具体操作见数据库操作说明。2.3在系统使用前做好数据库需执行作业的备份，这样在服务器故障时系统重做后可以直接执行备份的脚本就可以完成作业的制作了，如下图：二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作Sql2000（数据库-管理-作业）Sql2005（数据库-sqlserver代理-作业）二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作Sql2005（数据库-sqlserver代理-作业）二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作3、上述步骤配置正确打开系统后，正式使用系统前，系统部分初始数据必须正确设置，如下图：二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作3.1系统正式使用前必须要设置公司代码，否则会导致子公司系统与集团总部系统很多地方数据衔接出现混乱；具体操作：单击“系统设置-其他设置维护-公司设置”菜单，在弹出对话框的对应项输入公司代码和公司名称后单击保存即可。3.2“系统设置-其他设置维护”中的部分数据需子公司人员根据本地情况自行初始化，有部分数据必须从总部获取才可使用。此版系统中如物资分类、财务分配方式、物资编码、供应商分类、供应商、合同质量指标、总部统购合同信息等都从总部获取，分别打开相应的操作界面即可轻松操作。如果总部获取不到的或总部还没有的，可以利用系统中相应功能界面从总部申请，总部审核后即可取回使用。3.3初始化数据录入或获取完毕后，接下来是盘点，理清账面库存信息和截止某个时间发票未到的待结算物资信息，并将信息中的物资属性与从总部获取过来的物资属性对应起来，建立对应关系表。3.4在做好2.3的基础上，在“系统设置-期初库存设置”界面中录入账面库存信息，在“系统设置-初始化暂估填制”（此处仅供系统初始化时使用）界面中录入发票未到的待结算物资信息，检查无误后，签收审核。3.5整理库存及收发存报表，导出“物资收发存报表和盘点报表”，与之前的手工报表进行核对，如果核对无误，那恭喜您，系统初始化工作已完成。3.6上述所有工作完成后，即可正式启用系统了，但是在正式使用此版系统之前，必须要经过供应部或自动化所相关培训后才能操作，此版物资系统流程相对比较复杂，通过看帮助文档可能很难理解。三、系统流程及功能介绍1、系统基本流程介绍1.1子公司系统总流程图如下：三、系统流程及功能介绍三、系统流程及功能介绍1.2子公司系统合同管理流程图如下：三、系统流程及功能介绍1.3子公司系统计划管理流程图如下：三、系统流程及功能介绍1.4子公司系统比质比价管理流程图如下：三、系统流程及功能介绍2、系统功能简介三、系统流程及功能介绍2.1系统设置2.1.1用户登录已通过系统管理员配置获得物资系统用户名和密码的用户，可通过该界面登录进入物资系统，进行相关操作。该界面中的选择属性框在新版物资系统中可不选，不选默认就是采购物资，新版物资系统目前只能适用采购物资流程。三、系统流程及功能介绍2.1.2口令修改用户登录成功后，可以通过此功能更改用户登录密码。新版系统对用户密码有严格的要求，密码长度必须是大于等于6位，否则无法完成修改，系统默认密码是:123456，密码在后台数据库看到的是加密串，无法修改。三、系统流程及功能介绍2.1.3系统权限管理权限管理功能里包括用户组设置和用户权限设置，用户组设置如下图：通过此功能可以设置系统用户属于哪种类型的用户，方便系统登录时选择用户。用户权限设置如下图：三、系统流程及功能介绍设置不同用户类型所拥有的对物资系统的操作权限。通过此处可以增加用户，并可以给该用户设置对应的权限，同时可以用鼠标左键点击某一用户不放拖至另外用户组，可以改变此用户的分组。三、系统流程及功能介绍2.1.4其他设置维护此功能中包含系统多个基础数据的设置，用户可以通过此功能组设置系统业务操作中的基础数据，具体操作见帮助文档。2.1.5库存金额调整物资出库时，由于采用暂估入库方式，验收单的价格和入库的价格可能会存在偏差，会造成某种物资或备件在出完后出现库存数量为零，库存金额不为零的情况，为了月底打印报表时不会出现这种情况，可以将该种物资或备件的余额采用特殊出库的方式进行调整。2.1.6期初库存填制物资系统正式运行前初始化时，把物资盘点的账面库存作为期初库存录入系统，作为系统的起始库存。2.1.7初始化暂估填制系统初始化时使用，旨在录入系统截止至某个时间待结算物资的暂估单据，系统一旦初始化完成后此功能即不能再次使用，因为新版物资系统正式启用后录入验收单必须得选择采购函。2.1.8初始化出库单填制补充录入系统初始化当月该年的前几个月的物资出库情况，可以汇总录入，主要为部分报表统计全年消耗使用，对物资单价及库存不会产生任何影响。三、系统流程及功能介绍2.1.9初始化数据审核此功能主要是审核期初库存和初始化出库单使用。2.1.10日志查询查询系统登录、注销等一些主要操作产生的日志记录。2.2编码管理2.2.1物资分类查询查询物资的各级分类，物资分类由总部统一录入，子公司只能获取使用，没有增加和修改新版物资系统的权限。2.2.2在用物资查询查询从总部获取来的已挑选至本公司在用物资库的物资，仅能查询。2.2.3物资编码申请此功能是利用集团与子公司之间建立的VPN网络直接实时在总部系统申请新物资，申请完成后须经总部审核后方可获取使用，如果此功能无法访问，则要从几个方面查找原因：1，可能是电脑网卡设置的IP地址不是10网段或没有设置网关；2，可能此台电脑没有在10网段的这个区域网内，需找管理员检查一下。三、系统流程及功能介绍2.2.4编码快速获取从总部获取最新物资前30种，根据需要快速获取，效率比较高，此功能如果无法使用，参照2.2.3查找问题所在。2.2.5物资编码挑选同步总部物资后，可以按物资分类或查询形式找到您需要挑选的物资双击即可从子公司总表中将物资挑选至在用物资表后，即可以使用了。2.2.6物资属性管理通过此功能可以修改物资库位信息、库存上下限、删除未启用物资等操作。2.2.7物资编码导入此功能仅在子公司与总部之间VPN网络不通的情况下使用，总部通过手工导出最新的物资编码至XML文件，然后发送给子公司，子公司通过此功能导入新物资至子公司系统中使用。2.2.8更新物资属性在总部物资相关属性发生变化时，更新子公司系统所有单据物资对应的相关属性。三、系统流程及功能介绍2.3供应商管理2.3.1供应商分类查询查询供应商地区分类信息，供应商分类由总部统一设置，子公司获取使用，子公司没有添加和修改权限。2.3.2供应商总部申请此功能是利用集团与子公司之间建立的VPN网络直接实时在总部系统申请新供应商，申请完成后须经总部审核后方可获取使用，如下图：三、系统流程及功能介绍三、系统流程及功能介绍申请之前可以通过红色区域的模糊查询功能查询一下总部有没有这个供应商，如果有则无需申请，如果没有此可以申请，切记，否则会导致供应商重复，给系统业务操作带来不必要的麻烦。2.3.3供应商总表挑选同步总部供应商至子公司总表后，可以按供应商所在地区找到您需要挑选的供应商双击即可从子公司总表中将物资挑选至在用物资表后，即可以使用了，对应的挑选标记会变成已挑选。2.3.4供应商查询及修改此功能可以按地区和物资分类查询，地区查询功能中可以对供应商的辅助信息进行修改，主要信息从总部获取。2.3.5供应商相关信息子公司在用供应商的相关信息维护，如供应商联系人管理、供应商生产产品管理、供应商联系记录管理等。2.3.6供应商查询中心该功能主要用于查询子公司在用供应商对应的“合同信息”“到货记录”“联系记录”“联系人信息”“生产产品”“质量事故”等信息。三、系统流程及功能介绍2.4合同管理2.4.1合同录入录入子公司自购物资的合同信息，此功能分为原材料和非原材料合同两种，原材料合同需要录入相关物资质量指标信息。2.4.2合同复制为了减少录入合同时的环节，找到对应的相似的已经审核生效的合同，按照对应操作步骤复制一遍后修改形成新的合同。此功能也分为原材料和非原材料两种操作界面。2.4.3合同审核对录入的所有合同信息确认无误后进行审核，合同一旦审核即无法修改。2.4.4合同变更找到需要变更的合同，按照此下列界面的操作进行变更，变更后原合同自动废弃，审核新变更的合同后即可以使用。三、系统流程及功能介绍2.4.5合同关闭对出现问题的合同或者是已经处理完毕的合同进行手工关闭操作，一旦关闭后即无法选择使用。另外系统夜间在服务器上对已过期的合同执行自动管理操作。2.4.6合同清单补充增加针对已经审核生效的合同增加明细清单功能，此处只能增加，无法修改和删除，也分为原材料和非原材料两种操作。2.4.7合同质量事故填报填报合同的质量事故信息，便于后期对合同进行评价。2.4.8原材料合同评价查询出对应原材料合同清单的入库数量、入库金额等信息。2.4.9物资合同单价查询查询合同中所涉及物资的单价及合同其他相关信息，权限分配给特定的业务操作人员，分为原材料和非原材料。2.4.10合同查询中心查询已审核生效合同物