【范例】接待工作计划

为接待法国公司代表客户到访，让他们感觉到“真诚服务，值得合作”所以必规范接待流程，要经过以下几个环节：一、来宾基本情况：1.来宾人员2.来访的目的3.来宾的行程二、确定接待规格1.级别及接待人员2.接待时间、地点三、拟写接待计划1.接待对象2.日程安排表3.经费预算4.联系方式5.接待审核四、接待注意事项此次接待工作十分重要，直接影响到客户对我们公司的合作前景，所以我们的接待工作要努力做好了，要给来访者留下一个良好的形象，从而增加公司的行业竞争力。环节一、来宾基本情况：1、来宾人员：法国公司代表团（社长Betty、秘书Helen、市场部经理Ben）2、来访的目的：了解我们公司基本运作情况、进行有关的商务洽谈及一些补充事宜。3、来宾的行程：为期三天，第一天负责接待，第二天进行双方会谈，第三天考察团将回国。二、确定接待规格：1、级别及接待人员：高级人员级别，由公司市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。2、时间、地点：2012年4月9日-2012年4月11日，三、接待计划（一）接待对象：法国代表团（二）日程安排：姓名性别职务Betty女社长Helen女秘书Ben男市场部经理自2012年4月9日到2012年4月11日时间内容地点中方陪同第一天2012年4月9日中午至下午上午12点整胡秘书乘公司专车至首都机场接机时间：15:50接机人员：胡秘书专车接送：李荣、张义首都机场晚上在宴请法国代表（注：五道特色法国菜，两道中国特色菜，一道汤）翔丰国际酒店第二天2012年4月10日早上时间：8:30-11；30会谈：商讨经济合作会谈人员：法国代表社长Betty、秘书Helen和市场部经理Ben公司代表：市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。公司本部八楼会议室中午时间：11:50-13:30宴请宾客翔丰国际酒店市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。下午时间：14:50-16:50参观公司公司市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。第三天2012年4月11日早上时间：8:30-11:00参观城市旅游景点市场营销部李部长、公关关系部张部长、中午至下午时间：12:00-13：00在万绿东方国际酒店用餐送回：14：00-18：00安排公司专车送来宾至酒店宾馆首都机场（三）经费预算：项目计算标准小计（单位：元）住宿宾客以及陪同人员酒店地点、等级以及标准5000外宾：法国代表社长Betty、秘书Helen和市场部经理Ben陪同人员：胡秘书翔丰国际酒店五星级酒店：三套豪华单人间餐费第一天3000（元）6000第二天2000（元）第三天1000（元）参观门票、娱乐等1000（元）1000劳务费（加班费）5000（元）5000纪念品费500（元）500打印费50（元）50合计（单位：元）17750备注：有额外支出的保存好发票（四）、联系方式：姓名职务手机专用电话xx董事长136********0762-*****xxx总经理150********0762-*****xx秘书138********xx总经理***********xxx市场部经理***********xxx秘书***********（五）接待审核：接待计划要经过申请-审核-批准，这三流程缺一不可。涉及了解客户即将到访时通知行政管理办理，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送等等，这计划上交业务行政管理部门审核待完善获批准。四、接待注意事项（一）衣食住行工作：住宿：引导、组织好酒店人员负责招待好来宾餐饮：派相关人员督导，经卫生检验后才可放心给用膳散步：确保周围环境安静，控制噪声来源。（二）安全防卫工作：加强保安队伍建设，注意做好安全管理和检查（三）针对人员注意事项：接待人员：接待过程中要热情，以礼相待，言行举止自然大方亲切，细心周到按排日程翻译人员：谈判前，要充分领会谈判精神，正确，忠实地进行翻译，不得掺杂个人意见。对所谈问题不清楚时，可向谈话人询问，不能不懂装懂，主观臆断。谈判人员：尊重来宾，派发充分准备的谈判材料，确保谈判事项，。（四）其他接待谈判事项：1、事前了解国际礼仪，专门针对法国风俗文化及基本礼节。2、接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员；3、要确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席；4、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。5、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。6、客户临走时，接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命，不可出现客户等车的现象。商务旅行计划表日期、天气具体时间交通工具地点事项备注2007年6月25日（星期一）邯郸晴25度微风8:00-8:30公司轿车北京从公司出发到首都机场天地公司电话[phone]邯郸饭店电话[phone]小杨电话1235469779759:40-12:00民航班机（XXX）飞机上从北京飞往邯郸12:30-14:50出租车邯郸XX饭店午餐、休息15:00-16:00公司轿车邯郸考察17:00-18:00出租车邯郸饭店餐厅吃饭、休息2007年6月26日（星期二）邯郸阴云18度微风2/3级8:00—10:00公司110会议室召开经理会议10:30—12:00公司轿车天地置业邯郸分厂考察工作12:10—14:00公司轿车公司餐厅午餐14:30—16:30公司会议厅召开员工大会17:00公司轿车邯郸XX饭店吃饭、休息2007年6月27日（星期三）邯郸晴24度微风2/3级8:00—10:00公司轿车公司201会议室进行考察总结10:30—12:00公司201会议室与员工沟通，听取建议12:10—14:00员工餐厅与员工进餐14:30—15:30出租车飞机场乘坐飞机回总公司16:00—20:00出租车公寓休息