行政前台-岗位职责及工作要求

1职务：行政前台上级主管：行政人事部经理工作对象：全司人员主要职责：1.日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。2.公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。3.公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。4.公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。5.公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。6.对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。7.对设备遥控板、个人办公区域的管理。8.公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。9.日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）10.公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排；11.非长期性预订车辆的管理和费用结算；12.公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通；13.库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。14.档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。15.本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告；通过定期对本职工作的总结，以完善和提高现有工作水平；16.公司负责人及部门经理交办的其他工作。工作流程和工作要求：1.接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。工作流程：1）客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。2）如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻；3）准备招待茶水饮料；4）通知相关工作人员有人来访；5）每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；6）客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；7）若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；8）及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；9）及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。注意事项：行政人事部经理信息技术专员行政人事专员行政前台21)接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2)《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档；3)及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4)不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。2.公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。工作流程：1）电话响铃一声后，立即接听，“您好，捷时特物流”，同时注意礼貌和商务用语；2）接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和；3）对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；4）通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；5）没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；6）将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；7）记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。8）及时将用完的《来电记录表》归档。注意事项：1）来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2）了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3）如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；严禁事项：1)来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁；2)未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误；3)《来电记录表》按年度不及时归档。3.公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。工作流程（邮件签发及费用结算）：1）总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《LPL邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。2）合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。3）需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《LPL邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托运，自行寄出”。4）根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。5）对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。工作流程（邮件签收）：1)公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在《LPL邮件签收登记表》（附件2）上签收登记后，再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在《LPL邮件签收登记表》上签字确认。3)邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任；如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人承担相应责任。4)如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。5)如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收；如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。6)代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。7)对公司丢失文件情况做以记录，了解原因，马上汇报部门经理，提出解决办法。严禁事项：1)收件人未在《LPL邮件签收登记表》签收文件，就擅自领走文件。2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。3)不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。4.公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。工作流程（非电子邮件类）31)前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字，如需本部保存的，需要及时归档；3)前台应（电话确认或网络查询等方式）确保本人经办的文件对方已收到；4)将《收文明细》/《发文明细》分别按项目分类归档。注意事项：1)详细填写《收文明细》/《发文明细》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容；2)及时转交给相关人员；3)按项目分类归档。工作流程（电子邮件类）1)前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；2)在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹；3)将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明；4)及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；5)当天工作结束后，将接收/发送的文件归档。（日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。）注意事项：1)了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2)及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；3)按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。5.公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。工作流程：1)每天早上9：00、中午13：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断；2)保证办公家具、装修墙面、地面等的完好，每日检查并做记录《办公区检查表》，如出现问题，立刻予以修复；重大问题需要上报部门经理审批。3)总经理办公室的环境保持及检查；4)保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗，以便空气流动；5)报刊整理整洁有序，废旧报刊、家具等处理及时（处理费用定期上交财务部门），计入《备用金流水帐簿》；6)做好《消耗品领用登记》；6.对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查工作流程：1)了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容；2)对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录；3)及时对检查问题与相应单位沟通解决，并作出记录，定期归档。注意事项：1)对外用单位相关服务进行审核；2)做好相关记录，并及时上交存档。3)相关记录：《植物租摆维养记录》、《植物租摆更换记录》、《保洁情况记录表》7.对设备遥控板、个人办公区域的管理工作流程：1)空调、投影等遥控板集中管理；2)上、下班时检查所有的电源开关；3)检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。注意事项：1)遥控板是否在各办公室使用后没有归还；42)人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开；3)人员下班后，图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。8.公司办公用品、日用品的日常管理工作。（采购、发放、管理）（主要内部发放、属于必备品）工作流程：1)保证公司办公用品（办公文具、打印纸、门卡、钥匙等）、日用品（茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等）的充足，定期、及时补给；2)购买物品及时填写《入库单》3)保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应；4)依据《办公用品领用表》核发员工办公用品；5)按季度，与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存，并签署库存盘查单，及时归档。6)严禁铺张浪费。9.日常的打印、复印以及相关设备的检查。工作流程：1)每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备，如出现异常，第一时间要求信息技术专员予以维修。2)保证办公区打印纸的及时补充；3)做好各类纸张（财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件）的分类工作；4)及时做好废纸的销毁和处理；（带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁）。注意事项：1.熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；2.完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；3.打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；4.节约资源，爱惜纸张；10.公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排；临时性用车的车辆管理和费用结算。工作流程：1)A住宿预定：预定前，需要了解住宿人员的住房要求，内容涉及：酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐；客人是否需要无烟房，床大小的要求等；费用支付方式（仅预定或挂账或代垫等）；酒店是否需要现金或刷卡等。2)酒店预定后确认：最好有纸质（盖章签字）的传真确认，以保证预定成功；3)酒店预定完毕后，需要短信或邮件告知预定信息：A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息；C如何抵达酒店路线及酒店电话。4)酒店预订单应及时归档。《酒店预订单》文件夹。5)B车辆预定：预定前，需要了解：坐车人数、天数、车型要求、司机要求；预定时，要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯良好；6)车辆使用前确认：必须拿到租赁公司的《派车单》，方可使用车辆。否则，车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任单位。7)车辆使用后，需要双方补充《车辆使用费用表》。8)租赁费用结算以双方签字确认的《派车单》和《车辆使用费用表》9)C餐厅预订。日常中，多了解当地特色的酒店和餐厅，按酒店级别和菜系等进行分类。预定前，需要了解预订要求，内容涉及：酒店消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费；酒店是否需要现金或刷卡等。11.非长期性预订车辆的管理和费用结算；工作流程：1)建立《非长期性预订车辆管理档案