宾馆办公自动化系统具体操作手册

宾馆办公自动化系统用户操作手册一、概述本系统由若干功能模块构成，主要由客户档案、工作流程、信息平台、个人办公、技术中心、内部论坛组成。客户档案主要记录与客户相关的档案类的的信息，包括客户档案、联系人、合同管理、技术协议、管理员操作等。工作流程主要包括日常工作流业务的管理，主要包括：通知、备忘录、工作联系单、会议接待任务单、大堂副理日记、值班经理日记等。信息平台的作用是企业内的信息共享，主要包括内部公告、未发布文档、已发布文档、下载中心、档案管理、资源预定等。个人办公主要包括电子邮件、日程安排、待办事宜、个人记事本、个人通讯录等。技术中心是管理员对系统操作的设置平台，主要包括流程配置、人员设置、文件类别、资源设置、外网访问控制等。注意：为确保该系统能在您的机器上正常运行。需做如下设置：A)IE浏览器的“工具”菜单中的“Internet选项”的“安全”页面中设置可信站点和安全级别。输入，单击“添加”，不要选上“需要该区域中所有站点的服务器证书（https:）（S）”，如果使用IP地址访问，加入然后确定退出。选择“自定义级别（C）…”，确保所有涉及到“ActiveX”控件的地方都已选择了“启用”，然后确定退出。B)如果要进行表单打印，则确保您的机器上已经安装了“MicrosoftWord”编辑软件。系统某些表单使用word作为打印环境。1.登录用户在进入系统前必须先登录。用户打开浏览器，在地址栏中输入系统的URL地址，如果是第一次使用，弹出用户的登录窗口，输入自己的用户名和密码即可登录到系统中。也可以从屏幕的欢迎条上点击“登录”按钮进行登录。图：登录窗口如果口令错误，将再次出现登录窗口，直到正确才能进入系统主界面。注：用户名的命名规则如下（1）拼写顺序：姓在前，名在后（2）两字名：姓名的全拼；例如：潘瑞的用户名为panrui（3）三字以上名：姓，名的首字母；例如潘永庆的用户名为pyq（5）在注册系统用户时，我们缺省地将所有用户的口令设置成初使口令。在您使用这套系统之前，我们强烈建议您修改密码，否则他人很容易盗用您的名义去使用。2.取消登录/修改密码登录成功后，出现系统主画面：图：系统首页如果用户想取消当前用户登录，可以在单击欢迎条上的登出按钮，或者可以用另一个用户身份登录。在登录界面，用户可以修改密码。点击进入如下图：点击登出键退出或选择新用户登录。图：技术中心页面点击左侧红框，系统跳出修改口令窗进行密码修改，如下图：新密码必须输入两遍以进行校验，输完后单击确定按钮，如果校验成功，新密码将在下次登录时生效。注：密码修改完后，系统会有一段间进行处理，请稍后再使用新的密码登录。3.用户的权限控制由管理员设置用户的使用权限，系统自动根据用户的权限决定用户可以进行的操作。当用户执行没有权限的操作时，系统会出现登录窗口，并提示没有操作权限，表明只有相应权限的用户登录后才能进行操作。4.工作区域介绍导航栏：进入不能的功能模块的选择；导航栏欢迎/操作条菜单栏，点击+号可展开页面功能条视图页面，点击可打开文档欢迎/操作条：显示当前用户、日期，登录/取消登录，操作按钮（操作按钮根据不同的用户权限和功能模块而改变）；菜单栏：进入不同的功能，通过“+”号可展开，单击展开到下一阶，双击展开到低阶；视图页面：显示文档的区域；页面功能条：进行页面切换，可指定每面显示的文档条数。二、工作流程工作流是日常工作业务的处理过程。是部门内部的协作或部门与部门之间的作业流程在系统中的体现。1．基本介绍点击工作流程菜单，如图：其中，左侧菜单栏指示以不同的信息组织方式显示工作流程文档，比如可以按文档的类别组织文档。右侧的文档视图显示按不同方式组织的文档。可以查看文档的标题，拟稿人，文档的类别，当前文档所处的流转状态及拟稿时间。点击标题链接可以打开文档。基本概念：文件类别：工作流程可分为多种不同的类别，比如会议接待任务单、办公系统开通审批表等。流程：不同的文件类别可能会以不同的方式完成它的流转过程，这个过程就是流程，流程是由不同的节点（或称步骤）组成。不同的节点可有不同的操作功能，比如某些节点用户可修改文档的内容，有些节点需用户审批意见。管理员可以设置流程的组成和功能。操作：在文档流转过程中，需要用户对文档进行处理，这个处理的过程称为操作，基本的操作介绍如下：拟稿：新建文档；提交下一步：设置下一步骤人员，（如果需要，填写意见）进入下一个步骤；提交意见：在需要用户填写意见的步骤中，填写完意见后，进行提交意见操作。收回：提交人员收回已提交的文档；退回：在步骤中的人员把文档退回到上一步；否决：文档不再流转，直接进入结束状态；2.拟稿状态（1）新建文档在拟稿状态视图或所有文档视图下，如果当前用户有权限，则点击操作条上的新建文档操作按钮，可新建一个文档。图：选择文档类别系统弹出一个选择文件类型对话框，选择需要新建的文档类型，按确定则进入新建文档页面。管理员可以设置用户可以新建的文件类型。不同的文件类型有不同的表单格式和不同的控制流程。按照格式填入各个域的内容，根据已经配置好的流程，启动一个流程。如办公系统开通审批表：（2）提交文档流程中任何步骤，用户需要处理的只有两种提交操作：提交意见和提交下一步。当流程节点设置为只允许单人操作时，该节点的处理人员必需选择下一步骤，并对文档做相应的处理，比如，填写/修改相关的内容，或者填写必要的意见。最后选择提交下一步按钮。当流程节点设置为允许多人处理时，处理人员不能选择下一步骤，只需填写处理意见，然后选择提交意见按钮，提交用户的处理意见。当一个步骤中的所有人员都处理完毕，则最后一人提交意见后，流程自动转入预选设定的下一步。（3）收回如果用户发现已提交的文档有误，可以使用收回操作。收回操作的只在下列情况下允许操作：b.该节点允许收回；c.上一节点的提交人员有系统级的收回权限。当选择收回按钮后，文档改变流程的流转，回到上一个提交的节点。（4）退回处于文档的当前处理节点中的人员，当满足下列情况时，可以退回：a.该节点允许退回；b.当前操作人员有系统级的退回权限；c.当前操作人员是当前节点的处理人员之一。选择退回按钮后，文档退回到上一节点。（5）否决处于文档的当前处理节点中的人员，当满足下列情况时，可以否决：a.该节点允许否决；b.当前操作人员有系统级的否决权限；c.当前操作人员是当前节点的处理人员之一。选择否决按钮后，文档直接跳转到结束节点，不再流转。（6）查看流转状态选择文档的按钮流转状态按钮，可跟查看该文档的整个流转过程，显示第一步骤的人员，处理状态，处理时间，提交人，提交时间。流转状态会完整记录包括收回、退回、否决的所有的流转过程。（7）文档的冲突处理当文档的流程节点允许多人同时处理时，可能会产生文档的冲突。当第一个人员打开文档，进入编辑状态修改并保存文档，如果在第一个人员退出之前，第二个人员进入同一个文档并编辑并保存文档，则会产生冲突。系统对文档设置冲突处理机制，使一个文档同时只有一人能处理编辑状态。当第二人进入编辑时，系统会提示并回到读状态。当一个文档允许多人同时处理时，处理人员不应长时间在编辑状态下占用一个文档，应及时处理，并退出文档。打开读文档则不会触发冲突。如果用户在编辑状态下发生异常，没有正常的退出文档，比如系统死机，掉电等原因，则会产生文档死锁。当发生死锁时，原操作人员或管理员可打开编辑原文档并保存退出，即可解锁。另外，系统提供了定时解锁功能。3．我的待办我的待办汇集了系统中所有需要当前用户办理的工作，待办工作可能来自于办公系统收发文管理、客户关系管理系统的工作流程等待办工作给用户一个集中的工作入口，系统中所有工作流流转过程中，都会在用户的待办工作中发相应的信息。打开一个待办工作文档，可以点击相应的链接，找到相应的文档进行意见处理。如下图:对文档、任务进行更改或批阅时，点击编辑按钮，在红框区填写你的意见，点击保存，再点击提交意见按钮，完成待办处理。如下图：用户还可以点击篮框内的流转记录按钮，查看某文档的发送人、接收人及处理情况。如图：待办工作文档处理完成之后，该文档将不再显示在待办工作栏。三、客户档案1.基本内容在客户档案下面包括存档类的客户信息，有以下几种类别：客户档案：单位客户档案，记录单位的信息；联系人：单位的联系人信息，可与客户档案相关联；项目管理：企业的所有工程项目，记录工程项目的信息，及所有与该项目相关的所有信息；合同管理：记录合同相关信息；技术协议：记录技术协议相关信息；管理员操作：由管理员进行维护。相关名词：片区控制：可以指定相关的文档的所属片区，属该片区的人员可以查看。授权查看人：该输入该域的人员，可查看文档。相关资料：每一种档案文档，都可指定与之相关的文档，可以通过相关文档链接，快速跳转查看。2.客户档案点击左侧的号，可以按不同的方法查看客户档案。新建客户档案：如果有相应权限，在操作条左边点击新建客户档案按钮，可新建一个单位客户档案。输入相关内容后，保存。在单位客户资料下可新建该单位相关的联系人，合同，项目，系统会自动把当前文档加入到新建文档的相关客户档案中。3.联系人输入联系人资料。联系人的部门、职务、岗位会以组合的方式显示在客户档案中，比如：部门生技部职务部长岗位电气设计显示为：生技部部长/电气设计--李涛4.合同管理输入合同的信息。合同的内容可以通过扫描，转换为图片，通过附件加入文档。也可以加入Word文档或其它文档。系统预置了10个附件输入框，可以逐个加入附件，也可以快速导入。快速导入方法：快速导入时，以文件名后两位作为序号，比如图片为xyabc01.jpg到xyabc20.jpg,文件存放于c:\pictmp目录，则本地文件设为：c:\pictmp\xyabc预号可从1开始，扩展名为.jpg,每按一次导入，可自动在附件框中加入一个文件。系统自动记忆当前加入的附件框的位置，当加入到最后一个附件框后，需选保存（上传）文档。保存后，从第一个附件框相继导入。系统自动判断文件是否存在，如果不存在，则查找下一个序号的文件。当使用导入功能时，目录名或文件名不允许有中文存在否则不能快速导入，但通过附件框直接加入不受此限制。当用户打开合同文档时，缺省设置是显示图片，不显示文件列表。可能通过显示/隐藏图片和显示/隐藏列表来切换。当用户有权限时，在编辑状态下，在文件列表中选中某文件，则再次保存时，该文件从文档中删除。5.技术协议记录技术协议信息。操作与合同基本相同。四、个人办公个人办公主要包括电子邮件、日程安排、待办事宜、我的待办工作、个人记事本、个人通讯录。1.电子邮件系统的每个用户都有自己的邮件数据库，此数据库是用来管理所有有关自己的电子邮件的。电子邮件是整个系统的核心，所有的流程都是靠电子邮件来传输的。进入此数据库的界面如下图所示：2.日程安排日程安排主要提供用户一个日程安排的功能，同时兼有日历的功能，当天的日期显示为黑色，如下图：在日历格式下，可选择“列出一天”显示当天的日程安排，“列出两天”显示当天及下一天的日程安排，“列出一周”显示包括当天的那一周日程安排，“列出两周”显示包括当天的那一周及下一周的日程安排，“列出一月”显示包括当天的那个月的日程安排，灰色部分表示不是本月的。中间标有“16”的小图标则显示当年的日程安排。点击“新建日程安排”来安排哪一天将要干什么事。依次填入各个域的内容，点击“保存并关闭”。3.待办事宜个人办公中的待办工作是个人设置的相关事宜，起到提醒督促的作用。4.我的待办工作显示工作流程中的我的待办。5.个人记事本个人记事本用来存放有关自己的一些日记之类的文档。点击“新建文档”，填入各项内容，保存退出。6.个人通讯录个人通讯录用来存放个人的一些好友的联系方式，供自己查询。可以点击“新建文档”，增加联系人。点击姓名来查看或修改。五、信息平台信息平台是企业内的信息共享。1．内部公告公告管理是企业内部发布公告的平台。新建公告，如下图：图：公告编辑