东磁ERP_SAP实施方案

第1页/共11页东磁集团有限公司ERP/SAP项目调查报告会计前言SAP系统的实施是对企业所有资源的一种整合，在项目实施之前，SAP系统实施顾问对企业现有组织结构及业务流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22日起，按东磁集团ERP-SAP项目组相关领导的要求，源景科技公司的顾问对东磁集团财务总部、东磁股份有限公司、东磁进出口有限公司等单位的财务部进行了调研。此次调研工作，得到了东磁集团领导和东磁股份、东磁进出口等公司领导的大力支持，通过调研，我们就东磁信息化建设项目的进行有了具体的规划意见和建议。现就调研的相关内容汇报如下：受访单位/部门受访人/职位/通讯方式时间主题东磁集团信息中心李明主任2002/05/22(周三下午)东磁集团网络简介各公司现使用系统介绍东磁信息化建设初步规划东磁集团财务总部任总监（总经理助理）2002/05/23(周四上午)东磁集团财务总部业务概况东磁集团组织结构东磁集团财务总部栗先生（主办会计）2002/05/24(周四下午)东磁集团财务业务概况东磁股份财务处理流程东磁进出口公司张副总（进出口公司）何部长（财务部）2002/05/25(周五上午)进出口公司财务处理流程东磁集团公司财务结算业务现状东磁集团的组织结构如下图所示：信息中心会计部总经办审计部资金部第2页/共11页东磁集团1.总部为各管理职能部门，管理企业的人、财和物。并设有监督职能的审计部、总经办等部门；2.财务为集团管理，各子公司的财务人员均为集团会计部委派，直属集团会计部管理；3.集团会计的业务包括对外收付款、银行业务、集团各部门费用的收集及分摊，资金划拨；4.集团各部门的日常管理费用，分摊到各子公司，分摊的标准是人工数、产量等；5.东磁股份有限公司拟于在香港上市6.公司从95年开始使用安易财务软件，其中应收明细帐在安易的总帐功能模块中进行，总帐和应付往来明细帐也用安易的总帐功能模块，但应收和总帐是分离的，在月末的时候，应收明细帐汇总成一张凭证，再输入到总帐会计中。安易软件有13个会计期间。7.总部目前固定资产以计算机、办公用具，车辆等，安易软件有固定资产管理模块，现用直线法自动记提折旧，但安易的固定资产管理和总长会计分离，需要在月末的时候汇总安易自动记提的折旧数据，再手动地第3页/共11页将这张凭证输入到总长会计中。8.总部与分公司使用同一套会计科目表，一级编码相同，二级以上的编码不做集中管理，各分公司单独管理。9.以人民币为记帐本位币；集团内有较多的关联交易。10.合并财务报表是总部每月很重要的一项工作，每月分公司在月末进行结帐，次月5号各分公司将会计报表上交集团会计部，集团会计部在6号进行简单的加总合并，7号出总集团合并报表；外部报表以一级科目出具，对象有财税、银行等机构。每月还须上报上级部门（如控股母公司——横店集团）20多个报表。11.主要是对关联交易、权益等的合并，集团提供标准EXCEL表下发各分公司，分公司填完后送回集团，集团根据收集到的数据进行手工的合并。利润因为是核算到部门的，用部门加总不会产生虚增的情况。12.固定资产分公司独立管理，但是集团有统一编号，固定资产有台帐，在起用固定资产的时候会有固定资产卡片。1年做1次以上的全盘，集团内部之间有租赁业务，并且有自制的固定资产，和外部的租赁业务很少发生。13.目前集团没有预算机制，希望SAP系统中有预算功能。目前只是在年终的时候给各分公司下利润指标。14.目前存在疑问的是：SAP中会计科目的结构是什么样的，能否灵活地对较低级的会计科目进行设置？SAP对税务成本的控制有何优点？SAP的售后服务方面提供怎样的保障？15.集团的资金部负责整个集团的融资工作，直接和银行、上级主管部门等机构沟通，进行集团的借贷款工作；16.集团的审计部起事前帮助和事后审计的作用，如：市场情报系统（了解市场信息）、价格（供/销）审核、合同审核、财务审核（票证领用）、法律诉讼、企业内部管理（全质办、ISO9000等认证体系）；第4页/共11页二.东磁股份有限公司1.组织结构：2.东磁股份有限公司拟在香港上市，组织结构已经确定，并且进行了大部分的上市准备工作。公司有永磁、软磁、电池和磁材4个事业部，每个事业部各有销供产职能部门，本次信息化建设，第一阶段仅考虑软磁事业部；财务科为职员为集团会计部委派的人员。3.软磁的产品由经营部销售，大部分通过进出口公司出口到国外，也有一部分为国内销售；4.应收帐款的业务流程：软磁部经营部生产部总工程师办公室品质部部办公室成品仓库销售科原辅材料检验最终检验副工技术员副工副工技术员标准资料管理生产设备管理计量起居管理原辅材料检验采购员模具设计科各生产分厂供应科模具中心模具检验科粉制技术员烧成技术员小试室技术员成型技术员设备科长动力科长永磁部磁材部电池部财务科东磁股份有限公司出库单成品仓经营部合同/订单（价格信息）价格变动会计科开税务发票第5页/共11页5.出库单中有一联交财务人员保管，在开立税务发票后，由财务人员做应收的凭证。产成品有一个单独的管理者管理成品的收发存台帐，该台帐和仓库人员的台帐进行核对。6.输入了应收凭证之后，月末汇总出应收往来帐报表，但是，没有进行帐龄分析和信用额度管理。货款回笼回到集团总部，再确认是哪个分公司的，在月末的时候集团总部一次性地划还给分公司，资金集团管理，但在帐上集团和分公司是分开的。分公司有支出性的资金帐号。7.帐龄需要另外整理，才能给出比较粗的帐龄分析报表。应收帐款逾龄的情况很多，因为没有很好的清帐机制和应收帐款的管理软件，无法精确地进行清帐，所以帐龄的数据不准确。而且对收款条件的执行也不是很严格。8.应收帐款对帐流程：9.对驻外的成品仓，往往因为收发存的数据不及时，给应收帐款的管理带来麻烦。10.对赠品，一般以礼品的方式，通过赠送部门领用，作为部门的费用。11.退货时经常无法确定是对哪个订单的退货，也无法确定是所退货是从哪出货的。12.销售的税务发票用金穗软件（财税部门规定）开立。应收明细帐用安易软件管理。13.应付帐款产生的流程：应收帐款管理产成品管理台帐成品仓收发存报表出库单采购计划生产部供应科会计科采购询价价格确认员价格确认采购品管科仓管检验收料单检验单入库供应商发票材料会计材料台帐入库单第6页/共11页14.各分公司负责自己的采购，目前没有集团采购。入库后，检验部门在验收单上注明检验结果，有特采的处理方式。15.关联公司之间的调拨，按发出公司的价格计价。对外采购一般都是90天付款，付款很及时。16.办公用品一部分是办公室主任采购，直接报费用。17.公司有1000多供应商，和供应商之间一般不对帐，如某供应商发生的差异过大时，才可能对帐，公司仅提供明晰清单，由对方核对。18.付款时先列一个审批总额报表给集团，集团将总额转入分公司帐户，分公司在给供应商付款，对既是客户又是供应商的，很少会对冲的。付款的方式主要有：现金支票、以货抵帐（年底一次）、转帐支票、汇票、电汇等。19.软磁会计部的出纳负责现金日记帐和银行日记帐。没有做现金预测，在入凭证时，对现金凭证和银行凭证做特殊标记，以作为产生现金流量表的原始依据。20.软磁没有外汇业务，供应商和客户的资料会计部门不参与管理。21.一般期间费用的报销流程：22.固定资产的取得流程：23.按大类对固定资产分类，从而确定使用时间，折旧费分部门，公司间转移有单据，移动流程：一般费用填报销单部门主管部长财务科审核出纳报销部门申请部门领导财务审核供应科启用移动部门间协商部门领导移动报告移入公司购进移出公司清理第7页/共11页清理流程：24.为上市做准备，对固定资产已经作过全面的评估，对折旧期间也进行了重新的确认，在建工程中利息不追加，在建的时间不长，结算时全部资本化，不转费用，大修的情况较少，不延长折旧期间。25.存在帐实不符的情况，主要是帐上漏管的情况。26.软磁有较多的存货，对积压的存货，年末一次性（十一月）处理；27.管理部门不考核业绩，只对生产部门进行考核，用制造成本和产出进行比较。期间费用没有分部门核算，只分项目核算，目前没有预算。每月月末依工人数、资产额等用手工的方式分摊到制造部门。28.料一次性投入。领用物料时，直接归部门核算，不分产品。用FIFO的计价方式，材料管理有软件进行。月末出部门领用金额报表，手工做物料成本凭证，物料的采购单价变化不大，没有目标成本，也没有标准成本，物料在产品成本中约占60%左右。产成品出库用全月一次加权平均计价。入库用实际成本。成本在月末一次性结算，平时的出入库只有数量，没有金额，在月末一次性计算金额。29.成本项目分为料工费，不能细分到产品品种，只能按一定的标准（约当系数）分到产品，希望用标准成本。30.WIP按月末在产品，盘点资料（统计科盘点在产品数量），盘出每道工序的量，按约当产量进行分配WIP和产成品成本。约当系数对所有产品一样，月末在产品不多，较稳定。31.没有利润中心、没有获利分析，内部订单没有，但是都很需要。32.模具单独有仓库，部门领用按出租收取租赁费，用完后，归还到模具仓。模具的使用时间很长，按期间费用核算，软磁的模具按固定资产。33.软磁会计主要问题：材料会计工作量大，物料部门和财务部门重复工作，没有分产品的成本核算，没有预算及预算管理，无法在系统上进行量本利的分析。希望起用标准成本核算，并对部门进行成本管理和预算控制。三.进出口公司1.组织结构：2.进出口业务流程：进口：报废报告主管部长财务科营业外收入凭证东磁进出口有限公司单证部开发部出口部进口部办公室会计科进口申请单主管部长进出口公司进口科进口进出口公司付款月末和申请部门结算第8页/共11页出口：3.进出口公司是一个独立的法人公司，除了替集团内部的公司进行进出口业务，也有小部分的代客户代理进出口物品。4.适用贸易公司的会计制度，主要是对应收帐款和费用的管理。5.分公司和进出口公司之间是实际的买卖交易关系，但是，卖给进出口公司的价格和客户的价格一样，经过进出口公司不会产生价差。进出口公司的利润主要来自出口退税。进出口公司有权利改变价格，但是产生的差额由出货公司承担。6.进出口公司没有自己的库存，是典型的贸易公司业务，所以在财务上也有很强的贸易公司性质。7.用人民币为本位币，主要的业务外币有美圆、欧圆、港币等，在进出口公司内将外币兑换成人民币，再和集团内部公司结算，汇率一般以月末的汇率为依据，一个月变动一次。8.有寄售品，仓库委托别人管理。寄售只有在实现销售后才和出货公司结算。9.结算方式主要有LC和TT，TT较多，应收款进出口公司负责，有帐龄分析。有简单的信用额度管理，有很少的分期收款，没有现金折扣。10.进出口公司进行独立的成本核算，起成本主要是期间费用，如电话费、展费、运费、保险费和销售费用等。11.外汇结转采用逐笔结转的方式进行，月末一次性结算汇兑损益，汇兑损益由出货公司承担。12.应收帐款分客户、业务员、发货部门、商品代码、回笼期间、收汇时间等进行分析，在收款清帐时按金额采用逐笔核销的方式单笔进行，13.进出口公司现使用4个系统，宏桥——应收帐款的管理（含清帐），安易帐务系统，国家出口退税系统和合同管理系统。对应收帐款的管理是重点，但目前的系统打印很不方便，要先导入Excel，再打印，对应收的核销（清帐）功能不完善。14.主要问题点有：没有预测和预算管理（目前是收付实现制），销售分析不全面，清帐功能没有，对帐龄分析有待加深；外销合同（国外订单）给东磁股份的内销收购合同软磁生产软磁出货月末和出货部门结算进出口公司应收进出口公司收款第9页/共11页改善从调研的结果，可以看到，东磁集团的信息化建设在财务方面有以下几个方面有待加强：1、免重复工作，提高效率。正如我们所看到的一样，目前，在采购、销售和财务部门有一些工作是重复的，不但浪费了人力物力，也降低了效率，增加了出错的几率。例如，成品仓出库之后，对客户产生应收帐款，目前，需要有应收帐款会计台帐和产成品管理台帐两边同时进行跟进，再结合成品仓三个部门进行帐务核对。在保证数据准确的前提下，却无形中给成品仓增加了工作量，