采购中的内部控制―谈齐二药的内控缺失

科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。采购中的内部控制―谈齐二药的内控缺失2006年4月，广东省中山医院因使用了齐齐哈尔第二制药有限公司生产的“亮菌甲素注射液”而导致多名患者肾功能衰竭，其中11人死亡。此事引起了国务院、国家食品药品监督管理局和广东省委、省政府领导的高度关注和重视。2006年7月19日国务院总理温家宝主持召开国务院常务会议，严肃处理齐齐哈尔第二制药有限公司制售假药案相关责任人。经审查发现这是一起不法商人销售假冒药用辅料，齐齐哈尔第二制药有限公司（下称齐二药）采购和质量检验人员严重违规操作，使假冒药用辅料制成假药投放市场，导致11人死亡的恶性案件。事件于2007年3月29日立案。11名受害人将中山三院、销售商“金蘅源”、“省医保”、生产商“齐二药”告上法院，索赔总额达两千万元左右。一、案例解读：1、齐二药背景简介：齐齐哈尔第二制药厂是一家有着38年制药历史的大型制药企业，在行业内有着良好声誉。公司多年来一直很受各医院和药品公司的信任。在2005年之前属于国有企业，由当地一家大型的企业集团——黑龙集团控股”。2005年7月份齐二药进行股份制改造，先转让给“北京东盛园投资公司”，再经“北京东盛园投资公司”将部分股权和实际经营权都出让给私人。由此，成为一个实质上的私营企业。2、案件经过：1)低价买进齐二药厂负责原料采购的纽忠仁在采购过程中认识了江苏省泰兴市不法商人王桂平，为了谋取暴利，王桂平不惜铤而走险，以中国地质矿业总公司泰兴化工总厂的名义，伪造药品生产许可证等证件，将工业用的丙二醇假冒药用级的丙二醇销售给齐齐哈尔第二制药有任公司（他购进二甘醇，每吨只需七千元左右，再转手卖给齐齐哈尔第二制药有限公司，就涨到科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。每吨一万四千五百元，价格整整翻了一倍多）。2005年10月，纽忠仁第二次向王桂平购买，这一次，王桂平卖给齐药二厂的不是工业用的丙二醇，而是价格更低的工业原料二甘醇。在整个购买过程中，纽忠仁为了图便宜，即未向泰兴化工总厂索取资质证明，也没有到厂查看，购入了假冒的上吨丙二醇。2)违规验收假冒的丙二醇在购入以后，齐二药的化验室主任陈桂芬等人又严重违反操作规程，未将检测图谱与“药用标准丙二醇图谱”进行对比鉴别，并在发现检验样品“相对密度值”与标准严重不符的情况下，将其改为正常值，签发合格证，致使假药用辅料投入生产。3)低价中标2006年，广东省实行新一轮药品集中招标采购，在投标过程中，齐二药生产的亮菌甲素因投标价格最低，而最终成为了省属医院集中招标采购的独家中标品种。于是，由齐二药制造出的假药“亮菌甲素注射液”顺利进入了市场：而广州中山三院和广东龙川县中医院使用此假药后，11名患者出现急性肾功能衰竭并死亡。二、案例分析：1、采购环节的内部控制分析对于齐二药来说，如此大宗的丙二醇应当属于企业的重大采购，“企业对于金额重大、重要性高、技术性强、影响范围广的经济业务与事项，应当实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策意见。”1[1]，从我们所了解的案情细节来看，齐二药案所反映出最直接的问题就是采购流程上的严重失控。企业采购环节的一般流程如下，信息流科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。在这个流程中，关键的内部控制点有五个：（1）请购与审批控制（2）供应商管理控制（3）实施采购控制（4）验收、入库及领用控制（5）付款管理控制请购流程的审核控制关键审批关键点具体内容订多少？应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内。检查使用物品和获得劳务部门的主管是否在请购单上签字同意。对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。请购数量不大或者零星采购的物品，采购指的成本分析控制可对照资金预算来执行。向谁定？购货部门在正式填制购货定单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。会计记录付款处理应付账款处理验收采购计划采购现金流票据流科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。对于一些大宗的交易，采购部门还应当采用一套有效的指标程序来进行。何时定？防止正常的生产过程被推迟，或者过早地使现金被搁置在存货资产上。这种控制主要由存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。其一，我们可以看到，企业本来应在请购和审核环节就开始考虑材料的价格、质量、数量及供应商因素。然而，在齐二药案中，我们可以明显发现，采购员的采购行为与前期的请购审核是完全分离的，究竟是齐二药根本没有请购与审核流程，还是这个流程失控，我们不得而知！其二、在“企业内控控制－采购与付款循环”的关键控制点中，我们发现，齐二药最大的缺失就是供应商的管理控制！供应商的管控对企业的成本控制来说意义重大，是“企对公司﹑对采购﹑工作者最最核心的工作。齐二药进行如此重要的采购，应该在寻找和评估供应商时就开始严格控制，至少应该考虑以下7个环节：（1）为提升公司生产效率和减少停工待料，采购部必须以实际需要寻求供应商。（2）采购部在寻找供应商中，必须要了解该公司的设备﹑制造能力﹑配合度等。（3）当采购确定新的供应商可以与公司配合后，必须会同质检部﹑技术部等相关部门主管作该厂商的评鉴。（4）该厂商评鉴中必须依据公司供应商评审考查表进行考核，经相关主管判定合格或不合格.（5）供应商判定不合格者，给予通知限期改善不合格项目，改善后通知重新评审要求，收到评审要求后另行约定时间重审。（6）判定合格的供应商采购部列入合格供应商名录，下单开始列入供应商管理办法。科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。（7）采购部必须随时寻求新的供应商，以利于公司的运作以及降低公司的成本。在齐二药在供应商的选择上完全没有控制机制，更没有相应的监督机制，完全是由采购员纽忠仁一人操纵，他在没有考核王桂平的所谓虚构的“中国地质矿业总公司泰兴化工总厂”的情况下一而再、再而三的大批进货，而企业显然也没有建立供应商数据库及对供应商进行评审考核的机制。在这样的企业失控状况下，可以说造出假药毒药至死人命是迟早的事！其三，在实施采购的控制中，企业本应按内部控制五要素的要求做到：“包括职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等”2[2]，我们没有从案例的细节中了解到丝毫这方面的授权、职责分离、控制方面的信息，对于齐二药来说，原料的验收和品质控制应该是企业的生命线，是企业最需要控制的风险，完全应该是层层把关、步步设防，可是我们得到的真实情况却是：“采购员钮忠仁说自己根本看不懂化验资料；验药的化验室主任陈桂芬学历是初中一年级，并自称“没有受过什么（化学）培训”；副总经理朱传华称“在公司，有个惯例，产品检验不合格也要按合格开（合格报告书）”；副总经理郭兴平更称，“公司的GMP认证是花10万元买的”；总经理尹家德则表示，在生产和销售“亮菌甲素注射液”时，他已辞职，对假药事件毫不知情……”3[3]从“企业内部控制－采购与付款循环”的角度来看，齐二药的内部失控已经达到了匪夷所思的程度，可是说，齐二药在请购、选供应商、验收、保管等环节中的任何一个环节设置控制措施，假药都不会形成，悲剧都不会发生！那么，像齐二药这样的受国家认可的大企业怎么会发生这样的恶性事件呢，我们认为，在采购与付款失控的背后，还隐藏着更深层次的原因。2、深层原因分析（1）治理结构的问题科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。齐二药是一家经改制而成的企业，它的私有化“改制”完成于2005年，在此之前，它是一个真正的公有制企业，但是具体的所有权归属却混乱不清。2005年9月30日，官方公告称，经招商引资，北京东盛园投资公司以1442万元接盘齐二药厂，从黑龙集团手中购买了控股权，随后又将这部分股权的25%出售给了当地一家连锁药店的老板桑红霞。到案发时，我们发现，这个所谓的“北京东盛园投资公司”只是名义上的投资者，而齐二药的实际控制上是一对桑红霞、刘劲涛夫妇。齐二药在改制以后已经转化成了一个家族化管理的民营企业。用齐二药厂原工人的话来说，齐二药是“曾经好企业，改制变了天”！齐二药私有化“改制”以后，企业的管理文化一落千丈,一切以利益为导向，为了降低制造成本，减少工人工资，齐二药在不告知企业中的工人的情况下，大规模裁员,到案发时齐二药的正式工人已经超过一半下岗，同时，企业大量聘请没有专业技能和资历的临时工，于是导致了企业在各环节（尤其是药品质检环节）上的严重漏洞！“这就好比买猪肉，你去买两斤猪肉，怀疑里面有猪肉精，难道你会去养猪场实地考察吗？”——副总经理郭兴平这样比喻采购药品原料“根本看不懂化验资料”－采购员钮忠仁“初中学历，没受过什么培训”－化验室主任陈桂芬4[4]公司治理结构的目标就是要形成科学有效的职责分工和制衡机制。而齐二药经改制以后，完全沦为一个由内控人控制的企业，股东、董事会的制衡根本不存在，而且，实际控制人又是唯利是图，忽视社会责任，那么，这样的企业必然是内控缺失、舞弊横行的，企业制出假药、毒药可以说是必然的！（2）国家质监部门的漏洞：齐二药案件爆发以后，网上一片哗然，“毒药入市要有四大条件：商家见利忘义，检验人员不称职，管理人员是糊涂官，监管部门存在漏洞”。这四个条件在齐二药中居然一应俱全，如果说作为企业为盈利而丢弃社会责任，那么国家质监部门又应该承担什么样的责任呢？科学管理合理组织，不断深化“双基”建设，狠抓安全技术教育培训工作，全面落实“手指口述安全确认操作、岗位描述”安全管理规范，提高全员安全责任意识和整体操作技能。齐二药案发以后，广大网民直接把矛头指向了国家药检部门：“蹊跷：假药居然独家中标”；“恐怖：假药数量惊人”；“疑问：公民的肚子成了假药安检器”；“‘国药准字’不能忽悠老百姓”；“光打药厂救不了百姓信心”。2007年9月，国家食品药品监管局药品安全监管司副司长许嘉齐做客人民网，出席“食品药品安全，医疗卫生保障――牵系生命的话题”首场网上座谈会。针对“齐二药”，“欣弗”等品安全重大事件，许司长表示要查处药监系统内失职渎职，推动行业自律。我们国家连续出现了类似“齐二药”、“欣弗”的事件，这些事件暴露出我国药品生产和流通领域存在的突出问题，同时也暴露出药品监管工作中存在的一些不足。党中央、国务院高度重视药品安全的问题，吴仪副总理曾说，药品安全是天大的事儿，为了保证公众的用药安全，在“齐二药”和“欣弗”事件之后，国家食品药品监督管理局根据国务院领导的指示，不断地总结经验和教训，在近期将采取各种措施，开展整顿和规范市场秩序的专项行动。国家食品药品监督管理局根据国务院领导的要求，确定了整顿和规范药品市场秩序的工作重点和主要目标，确定了坚持整顿与规范相结合，围绕药品研制、生产、流通、使用四个环节，严格准入管理，强化日常监管，打击违法犯罪，特别是将查处药监系统内失职渎职，推动行业自律作为重要的内容之一。三、小结与思考：齐二药案例让我们再一次审视中国企业的内控概况，并体会企业内控缺失所带来的严重后果。企业要长远发展，必然不能只顾及眼前的利益，而要承担社会责任，这