文档管理

2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇1第五章文档管理2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇2文档管理的重要性•自动化办公的先决条件是文档管理，只有文档被有条不紊地管理起来以后小才能最大化地实现无纸办公。•文件档案管理的自动化程度直接关系到行政机关的办公质量与办公效率。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇31．文件•在计算机中，文件是指存放在外部介质上的以文件名为标识的数据的集合。文件可以是语言程序、目标程序、一组命令、图形或者其他数据，且都记录在存储介质上。为了使用上的方便，每个文件都有一个名字，叫做文件名。5.1文件、文档及公文2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇4•对文件的处理过程主要是指对文件的读写过程。读文件是指从文件中读取信息，读取的信息存放到某种存储介质中，这个过程称为“输入过程”。写文件是指将某种存储介质中的信息写到指定的文件中，这个过程称为“输出过程”。因此，读写过程和输入输出过程是从两个不同角度来描述对文件实现的操作过程的。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇5从文件的内容来区分，文件可以分为程序文件和数据文件两大类，前者存储的是程序运行时所用到的输入或输出的数据；从存储信息的形式来区分，文件可分为ASCII文件和二进制文件。前者是以ASCII代码形式存放的，后者是以机器内存储数据的形式存储的；从文件的组织形式区分，文件可以分划顺序文件和随机文件；按存储介质来区分，文件可以分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件、打印文件等。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇6文件名由主文件名和扩展名(属性)组成。计算机的文件管理系统不允许同一介质的同一个路径中有两个相同的文件名，否则就无法区别。但不同介质或同一介质的不同路径可以有同名的文件，因为查找文件是按介质和路径进行的专用的计算机系统的保留字符，不能用来做文件名，文件的扩展名由1到3个字符组成。可用的字符同主文件名。扩展名必须用英文中的句号(。)与主文件名隔开。原则上，扩展名可以任意指定，但习惯上对不同属性的文件采用不同的扩展名。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇72．文档•文档是指应用软件创建的各种信息，其内容包括文字、图像、声音和视频等。一个应用程序可以创建无数个文档，而文档文件总是与创建它的应用程序有关联。•3．公文•公文，就是公文文书。在我国，国家行政系统的文件称为公文，在企事业单位或社会团体曾一度习惯上称之为文件。之所以这样区别，是因为党政机关发布的有关公文“条例”或“办法”，在内容上有异同。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇8•公文又分为专用公文和通用公文。专用公文只是在某一领域，由专门机关形成并使用的公文(如外交、司法、科技、文教等部门使用的文书)。通用公文则是通用于各类政府机关、团体、企事业单位的内部和相互之间的公文，即国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。•简言之，公文是在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书、是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇9•所谓“电子文档”，也就是作为档案保存的电子文件，它并非是文档的惟一形式。在人们的观念中，纸质文件上的手工签名和红印章才是安全和保险的，才具有法律效力。因此，在现阶段纸质办公方式和电子办公方式并存是必然的。但随着办公自动化技术的发展，我国各机关电子文件的归档工作已经摆上了议事日程，因此，机关应制定电子文件的归档管理办法，明确电子文件的管理权限和归档范围。5.2文档的电子化管理2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇10在进行文档的电子化时，可以采用数码相机将资料、单据拍下来后，对图像进行压缩打包，存入单独的数据库，并且将图像与文字资料分开存储。音频文档的处理主要表现在数据采样和加工处理两个方面。对数字音踊信号的加工和处理则主要表现在剪辑、合成、静音、增加混响和调整频率等方面。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇115.2.1传统的文档管理方法传统的文档的存放，一般是根据文档间的相互联系、特征或保存价值分类整理立卷的。将同类文档放入一个或几个相近的文件夹中，然后进行归类存放。传统的文档管理所面临的主要问题：•登隶的重复性•查找不够及时有效•文件办理的总体情况难以掌握。•文件流转效率低。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇12电子文档管理系统是以计算机为核心设备，实现对文件与档案从发文、收文到分类、归档、检索、删除的一体化管理，提高文档利用效率的系统。电子文档管理系统除了利用自身的文件处理功能外，还需要综合利用文字处理、网络通信与电子邮政、数据库甚至对象联接等多种技术。电子文档管理系统的应用，特别有助于文件的生成、检索和利用。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇135．2。2文档电子化管理的特点信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇14按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，办公自动化电子文件、EMAIL电子文件等，它们多以文本、图像、声音或映像的形式存在；另一种是记录人们生产或者科研活动的技术性电子文件，例如CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制滨)等产生的特殊形式的文件。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇151．电子文档管理的优势(1)采用共享存取文件减少工作量。(2)存取文件不受时间、地理位置的限制。(3)检索查询快捷。(4)文档管理一体化。(5)利用电子档案柜方便档案管理。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇162．电子文档管理存在的问题(1)应用发展的阶段性。(2)设备依赖性。(3)信息与载体的分离性。(4)非实体归档的可能性。(5)对背景信息和元数据的依赖性。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇173．电子文档归档及管理电子文件归档与管理的标准规定了在公务活动中产生的、具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。我国对电子文件归档与管理的规范主要包括以下方面：(1)电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇18(2)应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。(3)应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境，相关软件、版本、数据类型、格式，被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。(4)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。(5)具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩品。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇19（6）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。5．2．3文档电子化存在的问题概括起来讲，目前我国在文档的电子化方面还存在以下的问题。(1)对电子公文的性质和作用认识不足。(2)系统功能单一，层次不高。(3)安全隐患不容忽视，保密观念还需加强。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇20(4)资金投向失衡，开发与应用脱节。(5)规划滞后，标准不统一。(6)复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善。(7)电子文件的法律效力尚不明确。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇215．2．4文档电子化中的几种关系1)电子公文与纸质公文。电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时间内，不可能完全抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇222)电子印章与电子认证。对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机才能印出红章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章；如果发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章时现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被他人通过技术手段窃取或仿制。实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，做好电子认证。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇23(3)网络媒体与传统媒体。网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体，与传统媒体相比，网络媒体具有检索便利、时效性高、信息发布范围广泛、可准确统计等优势。一方面，我们应该充分发挥网络媒体的特点，丰富电子公文的信息形态，另一方面，应该使用网络媒体发布公文信息，甚至可以把网络媒体发布的公文作为标准文本，如在政府网站上设立专门管理的电子公文发布中心，一旦公文在此发布，就作为正式文本，不可再被更改、删除。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇24(4)电子公文与电子档案。具有档案保存价值的电子公文，必须要归档保护。电子公文归档后即形成电子档案。对于电子公文的归档管理，最好分步走。第一步，先将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。第二步，逐步实现文档一体化2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇25(5)公文传输无纸化与文档一体化。公文无纸化远程传输(电子公文传输)实际上就是在专用的通信平台上安全收发加密的电子邮件，电子公文传输可以实现个一点”对“多点”的收发功能，简化了繁杂的工作环节和程序，推动了政令的有效快速传达，这不仅是传统发文方式的变革，而且会带来机关办公方式的转变。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇26(6)公文处理规范化与个性化。公文处理包括公文的进出、办理、形成、传递、存贮、归档等流程，电子公文处理系统可以帮助办公人员及时掌握公文的有关信息，并提供查询、统计、打印、催办、领导批阅、归档等功能，起到提高办公效率与质量的作用。(7)公文处理自动化与标准化。(8)公文资源共享与安全保密。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇275．3电子文档管理系统5．3．1电子文档管理系统1．电子文档管理系统的主要信息(1)用户身份。如用户为发文人、收文人或兼俱收、发身份。(2)公文记录。如收／发文号、发／来机关、标题等目录信息以及主题词、分类号、份数等。(3)公文内容。主要指文摘乃至公文全文。(4)公文状态及类别。如已／未阅、已／未发送、是否保存、是否已入纸篓、销毁时间及销毁批准人、执行人等。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇28(5)公文密级。(6)借阅记录。如借阅人姓名及其权限、借阅日期、归还否等。(7)阅读意见。(8)保存地点。如公文所存储的盘片号、缩微胶片号等。2020/6/30重庆邮电学院计算机学院杨勇292．电子文档管理系统的主要功能一个好的电子文档管理系统，在遵循常规的公文与档案办理要求及技术规则，符合国家的有关规定的基础上，至少还应具备如下功能：(1)创建。创建文档主要可以利用文