Excel实用技巧

EXCEL实用技巧赛维大讲堂系列课程之办公软件系列课程之Excel实用技巧数据输入技巧1.分数的输入先输入0，接着输入空格，再输入对应的分数。如：依次输入“03/5”，就能在单元格中输入3/5的分数（单元格的数值为0.6）。2.文本号码输入先输入“’”(英文单引号)，然后再输入对应的号码。如：依次输入“’001”，单元格就能显示001，若直接输入001，单元格将显示为1。Excel实用技巧用填充柄快速输入数据1.用填充柄自动填充2.双击填充柄快速填充3.右击拖动填充柄（快速输入复杂序列）Excel实用技巧在多个（相连或不相连）单元格填充同一数据或公式选中需要填充的单元格，输入要填充的数据，再按下Ctrl+回车键填充快捷：按“Ctrl+D”可将单元格上方的数据填充进来；按“Ctrl+R”可将单元格左侧的数据填充进来。Excel实用技巧快速输入前缀相同的号码1.选中需要输入数据的单元格，右击→设置单元格格式→数字→自定义，将类型更改为：“LDK-”@，打击确定。2.在单元格中直接输入批次号的数字，如“0172”，单元格中就会显示为：“LDK-0172”。亦可通过合并合并来完成此项工作，但没有这么快捷Excel实用技巧快速给数据添加单位1.选中需要添加单位的单元格，右击→设置单元格格式→数字→自定义，将类型更改为：“#千克”，打击确定。原有的数据后面会自动添加上单位：千克。有时也可以通过合并列来实现添加单位，但会改变单元格的属性。Excel实用技巧合并功能的巧用如果要将A、B两列进行合并：1.在B列后面插入一列C列；2.在C1中输入：“=A1&B1”，确定；3.选中C1单元格，按住鼠标向下复制公式。注意：此时不能将A、B列内容删除，否则将出错。要先将C列的内容复制，并选择性粘贴至空白列上，这时再删除A、B、C列的内容。Excel实用技巧分列功能的巧用1.在分拆列后面添加一列或多列空白列（具体数量视拆分情况而定）。2.选中拆分裂；3.依次单击：数据→分列（数据工具）→弹出“文本分列向导”对话框。4.在对话框中选择数据拆分方法，单击“下一步”5.确定分列方式，并在“预览分列效果栏”中查看分列效果。Excel实用技巧选择性粘贴具体步骤：1.复制单元格→选中要粘贴的单元格→右击鼠标→选择“选择性粘贴”→根据实际情况选择对应的选项Excel实用技巧选择性粘贴（1）——变文本为数字在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。Excel实用技巧选择性粘贴（2）——运算如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下:在一个空单元格中输入“-1”，复制该单元格，选中需要转换的数据，点击“选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值进行加减乘除。如财务报表中将单位由元改为万元、在工资表中将每人的基础工资加上100元。选择性粘贴（3）——报表合并工作中常常会有这样一种情况，一张报表里的内容，可能存放在两个或更多的地方，或者由于分班次的原因，同一张报表分别由两个人来完成。表格结构完全相同，现在要将表格的内容合并起来，怎么办呢？如果直接复制粘贴的话，被复制的单元格区域中包含空格，所以是不可能的，这时，我们还是使用选择性粘贴：首先复制其中一张表格的数据内容，然后单击另一个表格的起始单元格，进行“选择性粘贴”，在窗口中选择“跳过空单元格”。Excel实用技巧选择性粘贴（4）——行列转换编辑表格时，为了美观或查阅方便，需要将表格中的行列转换，具体操作如下：复制表格的数据内容，然后单击表格的起始单元格，进行“选择性粘贴”，在窗口中选择“转置”。Excel实用技巧选择性粘贴（5）——公式、数值、批注……1.公式：只粘贴原单元格公式；2.数值：只粘贴原单元格的数值；3.批注：只粘贴原单元格的批注；4.格式：只粘贴原单元格的格式；大家可以根据自己的实际需求，选择粘贴的内容。Excel实用技巧快速选中全部工作表，并对选中的工作表进行批处理Excel文件中常常含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？或在所有工作表的同一单元格进行编辑？操作方法：把鼠标移到工作表的名称处，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了Excel实用技巧快速选取区域1.Ctrl+A：选取整张工作表；2.Ctrl+*：选定整个区域，根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域；3.定位条件：选定符合条件的单元格。Excel实用技巧快速查找按下“Ctrl+F”，在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。Excel实用技巧根据定位条件选择单元格在编辑工作表的过程中常常需要对某一类型的单元格进行编辑，如含公式、条件格式、常量、批注或文本格式的单元格。如果数据多，一个一个或一行一行地选中显然是非常耗时的，这时我们可以通过“定位”快速的选中它们。“开始→编辑→查找和选择→定位条件”，根据拟选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型，例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。Excel实用技巧保护工作表（锁定、隐藏）为防止用户意外或故意更改、移动或删除重要数据，或出于安全、保密起见，可能想要对工作表用户隐藏某个公式，可以选择保护某些工作表元素。开始→单元格→格式→锁定单元格（隐藏）→保护工作表（可以使用或不适用密码，当然如果适用密码，密码不能忘记）。Excel实用技巧快速查看所有工作表公式只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。可以在显示单元格值或单元格公式之间来回切换。Excel实用技巧禁止复制隐藏行或列中的数据（彻底隐藏单元格）为了查阅方便，我们常常会将某几行或某几列数据隐藏起来，但如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列（或行）也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“开始→编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。Excel实用技巧删除特定数据的技巧——自动筛选我们常常把Excel表拿来做成小型的数据库，在数据库中就会遇到要整理和删除不需要的数据的操作，例如，我们要删除所有单位是“Kg”的行，为了不误删或遗漏，我们可以通过自动筛选命令，筛出所有含“Kg”的行，然后删除：选定包括标题行在内的数据区域→数据→筛选（排序和筛选）→点击下拉菜单→选择“Kg”（工作表列出所有含“Kg”值的行）→选中这些行→删除（删除完毕后取消自动删除）可以通过其它数据条件和单元格颜色来完成自动筛选。Excel实用技巧彻底清除单元格内容1.选定想要删除内容的单元格级区域，依次点击“开始→清除（编辑）→全部清除”；2.也可以通过粘贴空白单元格的方式，将原单元格的内容、格式和批注覆盖了。Excel实用技巧移动单元格内容的技巧选定单元格,移动鼠标指针至单元格边缘，出现拖放指针箭头（空心箭头），按下shift键，然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时，单元格边界处会出现一个水平“工”字状标志，左右拖拉时，单元格边界处会出现一个垂直“工”字状标志。释放鼠标按钮，操作完成。Excel实用技巧将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift++”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。Excel实用技巧妙用冻结窗格在需要冻结的行的下一行（或列的右边一列）中，选中任意选中一单元格，依次单击“视图→冻结窗格（窗口）→冻结拆分窗格”。数据处理完毕时，再次点击“视图→冻结窗格（窗口）→取消冻结窗格”即可恢复原来的状态。Excel实用技巧数据有效性（1）——用下拉列表快速输入数据具体方法为:选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。Excel实用技巧数据有效性（2）——输入信息提醒、出错警告选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令：1.单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题和显示信息，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示刚刚输入的信息。2.单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，输入标题和出错信息，然后单击“确定”。此后，如果你在指定的单元格中输入了错误的数据，Excel将警告你。Excel实用技巧数据有效性（3）——自动切换中英文输入法1.选中需要输入中文的单元格区域，然后选择一个合适的中文输入法。依次单击：数据→数据有效性→输入法模式→模式中选中“打开”→单击确定2.选中需要输入英文的单元格区域，依次单击：数据→数据有效性→输入法模式→模式中选中“关闭（英文模式）”→单击确定Excel实用技巧在绝对与相对单元引用之间切换当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。Excel实用技巧创建复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表。比如，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。Excel实用技巧对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴：首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。Excel实用技巧给图表增加新数据系列方法一:激活图表，单击“设计→选择数据（数据）→添加”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定”按钮即可方法二:选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对