第2章-数据库和数据表

第2章数据库和数据表2.1数据库操作2.22.3数据表的基本操作创建数据库2.1数据库操作要创建Access数据库，首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，然后再根据数据库系统的设计规划创建数据库。创建数据库应遵循以下规则。（1）明确建立数据库的目的。确定数据库进行哪些数据的管理，有哪些需求和功能，再决定如何在数据库中组织信息以节省资源，怎样利用有限的资源发挥最大的效用。（2）确定需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后，即可着手设计数据库中的每一个表。（3）确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类信息称做一个字段，在表中显示为一列。（4）确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。（5）改进设计。进一步分析设计，查找其中的错误创建表，在表中加入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。（6）创建数据库中的其他对象。例如，创建查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象。2.1.1创建数据库Access数据库是以磁盘文件形式存在的，文件的扩展名为.accdb。Access提供了两种创建数据库的方法，一种是使用数据库模板来完成数据库创建，利用模板向导建立相应的表、查询、窗体、报表、宏、模块和Web数据库等对象，从而完成一个完整的数据库；另一种是直接创建一个空的数据库，之后建立相应的表、查询、窗体、报表、宏、模块等对象。1、利用模板创建数据库为了方便用户的使用，Access提供了一些标准的数据框架，又称模板，如图2-1所示。这些模板不一定完全符合用户的实际需求，但在向导的帮助下，对这些模板稍加修改即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何组织构造一个数据库。也可通过Office.com模板在线查找所需要的数据库模板，如图2-2所示。P34【例2-1】2、建立一个空数据库启动Access后，在Access窗口右侧窗格中选择“新建”下的“空数据库”选项即可创建一个空数据库。P35【例2-2】2.1.2打开及关闭数据库1、打开数据库数据库可以根据不同的用途以只读、独占及独占只读方式打开。关闭数据库就是关闭数据库窗口。在对数据库进行维护之前，必须先将数据库打开。打开数据库的方法有以下两种。1）启动Access时打开启动Access时，可以选择打开已有数据库文件，打开所需窗口。【例2-3】P362）使用“打开”命令在菜单栏中选择“文件”→“打开”命令，或单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中可以指定预打开数据库文件所在文件夹、类型及文件名。【例2-4】P362、关闭数据库数据库使用完之后要及时将其关闭。关闭数据库主要有以下几种方法。（1）单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。（2）选择“文件”→“关闭”命令。（3）单击数据库窗口左上角控制菜单按钮，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。（4）双击数据库窗口左上角控制菜单按钮。（5）按〈Ctrl+F4〉组合键，关闭数据库窗口。2.2创建数据表Access数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、页、宏、模块等。每一个对象都是数据库的一个组成部分。其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。2.2.1数据表的基本概念1、建立数据表规则设计一个数据库，关键在于建立数据库中的基本表。数据表的操作是最基本的操作。通过对数据表的操作还可以对数据库进行浏览、修改和更新等。下面先学习表的基本概念。关系型数据库不管设计如何，都可以存取数据，但不同的数据库在存取数据的效率上有很大的差别。为了更好地设计数据库中的表，应遵循以下原则。1.字段唯一性。表中的每个字段只能含有唯一类型的数据信息。在同一字段内不能存放两类信息。2.记录唯一性。表中没有完全相同的两个记录。在同一个表中保留相同的两个记录是没有意义的。要保证记录的唯一性，就必须建立主关键字。3.功能相关性。在数据库中，任意一个数据表都应该有一个主关键字段，该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针对表而言的，它一方面要求表中不能包含与该表无关的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一记录。4.字段无关性。在不影响其他字段的情况下，必须能够对任意字段（非主关键字段）进行修改。所有非主关键字段都依赖于主关键字，这一规则说明了非主关键字段之间的关键字段是相互独立的。2、表的结构表的结构是指数据表的框架，包含表名和字段属性两部分。1）表名表名是该表存储在磁盘上的唯一标志，也可以理解为是用户访问数据的唯一标志。2）字段属性字段属性即表的组织形式，它包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等。在Access中，字段的命名规则如下。①长度为1~64个字符。②可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。③不能包含句号（．）、惊叹号（！）、方括号（[]）和单引号（'）。④不能使用ASCII码为0~32的ASCII码字符。3、Access数据类型在设计表时，必须定义表中字段使用的数据类型。Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查询向导10种数据类型。对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种。例如，电话号码可以使用数字型，也可使用文本型，但只有一种是最合适的。在定义表中字段所使用的数据类型时应主要考虑以下几个方面。①字段中可以使用什么类型的值。②需要用多少存储空间来保存字段的值。③是否需要对数据进行计算，主要区分是否使用数字，或者文本、备注等。④是否需要建立排序或索引。备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引。⑤是否需要进行排序。数字和文本的排序有区别。⑥是否需要在查询或报表中对记录进行分组，备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录。各数据类型及用途如表所示。4、字段属性设置完字段的“数据类型”，就需要设置字段的“属性”。字段属性用来控制字段的操作方式和显示方式。表设计视图的下半部分都是用来设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有字段大小、格式、输入掩码、有效性规则、输入法模式等。不同的数据类型字段其属性也有所不同。2.2.2创建数据表结构创建数据表就是建立一个新的表文件。创建表之前，需要对表进行分析，确定准备在表中存储哪些数据。数据表的创建可分为两步：首先创建数据表的结构，即确定数据表的字段个数、字段名、数据类型、字段宽度及小数位数等特征；然后，根据字段特征输入相应的记录。在Access中，系统提供了多种创建表结构的方法。可以通过“数据表”视图创建表结构，也可以通过表向导创建表结构，或者通过设计视图创建表结构。下面分别介绍这几种创建表结构的方法。1、利用“数据表”视图创建表结构“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在“数据表”视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作。【例2-5】P412、利用表设计视图创建表结构利用表设计视图创建表结构，具有随意、直观和方便的特点，所以这是最常用的方法。【例2-6】P423、通过数据导入创建表将Excel数据表导入AccessAccess提供了导入Excel数据表的功能，可以采取直接导入法和建立链接法来完成。【例2-7】P444、表结构的操作无论是利用表向导，还是利用表设计视图建立的数据表结构，如果发现表结构有问题，还可以利用表设计视图进行添加、删除和修改字段及字段属性等操作。1）添加/删除字段建立表结构后，在需要时还可以向表中添加新的字段或删除不需要的字段。P48【例2-8】2）修改字段建立表结构后，当字段的某些属性无法满足实际需要时，就必须进行修改。例如，可以按下面的步骤在“专业表”中修改相应的字段属性。3）调整字段顺序单击某字段左侧的小三角按钮，向上或向下拖动鼠标即可调整字段顺序。2.2.3设置字段“常规”属性完成表结构的设置后，还需要在字段属性区设置相应的属性，如字段名、字段类型、字段宽度及小数点位数等。表中的每一个字段都有一系列的属性，不同的字段类型具有不同的属性。当选择了某一字段，字段属性区就会依次显示该字段的相应属性。字段的属性随其数据类型的不同而不同，常见的字段属性如下：1．字段大小该属性用来指定字段的长度。日期/时间、货币、备注、是否、超链接等类型不需要指定该属性。2．格式该属性为该数据类型指定一个标准，以预定义格式显示字段中的数据。用户也可以输入一个自定义的格式。3．输入掩码与格式类似，该属性用来指定在数据输入和编辑时如何显示数据。对于文本、货币、数字、日期/时间等数据类型，Access会启动输入掩码向导，为用户提供一个标准的掩码。P50【例2-9】4．标题该属性用来指定在“数据表”视图中该字段名标题按钮上显示的名称。如果不输入任何文字，默认情况下将字段名作为该字段的标题。5．默认值该属性用来为该字段指定一个默认值。当用户增加新的记录时，Access会自动为该字段赋予这个默认值。默认值是新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是初始值，可以在输入时改变设置，其作用是减少输入时的重复操作。6．有效性规则数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制。有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的。7．有效性文本有效性文本是在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在“有效性文本”文本框内输入，或光标定位于该文本框时按〈Shift+F2〉组合键，在弹出的“显示比例”对话框中输入。P51【例2-10】8．必填字段如果设属性设为“是”，则对于每一个记录，用户必须在该字段中输入一个值。9．允许空字符串如果该属性设为“是”，并且必填字段属性也设为“是”，则该字段必须包含至少一个字符。注意，空引号（）和不填（NULL）是不同的。该属性只适用于文本、备注和超链接类型。10．定义主键主键又称主关键字，是表中唯一能标示一条记录的字段，可以是一个字段或多个字段的组合，使用主键有以下几个优点：在主键上可以设置索引，这样可以提高查询的速度。系统默认按主键的升序方式显示数据。主键可以保证记录的唯一性。在一个表中加入另一个表的主键作为该表的一个字段，此时这个字段又称为外键，这样可以建立两个表间的关系。P52【例2-11】11．建立索引Access中除了“主键”外，还提供了“索引”功能。通常在一个表中，选择一个能唯一识别记录的字段作为“主键”，其他字段可以设定为“索引”。建立索引可以提高记录的查找及排序速度。如果设定为不可重复的索引，在输入数据时可以自动检查是否重复。实际上并不是每一个字段都需要设定索引。一般来说，如果当该字段作为查找记录的依据或作为排序的依据时，设定索引可以提高处理速度。索引可以分为“可重复”和“不可重复”两种。为某一字段设定索引的方法很简单，在字段属性区的“索引”项中选择无（有重复）和有（无重复）中的一个即可。P53【例2-12】2.2.4设置字段“查阅”属性我们在表中输入数据时，经常会遇到需要重复输入的内容，这些内容如果直接录入不仅会浪费时间，而且极容易出错。为了方便用户录入重复性的数据，可以借助Access提供的查阅列的功能。其中常用属性的意义如下：1.显示控件从显示控件右侧的下拉列表框中可以看到该属性可以设为复选框、文本框、列表框或组合框。如果设为文本框，则数据只能接受从文本框中的录入，查阅的其他属性都不可用。我们需要重点掌握的是列表框和组合框的使用。组合框和列表框的使用基本相同，只是列表框除了可以从列表中选择还可以接受录入，相当于列表框各文本框的组合。2.行来源类型行来源类型是指控件中的数据来自于何处，有三处选择：表/查询、值列表、字段列表。如果选择“表/查询”，则列表框或组合框中的数据将来源于其他表或查询中的结果。如果要录入其他表中已经存在的数据，或录入从几个表中查询得到的结果，选择该选项最为