Excel中SUM和SUBTOTAL函数的小计与总计区别与用法

有关SUM函数和SUBTOTAL函数企业/个人数据分析中不可缺少的要用到求和公式，大家都比较熟知的便是SUM函数，但是sum函数并非求和的万能，下面我们来看一个示例，表格如下：区分1月2月3月4月5月6月CIRCA202122232425S/T303132333435A组小计505254565860CIRCA404142434445S/T505152535455B组小计9092949698100CIRCA606162636465S/T707172737475C组小计130132134136138140CIRCA808182838485S/T909192939495D组小计170172174176178180总计440448456464472480上述表格中小计和合计的部分已经用sum公式求出结果了下面大家尝试一下将A组小计那一行删掉，结果会怎么样？（如下图所示）区分1月2月3月4月5月6月CIRCA202122232425S/T303132333435CIRCA404142434445S/T505152535455B组小计9092949698100CIRCA606162636465S/T707172737475C组小计130132134136138140CIRCA808182838485S/T909192939495D组小计170172174176178180总计#REF!#REF!#REF!#REF!#REF!#REF!总计一栏中出现了#REF!的字样，在Excel中出现这个字样的时候说明其公式参照的单元格不存在，这是sum求和公式一个弱点，另外，总计中的公式是一个一个选择相加的，现在只有A,B,C,D四组数量不多所以在求总计的时候还没什么感觉，但是当小计超过20个甚至100个的时候，一个一个相加显然不是明智之举，此时subtotal函数将显示出重要的作用，下面我们来简单学习一下subtotal函数subtotal函数是一种分类汇总函数，不仅仅是简单的求和公式，其公式构造如下：=SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2….)本章节我们只学习subtotal的求和用途说明：1.function_num:指1~11的数字，用来指定分类汇总函数的种类，这里面我们只学习求和汇总，所以function_num指定为92.ref1,ref2,….:这些指的是求和的范围，真正运用时可以用鼠标进行区域选择。简单概括一下下就是=subtotal(9,求和范围）好，下面我们用subtotal函数来制成同样的表格:区分1月2月3月4月5月6月CIRCA202122232425S/T303132333435A组小计505254565860CIRCA404142434445S/T505152535455B组小计9092949698100CIRCA606162636465S/T707172737475C组小计130132134136138140CIRCA808182838485S/T909192939495D组小计170172174176178180总计440448456464472480为了更直观的看一下其中的函数构造，我们取其中一部分的函数构造来看一下：通过上述剖析图可以看出来，小计中的公式没什么太大区别，但是总计中是直接选择了所有的区域(红色框框)，而并非一个一个进行的选择。下面同样尝试一下删除A组小计看看结果有何变化：（如下图所示)区分1月2月3月4月5月6月CIRCA202122232425S/T303132333435CIRCA404142434445S/T505152535455B组小计9092949698100CIRCA606162636465S/T707172737475C组小计130132134136138140CIRCA808182838485S/T909192939495D组小计170172174176178180总计440448456464472480可以看到，总计没有任何变化，即使删除了所有的小计，总计的数量还是保持不变。上面简单的将两个求和函数sum和subtotal进行了比较，下面还有几点希望大家注意一下：1.习惯用subtotal函数的人一般在使用subtotal函数单元格的上面一行保持一行空行，为了方便以后添加，并且函数自动相加，前提是在最初设置subtotal函数的时候就把那行空行包含在内并且以后每次添加都是在空行的上面添加行，这样就不用每次添加后对函数再进行调整。2.很多数据分析的时候sum和subtotal是结合使用的，单调的使用任何一种都有可能耗费操作者的时间。OK,就到这里，下期再解^^企业/个人数据分析中不可缺少的要用到求和公式，大家都比较熟知的便是SUM函数，但是sum函数并非求和的万能，