建筑公司材料采购管理课件

L/O/G/O采购任务及采购流程内容概况：讲解办事流程典型案例分析2如何完成采购任务123《如何完成采购任务》任务？交派的工作，担负的责任。（确保项目按时保质保量完成任务，采购处结合自身工作特点，及时高效完成采购任务，节约成本，提高利润）《如何完成采购任务》采购处如何做到项目工程的保障工作？一、供应商方面：1、建立多个供应商网络，长期合作、工程周边、铺好道路；2、择优选择：09-12年采购处建立了框架协议供应商约150余家，通过筛选目前还有近20家在合作；3、资金控制：2012年先后有11个项目，付款比例占采购总额的60%；今年继续加大合作力度，扩大挑选更多的生产厂家合作，保障今年项目的施工任务！《如何完成采购任务》采购处如何做到项目工程的保障工作？二、协助新项目，确定材料供货厂家：在新项目开工前，采购处将协助项目经理，提前到项目周边考察市场，对项目的采购人员加强业务培训，在施工前将固定合作厂家确定，保障施工顺利进行。《如何完成采购任务》采购处如何做到项目工程的保障工作？合格的采购员考核的标准：采购及时性+材料质量+材料价格《如何完成采购任务》采购处如何做到项目工程的保障工作？三、提高采购员的业务水平和办事效率：1、有一个良好的职业习惯，社交能力、分析能力、谈判、应变能力。有较强的工作责任感和事业心。原则性强，工作细心，能吃苦耐劳，有成本概念，有利润思维。2、多收集材料信息，熟悉产品的性能特点，同时还要有一定的预见性，做到未雨绸缪。3、对当天采购没有处理好的事情，次日马上处理，做到问题不推迟，尽最快解决。4、主动与人沟通，减少工作失误，提高工作效率《如何完成采购任务》采购处如何做到项目工程的保障工作？四、完善流程与办公软件的应用新年度采购处会组织与项目经理的交流会议，结合2012年采购情况，共同探讨有关流程方面，给采购工作所带来的瓶颈，采购处会进一步完善流程。重新整理了无纸化办公软件，完善了软件系统程序，提高了效率，新年度将投入使用。《如何完成采购任务》项目关于采购方面应做到那些？一、施工前期的材料准备工作对于项目上一些必须的设备和耗材（如临时电材料设备等，耗材)，可根据本企业所做过的工程经验，预先与采购处沟通做好准备工作，节省时间，提高工作效率。《如何完成采购任务》项目关于采购方面应做到那些？二、关于每周二提单的思考？一定是规范大家提料要有计划性，提高现场施工员的业务能力，对施工现场施工进度的了解和材料的掌控，避免多提、错提。举例：施工队提料，只为干活方便宁愿多提，不会考虑成本，或者是只想到现在要用什么提什么，结果出现各方面的问题。三、计划提料所带来的好处！每次提料都需要签字过程和供货周期，不只是浪费时间且增加了成本，最终影响到工期。《如何完成采购任务》项目关于采购方面应做到那些？四、重视项目采购、库房人员的组织应有专人处理项目采购工作和库房管理。避免流程不能有效执行，保证各类数据收集全面、准确，给工程结束后的结算工作打好基础。项目库管员的责任：1、项目材料的保管，对库房有的材料做到心中有数。2、所有库房涉及的票据填写、上账。3、入库材料的卸车、清点、摆放、材料卡的填写。4、负责出库材料的查找、核对、装袋、装车。5、每月盘点材料，核对账实是否相符。6、项目库存账、调拨帐、返料账目的统计。7、对于现场材料的使用情况，及时与项目经理汇报。第二章：办事流程讲解3《采购处办事流程》提采购申请的注意事项：1、所提材料填写要求：序号、品牌、名称（要统一）、规格、数量、技术指标及相关数据、到货时间等项目须填写齐全。2、使用专业要标注清晰，主材、辅材要明确。3、提单书面版与电子版要一致。4、提料单所提主材按预算要求单位执行，辅材要按最小单位描述，避免出现箱、盒、包、袋等不易统一的度量单位。提采购申请的要求：5、采购申请单上面不允许有任何更改涂抹，特殊原因需要更改的：到达采购处的单子：需要项目发函告说明更改原因，函告上需要有更改人和项目经理签名确认。项目自采的单子：需要由更改人、项目经理在更改处签字确认。6、采购申请单号不能编重复、空号要注明原因。7、各项目申请单中的联系人要对所提申请单能够明确阐述，电话号码除留小号外，必须要有外界联系电话，并保证能及时联系。8、审核合格的采购申请，需要根据采购分配情况在下方填写分配明细，例：1-5项/王东采购。采购申请单的要求：9、项目采购申请单编号如何编写：项目自采单子号：ＬＺＺＣ2012001（辽展项目自采申请单号）。采购处批项目自采单号：PLZZC2012001（批辽展自采编号）10、当天下发完毕的采购单以编号顺序按项目存档在文件夹里。《采购处办事流程》调配申请的要求：1、规定帐上有的必须优先使用，举例说明：例一：项目提材料电缆型号YJV5*6的，库房有NH-YJV5*6的，必须调拨；例二：项目提软密封法兰蝶阀DN100的，库房有硬密封法兰蝶阀DN100的，必须调拨；2、项目与库房核对时也应将型号规格品名数量等表述准确，避免调拨错误而产生的运费、延误施工进度等情况发生。3、若因工程原因取消调拨，需提料人以书面形式，经项目经理签字后提交至库房，方可取消材料调拨。待施工方案确认后再提调拨申请。《采购处办事流程》采购处采购材料的审批流程：《采购处办事流程》项目采购材料的审批流程：《采购处办事流程》询价单的相关要求：1、询价单是按照采购申请单的材料规格和数量填写，要有厂家盖章、厂家联系人姓名、联系电话、供货周期、付款方式。2、电话询价的要注明是电话询价，并留下对方电话。（要留有效电话）3、询价单要在接单后24小时内发出。4、厂家报价单内容不可在定价前向外透露，注意报价单的收存，不可随意放置。5、记录好询价单的发放，避免一家多投现象。《采购处办事流程》比价单的形成：1、必须3家以上比价；2、比价必须在同一标准（厂家级别、含税、运费、到货地点），同时含税含什么税（增值、还是普通），供货时间、付款方式；3、比价必须有一家以上的书面报价；4、特别注意的是比价时几家的价格差距太大时，应该考虑一下为什么存大这么大的价格差，一般来讲标准都相同的情况下，价格不会有太大差距；5、比价时能有品牌的必须标明什么品牌的；6、在审核厂家时，也要注意一下，厂家是否为正规厂家；《采购处办事流程》说明的形成：1、为了减少不必要的手续，且用说明采购能清晰表述整个材料的采购过程的。2、近期采购过，材料市场价格波动小，没有价格变化的，直接写说明采购。3、因材料的特殊性，市场上经营有一定的区域性和局限性的，例如：加工定制类、商混类。4、零散材料，例如：钳子、壁纸刀、挂胶手套等（前提在项目建立初期已考察过的厂家）。5、日期、时间、采购人及负责人签字；采购申请单号、项目、采购内容；厂家名称、厂家联系人、联系方式；供货周期、付款方式；是否含税含运费等；叙述完整清晰的事情经过。《采购处办事流程》举例说明：板式换热器采购说明申请单号：TY2012001项目：桃源项目采购内容：此次申请采购板式换热器：2台说明：经联系我公司长期合作厂家四平市巨元瀚洋板式换热器有限公司与现场技术人员张建就此次我方使用要求及技术指标等电话沟通，由该厂家按照我方要求进行选型，最终技术指标确定并达成一致，该厂家提供的技术指标符合现场使用要求。（注：体现出厂家名称、技术参数确认、是否是长期合作厂家）集团各企业所用板换均由该厂家提供，经了解该厂家1986年成立2005年成为中德合资公司，该厂家在中国板换行业从设计技术研发、生产产值等，均为领先企业。（注：阐述该厂家与我们合作多久，厂家规模）（此处适合生产厂家、大型供货商）针对该厂家此次所报的技术型号标准，进行价格的抽查对比，确认该厂家给我公司的价格相对合理，（后附报价单）故此次继续与该厂家合作。《采购处办事流程》（注：体现了供货周期、付款方式、如何对价格经常抽查，单价金额多少，运费如何计算）注：询价是按同一标准询价且运费均单独体现，因开具发票时开具不了运费，故做合同时运费增加到序号1单价中。（注：此处体现出运费在做合同的时候加在设备中，便于发票开具）特此说明《采购处办事流程》送货凭证的相关要求：1、必须制作送货凭证。2、送货凭证的附件有以下几种：a送货凭证和采购申请单（框架协议且厂家有价格表的）b送货凭证、说明、采购申请单（框架或非框架厂家的特殊材料）C送货凭证、比价单、报价单、采购申请单（框架或非框架厂家报价）3、送货凭证中各项信息要填写齐全。包括：材料名称、品牌、规格、数量、单价、总价、接货人、接货人电话（大号、小号）、要求到货时间、到货地点、发货单位名称、电话、联系人、送货凭证填写人及电话、审核人、批准人、制表日期、是否含税含运费、供货周期、付款方式。（一定要标注采购申请单号）《采购处办事流程》送货凭证的相关要求：4、相关资质、检验合格证、材料质检报告等必须随材料同时进场。5、送货凭证中要特别注明：“接货人员要严格按表中参数验收，如有不符，有权退货并及时通知采购员”字样。6、送货凭证单要及时制作，并同时发给接货库管员和供货厂家。厂家凭送货凭证送货，库管员依送货凭证验收后签字，一联留存，一联交由送货厂家，送货凭证是今后结款对帐的依据。7、各地项目无专职库房保管员的，由接货人与当地项目指挥单位沟通指定专人代为接收此单并开具材料出入库单，代为接收人及时将入库单据转给相关采购人员。送货凭证表讲解：H:\2012年项目百分考核的课件汇总\赵经理课件\表3送货凭证.xls《从实际出发，改变程序》通过实际工作，送货凭证上更改的一项内容：1、要求厂家送货凭证上需要盖厂家公章和厂家签字及联系方式。2、库管员需要留存有公章的送货凭证。3、库管员手中留存的送货凭证将是最原始的凭证，并于项目结束后返回总库。《从实际出发，改变程序》项目零星采购出现两种情况：1、不紧急的，直接做送货凭证，按常规流程执行。2、项目紧急的、量少的，项目经理安排两人经手到厂家直接采购拿回项目的，这样的情况如何处理？答：让厂家提供原始材料小票两联，盖厂家章，项目库管员按照原始小票接货开具出入库，小票留存一联，接验货人在原始小票上签字。采购员将本次采购过程形成说明，采购经办人签字，项目经理签字，说明按照采购说明要求执行。《从实际出发，给项目提供参考》项目采购各环节该审核哪些？一、材料采购工作：采购员1、按照正确的项目自采的内容及时采购。2、合同、零星采购付款手续履行。3、负责协助采购处的付款手续办理，负责项目自采办款手续。二、采购申请单审核、下号：项目指定专人1、需注意：采购申请单内容是否属于项目自采项，签字是否齐全，日期及到货日期是否正确，专业是否分的正确，材料单位是否按照预算要求、材料型号规格提的要齐全。2、及时汇总项目采购申请单，每月2日上报采购申请汇总到采购处综合科回月处。3、将自采的和采购处采的申请分开汇总。《从实际出发，给项目提供参考》三、送货凭证下号审核：1、需注意：送货凭证的采购数量与申请单数量是否一致，专业是否正确，送货凭证上把采购申请单号标上，金额是否正确，是否体现出含税含运费等。2、送货凭证的形成必须有说明或者比价，有比价的，必须有报价单，需与比价单相符，比价单与送货凭证相符。3、报价单必须有厂家盖章。4、签字必须带日期。《从实际出发，给项目提供参考》四、合同下号审核：1、合同的附件是否齐全：合同审批表：送货凭证，采购申请单、比价单或者说明；合同付款审批表：除以上附件外，还需要出入库和有接货人签字的送货凭证。2、合同内容审核：甲乙双方名头是否正确，付款方式是否与送货凭证相符、材料金额是否相符、是否体现出含税含运费、乙方需提供增值税普通发票还是增值税专用发票。3、交货日期是否体现，交货人是谁，电话多少，履约地是否正确，甲方乙方是否正确。4、审核完毕的电子版合同按人名留档。《采购处办事流程》合同、付款审批表审核时需注意哪些：1、审核合同审批时应该有合同审批表、付款审批表（若是货到付款的没有付款审批表）、合同传真件（有厂家盖章和签字的）、合同的附件。2、审核合同审批表和付款审批的填写是否正确，是否与合同一致，例如合同号、厂家名称、合同名称、付款方式