如何提高工作效率―时间管理

如何提高工作效率——时间管理12•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法•时间管理的工具介绍大纲3说明:下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择，1、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此2、凡是可委派下属去做的工作我都委派下去。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此3、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此4、我尽量一次性处理完毕每份文件。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此5、我每天列出一个待办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此时间管理小测试4说明:下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择，6、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会议。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此7、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此8、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此9、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”。A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此时间管理小测试50~15分：你自己对时间并无计划，而是经常让别人牵着鼻子走，你不能再采取被动的态度，要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法！16~20分：你也许过于重视对事情做出迅速处理，而忽略了思考哪些事是重要的，不要把“紧急的”与“重要的”混淆起来。不要被外界的干扰所影响，无论这干扰是传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。21-25分：你尝试掌握自己的时间，有些不错的开始，但却不能持之以恒，26-30分：祝贺你。你知道如何分清事情的缓急。这使你能集中精力、提高效率。你已成为时间管理的高手，你向周围的人分享你的时间管理经验。计分标准：选择A-0分，B-1分，C-2分，D-3分时间管理小测试一年有365天；其中双休日共_____天；法定假日_____天；公司带薪休假_____天；带薪病假_____天；实际工作_______天，共______小时;假定有效工作时间为___%；全年有效工作时间为________小时。6算算我们的时间一年有365天；其中双休日共_104__天；法定假日__11_天；公司带薪休假__10__天；实际工作约240_天，共_1920_小时;假定有效工作时间为_20-30_%；全年有效工作时间为_384-576_小时。7算算我们时间？算算我们的时间1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议8时间管理无效的十大原因时间管理中最根本的要素?----事件时间管理的实质是什么?----事件的选择与管理9认识时间管理10时间管理的发展阶段理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划第二代时间管理计划导向型追踪约会事件达成率比较高产生安排的习惯第三代时间管理目标导向型重视目标忽略了自然法则缺乏远见第四代时间管理团队导向型关注团队忽视个体第五代时间管理自然法则和罗盘导向型工作生活均衡1.效果效率----做正确的事情2.目标计划----书面界定结果3.计划行动----缜密思考策划4.排序罗列----优先高于一切5.2080----保证少数重点6.集中分散----专注整块时间7.人事----投资情感帐户8.罗盘时钟----平衡工作生活11时间管理的八大原则12讲座日程安排•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法•时间管理的工具介绍1.明确角色、职责与目标2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善13时间管理的核心步骤1、明确角色、职责与目标1)公私兼顾：工作+家庭2)价值为先：以价值观为依据14时间管理的核心步骤－第一步【案例】1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。这3%的同学，他们做了7件事情：◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；◆他们列出了达成目标所得到的好处；◆他们列出达成目标要克服的障碍；◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织；◆他们总结出一套行动计划；◆他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于：◆他们对目标不了解；◆他们不知道如何去设立目标；◆对失败有一种恐惧感；◆害怕被拒绝；◆自我形象不佳；◆他们对自己缺乏热忱。要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。15目标管理－目标的设定16目标管理－目标的设定Specific具体的；Measurable可以计量的；Attainment可以达到的；Reasonable合理的；Time有时间性的17目标管理－有效目标的设定181、具体的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2、可衡量的：任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。3、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。4、相关的：目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？目标管理－有效目标的设定2、列出事件清单◦主动性任务--帮你实现工作目标◦应对性任务--不太重要却不可缺少19每日计划TPTaskList7891011121314151617181920会见13-11-2000时间管理的核心步骤－第二步3、排定事业次序根据：工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）20时间管理的核心步骤－第三步4、制定时间计划表1)计算事件时间长度2)保证为重要工作预留整块时间3)适当预留弹性21时间管理的核心步骤－第四步5、言行一致地执行1)有序工作2)有效授权3)排除干扰22时间管理的核心步骤－第五步23有序工作－混乱的环境24•该扔则扔•不要移师暗处•不放无关物品，将物品放在固定地方。•建立良好的文件管理系统•让文件在面前只流通一次•下班最后一件事---收拾办公桌对策有序工作－混乱的环境25有序工作－整洁的环境26雪莉吾友：我俩是多年老朋友了，共渡过许多好时光…但一个月前你说了些令人难受的话…上两星期你又没来参加我办的宴会…后来…有序工作－混乱的表达27雪莉吾友：我恨你！因为……有序工作－混乱的表达28建构「从结论说起」的风格Governingthought中心思想Keylinesupport支撑思想的主要理由Support支撑理由Support支撑理由有序工作－金字塔陈述管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。29有效授权30瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控31有效授权的障碍哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。32有效授权前的思考提供必要的支援关键处把关，监督工作进展33有效授权后的跟进6、调整和持续改善1)每日调整与应变2)阶段自我评估与改善34时间管理的核心步骤－第六步1.定角色和职责(明确价值观)公私兼顾,价值为先2.列出事件清单按照主动性与应对性分类3.排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定4.制定时间计划表预留弹性,保证重点5.言行一致地执行排除干扰,有效授权6.调整和改善自我评估,持续改善35时间管理的核心步骤总结36•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法•时间管理的工具介绍工作日历法：年时间规划＋季度时间规划＋周时间规划＋日时间规划；◦工作日历表◦时间资源表37时间管理的工具信息系统工具：BLOG协同办公脑图软件日程管理软件视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂38有障时间管理的四种观念39•让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。•坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。•设定最后期限，合理安排事情的进展。•将大项目分解，逐步完成。•高效运用自己的黄金时段•奖励自己，始终保持积极进取的态度。如何处理高价值的活动40•授权或分派出这些活动，节约自己的时间。•降低自己的标准，不要追求完美。•学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。•将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要如何处理低价值的活动41知识(做什么,为何做)习惯的建立知识（做什么、为何做）意愿(想要去做)技能(怎么做)习惯习惯的建立42现在就做立即行动•找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标•根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？•列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动•规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？•下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。•设计合用的表格立即行动43昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金PutFirstThingsFirst!44管理时间管理生命的质量谢谢大家