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福建龙洲运输股份有限公司办公自动化（OA）系统解决方案二○○五年九月一.前言1.1系统简介福建龙洲运输股份有限公司OA系统是一套基于运输公司管理体系开发的办公自动化系统，集成于微软.net技术开发而成。产品的目标是实现办公自动化，提高办公的效率，减轻工作人员的工作负担，节约办公经费，使各项工作均处在有效的管理和监控之下，从而实现办公自动化、操作无纸化、资源信息化、决策科学化。并对各种知识信息进行积累，为各级领导的决策提供有效的支持。由于是基于运输公司订制，所以产品的针对性强，比起其他通用型OA更能适应运输公司的工作需要。系统主要解决：传统办公事务工作的繁琐、重复劳动、统计和检索的不便;规范办公事务操作的标准化和程序化，使公司的办公流程变得规范、有序，提高办事效率;信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度;任务分配的不明确，缺泛协作和反馈;员工的经验和知识缺乏积累和共享使企业不能迅速提升;人员流动对企业造成的损失;缺乏依据造成领导层的决策困难;1.4系统特点完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件系统基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本采用了电子签章和数字签名技术及远程视屏技术。构件于B/S上的实时提醒系统，能及时提醒用户需要处理的工作。细分的权限管理，可满足用户不同的权限管理要求灵活的配置，可方便自定义的工作表单、工作环节和工作流程系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来，保证系统运行的安全性、良好的系统开放性和可扩展性，为企业轻松架构Internet应用基于学习的各种模板和知识库。二．系统功能2.1功能模块图系统设置：角色、职务、单位、部门、流程、表单、2.2功能介绍2.2.1信息中心1.公司公告公司公告是用来发布和查看公司信息的，分：公共信息公司信息部门信息工作组信息个人信息。通知公告短消息管理（以上信息管理按权限分信息浏览、信息提交、信息审核、信息删除、信息栏目管理）2.通讯录常用通讯录公司通讯录部门客户通讯录个人通讯录。3、.调查问卷提供各种问卷调查（最新问卷、问卷列表、问卷管理）4、短消息网关功能。和公司数据库结合按需发送短消息。5、内部论坛。电子论坛、最新帖子、论坛管理。2.2.2公文流转1.我的公文公文流转采用电子印章和数字签名技术，包括拟稿，核稿，会稿，查看等用于公文处理相关的功能。2.收文管理管理公司收文记录。3.发文管理对已经过领导同意的公文进行确认发送及抄送，关键字记录。4、公文参数设置公文模板、流程模板管理及相关参数设置。5、文件管理：包括知识地图、基础设置、文件柜管理、印章档案管理、印章借用管理、电子签名管理、文件模板管理、文件范本管理、工作流管理八个模块，其中文件柜管理和知识地图管理是重点。6、档案管理：档案分类、档案处理、档案借阅、档案移交、档案销毁、参数设置（文件类型设置、密级设置、保管期设置、库位设置、主题词设置案、案卷类型设置）【主要功能】1）、档案处理过程严格根据国家档案管理标准和行业标准进行，包括整理（立卷）、归档等一系列工作。适用于企事业单位档案管理。2）、用户可自定义档案分类层次树以便直观显示档案类别。可为每个类别的档案设置许可借阅用户名单。3）、档案文件来源于知识库中的文件，故文件归档直接在电脑上进行，若归档有误，可将所选档案拆散，重新归档。4）、根据档案许可用户名单借阅档案。档案借阅后能自动更改档案状态、数量并进行借阅跟踪。档案借阅申请工作流程可通过“工作流开发”自行设计。5）、可定期将档案移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。6）、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，可在办理审批手续后实施。档案销毁工作流程可通过“工作流开发”自行设计。2.2.3人事档案1.员工管理主要是员工档案记录，方便提交，并处理岗位调动，员工离职等事务，每个员工记录对应一个OA登陆帐号，无人数限制。人力资源管理系统由8大子系统60多个功能模块组成，全面构造企业人力资源管理平台，其关系图如下：一、基础管理【系统简介】实施人力资源系统从设置企业组织结构和职务体系开始，这是企业人力资源管理基础工作。本系统支持集团级组织结构，并能按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图。通过岗位分析，可得出各岗位定员、工作职责和人员配置要求；通过岗位评价，可得出岗位重要程度及特征。本模块还可确定各岗位任职资格、职业计划、培训计划、考核计划等，并可生成内容详尽的职务说明书，为人力资源招聘、考核、薪酬管理、培训与开发等提供基础资料。本系统包括基础设置、组织设计、评价指标管理、考核指标管理、职务管理五个模块。【主要功能】1）、基础设置可设置企业人事资料审批权限、考勤规则、保险法规、个人所得税税法等基础资料。2）、系统提供灵活的组织模型设计与管理方案。能够根据需要提供多纬度组织结构图，可按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图，对结构图可设定生成范围。可对机构进行合并、拆分；可灵活查看部门编制人数、现有人数及尚欠人数；可在一个界面查看部门岗位分布、人员分布及部门调整情况等。3）、随系统提供了一套标准的岗位评价指标、调查问卷和企业岗位考核常用定性指标，用户可直接修改使用，可大大提高岗位评价的效率和绩效考核效率。4）、系统提供直观的岗位评价的功能，轻松点击即可评价，评价结果可由系统自动汇总。5）、系统记录职位的基本信息、工作内容、任职要求、职位性质、权限与责任、职位特征情况、职级、职责范围、工作设备与工具、工作环境、素质模型、培训计划、考核计划等信息，可生成内容详尽的职务说明书。6）、职务职能管理模块为定额管理系统、招聘系统、考核系统、薪酬管理系统、培训与开发系统提供数据支持，和这些系统实现无缝连接。7）、可按职位结构图或从组织结构图按部门查询职位。自动计算每个职位定编人数、到岗人数、尚欠人数；可查看各职位历界任职人员名单。二、人事资料管理系统【系统简介】人事主档收集了员工个人各方面资料，主要包括：基本信息、档案附件、个人简历、社会关系、惩罚记录、奖励记录、异动信息、保险档案、健康档案、工伤档案、劳动合同、资源配置、职业管理档案、出勤档案、薪资档案、培训档案、考核档案等近30多项资料（用户可自由添加其他人事资料到此界面上），用户可在一个界面上查询当前员工在公司期间所有人事资料。用户可随意查询、统计，并得出各类报表。本系统包括人事主档、奖励档案管理、处罚档案管理、劳动合同管理、资源配置管理、人事异动管理、离职管理七个模块。【主要功能】1）、在人事主档界面可查询涉及该员工的所有人事资料，用户可随时添加其他人事资料到人事主档界面上或从此界面上移开。2）、可运用多种方法快速方便地从众多数据中定位某一员工，支持模糊查询、按拼音查询及自定义查询条件等多种查询统计方式。能进行各种人事资料统计分析，并可用统计图或列表方式输出结果，用户可自由设计或修改报表样式。3）、可按岗位定额合理配置员工劳动资源（如办公用品、劳动工具等）。4）、人事档案项目可自行定义，甚至可自定义一个新表。（其实所有模块均有此功能）5）、档案附件可以是任何文件格式（如图片、WORD、EXCEL等），并可在浏览时双击打开查看。这些文档均保存在服务器数据库中，确保文档安全及查找的灵活性，同时保管、备份、移动及管理均十分方便。6）、可定义不同类型的劳动合同及每种合同中的特殊项目；记录合同的签订、生效、失效日期等信息；合同到期前一个月（可修改此时间）系统自动预警；提供合同维护功能；可进行合同续签、变动处理和违约及其它协议处理等。7）、提供工作流提醒供能，系统自动提示员工生日、试用期满、合同期满等项目。提醒逻辑可自行定义，而且还可添加其他提醒项目。8）、提供离职、转岗员工详细的资源使用清单、财务处理清单、工作交接清单以及培训情况清单，用户可自定义员工离职、转岗工作流。9）、离职员工个人档案信息可转入企业后备人才库，并对离职员工进行跟踪记录，以求在适当时候反聘回来。10）、员工异动（调整岗位或调整部门）后，自动更新人事主档、岗位人数、部门人数等。三、考勤管理系统【系统简介】考勤管理系统对员工出勤资料进行登记并处理，使之成为薪资计算的依据。本模块支持所有将数据导出成文本文件的考勤机（如感应卡机、条形码机、指纹机等），同时也支持手工考勤。系统充分考虑到多班别、请假、出差、排休、违纪出勤等多种特殊考勤情况，能根据用户定义的考勤规则和考勤公式进行数据处理并形成报表输出，同时可将相关资料导入薪酬管理系统，参与工资计算。通过自助系统，员工还可进行在线请假、出差申请（提交出差计划及费用预算）。考勤管理系统主要模块包括：考勤档案管理、排班管理、出勤记录管理、休假计划管理、休假管理、出差管理、加班管理、临时外出管理、违纪出勤管理、出勤资料汇总与管理十个模块。【主要功能】1）、可为每个员设置不同考勤作息时间，员工每日可设置多个时段的工作时间，满足企业轮班、轮岗的考勤需要，支持批量排班，支持隔夜班。2）、本系统支持IC卡考勤、手工考勤和纸卡考勤等多种考勤方式。支持市场上几乎所有多数考勤机（如条码机、射频机、指纹机等）。可设置时间间隔自动读取考勤机数据。3）、可根据本公司实际情况灵活设置考勤规则（可以对每个部门或每位员工设置不同的考勤规则），进行考勤汇总（自动判断是否迟到、早退或旷工，自动导入休假、出差、临时外出、加班等出勤资料生成员工出勤纪录）。能灵活处理多班别及加班、停工待料、出差、请假等近20多种特殊考勤，实现考勤数字化。5）、可设置参数进行批量数据录入，如加班申请可一次录入一个部门所有员工的加班申请。6）、可利用本系统基础平台之“工作流开发模块”自定义请假申请、出差申请、加班申请、临时外出申请工作流，进行自动化管理。7）、提供休假、出差到期预警与注销功能。预警逻辑可自定义。8）、可为员工制定休假计划，并对休假情况进行记录；可自动计算和累计员工的假期，生成各类假期的积存余额记录。9）、临时外出可根据情况设置为扣时或不扣时，扣时之临时外出记录将在考勤汇总时扣除。10）、可统计每位员工的月出勤结果并提供给薪资系统进行计算，并且能被绩效管理模块调用；可以通过图形直观地列出设定时间范围内个人/部门/公司的出勤数据，并进行各种比较和分析。四、薪酬福利管理【系统简介】薪酬管理系统将工资项目、工资结构及工资计算公式的决定权交给用户，用户可根据自己的实际情况，确定工资项目、结构及其计算公式，并可随时进行更改。本系统支持多套工资方案，支持按日、按周、按月发放工资，可同时处理计件工资和计时工资，工资计算所需的基础数据如出勤资料、计件资料、住宿费用等由系统从其他模块中自动抓取。本系统可自动计算个人所得税、社会保险及工资尾数，所有工资数据可进行综合分析，生成常用工资报表（如工资明细表、工资汇总表、工资条等）。本系统主要模块包括：工资调整档案、保险福利管理、个人所得税管理、计件单价管理、计件工资管理、工资尾数管理、工资资料汇总与管理七个模块。【主要功能】1）、工资项目、结构及计算方式由用户自行定义，并可随时调整。支持多套工资方案，同时处理计时工资和计件工资。2）、考勤资料、计件资料、水电房租等可实现与工资系统完美结合。工资资料基本自动处理，需人工录入项降到最少。3）、薪资调整可按照设定规则批处理，也可个别处理。4）、可灵活处理各种形式之保险、公积金等福利项目。可灵活自动处理工资尾数及个人所得税资料。5）、能基于上月数据进行下月薪资计算，只需对变化部分进行调整，即不需要每月均设置薪酬规则和录入固定工资项目。6）、计件工资不仅可作为工资计算依据，还可作为生产进度分析、生产安排的依据。计件工资可批量录入，如一次录入一个部门所有员工的计件数量。7）、能自动处理绩效工资，与绩效考核管理模块实现无缝连接。8）、可对计算有误的薪资计算进行重算、纠错，薪资发放有误的可进行重设置并执行相应处