公文写作基础知识与常见问题分析

公文写作的基础知识与常见问题分析二、行政机关公文文种一、概述三、公文的格式四、公文写作中的常见问题一、概述公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。1、公文的定义公文狭义公文事务文书通用公文专用公文党的公文（14种）外交公文行政公文（13种）军事公文司法公文经济公文计划、总结、调查报告、简报、大事记、讲话稿、会议记录等科技公文2、公文的分类按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。按制发机关，可分为党、政、军、司法、企业、事业、社会团体等。按公文文种，可分为通知、请示、报告、决定、通报、函等。上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、决定、通知、通报、批复等。3、公文的特点需要履行法定的程序。具有规范的文体、结构和格式。具有法定的现行执行效用。是特定的作者制定和发布的。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。我国现行党政机关使用的文种党和各级领导机关使用的文种有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文种共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。提示：二、行政机关公文文种命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。1、行政机关13个公文文种介绍通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。函。适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。批复。适用于答复下级机关的请示事项。请示。适用于向上级请求指示、批准。2、常用公文文种写法与辨析请示（1）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁f、请上级领导参加活动，指导工作（2）注意事项：一事一请不得越级主送机关一般为一个，一般不主送个人如需同时送其他机关，应当用抄送的形式须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话请示材料须真实，不要为得到领导批准而虚构情况；理由充分，请示事项明确；语气平实、恳切报告（1）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）类型a、工作报告b、情况报告c、建议报告d、答复报告e、报送报告请示与报告的区别内容要求不同。侧重点不同。行文目的不同。行文时间不同。篇幅不同。结束用语不同。处理结果不同。通知（1）功能适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2）分类指示性通知批转性通知事项性通知告知性通知（1）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。通告（2）特点法规性周知性实务性行业性（3）标题的写法有三种：通告关于XXX的通告XXX关于XXX的通告通告缘由（4）正文的结构通告事项通告结语通告的发文字号（5）注意事项：通告不写抬头，无主送单位。（6）公告与通告的区别内容属性不同告启的范围不同使用权限不同三、公文的格式公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。主题词《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。四、公文写作中的常见问题把业务主管部门当成上级机关，请求批准时常错用文种。平行机关之间，行文对象有管理实权，行文时当上级机关对待，错用文种。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。注意联合行文的条件。（级别相同，共同管理）公文标题病误a.标题缺少行文单位公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种c.关于文件层层转发的问题b.标题无文种将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的总结》。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《……关于转发……的方案》。d.不伦不类的标题两个文种并用如请示报告、任免决定的通知等。混用文种将“请示”错用成“报告”。e.标题中乱用标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。语言结构和文字方面问题a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、……，1.、2.、……。b.主语谓语搭配不当。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）…c.标点符号错用,如：逗号和句号错用例：为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定……金字塔建设者的故事1560年，一位瑞士钟表匠塔·布克，预言埃及金字塔的建造者，不会是奴隶，而是一批欢乐的自由人。2003年，埃及最高文物委员会宣布，通过考证，金字塔是由一批具有自由身份的农民和手工业者建造的，而不是历史记载的30万奴隶。塔·布克为什么能在400多年前预言？他是从自已的经历中得出这一结论的。他曾因反对罗马教规而入狱，入狱后被安排制作钟表，但一直无法做出误差小于1/10秒的钟表。可是入狱前他可以做出误差小于1/100的钟表。后来他成功越狱，又能做出误差小于1/100秒的钟表。塔·布克发现真正影响钟表准确度的不是环境，而是制作钟表时的心情。对于金字塔这么大的工程，被建造得那么精细，建造者必定是一批怀有虔诚之心的自由人。心情决定做事的水准。当然也包括公文写作。谢谢！欢迎提出宝贵意见！