环境管理体系内部审核专题教材

 1 / 33  环境管理体系内部审核专题教材  1．环境管理体系审核的分类 1.1环境管理体系审核的分类 环境管理体系审核分为： （1）内部环境管理体系审核，也称第一方审核，是组织的自我审核。 （2）外部环境管理体系审核，包括第二方和第三方审核。第二方审核是顾客对组织的审核，第三方审核是第三方性质的认证机构对申请认证组织的审核。 1.2各类环境管理体系审核的区别 内部环境管理体系审核与外部环境管理体系审核从审核的目的、审核方组成、审核准则、审核人员以及审核后的处理均不同。表1‐1列出了他们的区别。  表1‐1 内、外部环境管理体系审核的区别  内部环境管理体系审核 外部环境管理体系审核 目的 审核环境体系的符合性、有效性，采取纠正措施，使体系正常运行和持续改进。 第二方：选择合适的合作伙伴；证实合作方持续满足规定要求：促进合作方改进环境管理体系。第三方：导致认证，注册 审核方 第一方 第二方，第三方 审核准则 ISO14001标准； 企业环境管理体系文件； 适用于组织的有关的环境法规及其他要求。 第二方：合同，企业环境管理体系文件；适用于受审核方的环境法规及其他要求。 第三方：ISO14001标准；企业环境管理体系文件；适用于受审核方的环境法规及其他要求。 审核方案 集中/滚动式审核 集中式审核 审核员 有资格的内审员，也可聘外部审核员 第二方：自己或外聘审核员 第三方：国家注册审核员 文件审查 根据需要安排 必须进行 审核报告 提交不符合报告和采取纠正措施建议 只提不符合报告 纠正措施 重视纠正措施。对纠正措施计划不作具体咨询，但可提方向性意见供参考。对纠正措施完成情况不仅要跟踪验证，还要分析研究其有效性。 对纠正不能作咨询，对纠正措施计划的实施要跟踪验证。 监督检查 无此内容 认证或认可后，每年至少进行1次监督检查  2．环境管理体系内部审核员 2.1内审员的条件  2 / 33  内审员的注册不是强制性的，企业可以自己任命内审员，内审员一般应具备下列条件： （1）教育程度 具有中专或高中以上学历。 （2） 培训 需接受有内审员培训资格的机构的培训，并取得培训合格证书。 （3）工作经历 四年以上工作经验，最好有一年环境保护管理和企业管理的经验。 （4）个人素质 思路开阔，成熟，很强的判断和分析能力，看问题客观公正，坚持原则等。 （5）基本能力 了解ISO14001标准，了解审核程序，方法和技巧：熟悉组织情况、管理体系文件； 掌握基本的环境法律法规知识等。 （6）专业能力 对与组织经营活动有关的环境专业知识有一定的了解，了解组织活动、产品和服务中存在的环境因素，有环境因素识别与评价方面的知识。  2.2 内审员的个人素质 （1）开放式思维。愿意考虑不同的想法和观点。 （2）善于交往。与人交往的能力与技巧。 （3）觉察能力。视觉、嗅觉和听觉等感觉的应用。 （4）反应能力。对外界的直觉反应能力。 （5）执着。坚持不懈，不受外界干扰及追求目标的能力。 （6）决定能力。基于逻辑推理和分析技能作出决定的能力。 （7）自信。在与其他人开展有效交往时，坚持自身独立性的能力。 （8）正直。真诚、诚实、慎重。 （9）合作的能力。 （10）行政管理能力。保存记录、报告、策划、预算、人事管理等。 （1I）良好的心态，细心坦诚。 （12）稳定的情绪。感情稳定、冷静、顽强、坚韧、工作为重。 （13）良好品德。忠实可靠、积极向上、乐于助人。 （14）良好的外在形象。  2.3审核工作方法和审核技巧 2.3.1 审核工作方法 （1）面谈 面谈是现场审核中较为常用的方法。通过与最高管理者、环境管理者代表及各部门领导面谈，可以确认其对各自职责的理解和职责的落实情况；与现场员工的交谈可以判断他们对程序文件和作业指导书中的要求的了解程度和执行情况，从而判断体系的实施情况。这里要注意：有时对于交谈所得到的信息，特别是涉及到数据的一些信息，还应该通过其他渠道获取支持信息予以核实，例如通过查阅记录、现场观察来核实面谈所得到的信息， 3 / 33  以保证审核的客观性。 （2）查阅文件与记录 环境管理体系是一个文件化的体系，查阅文件和记录是现场审核中必须采用的方法，通过文件和记录可以了解体系的要求，可以追溯体系的发展及运行状况，审核中需查阅的主要记录包括：环境因素识别与评价记录、法律、法规的获取与识别记录、培训记录、信息交流记录、文件控制记录、运行控制的运行记录、监测与测量记录、不符合、纠正措施记录、内审记录以及管理评审报告等。由于组织的同一类记录往往很多，不可能一一核查。审核员要善于从中选取代表性的样本进行审核。 （3）现场观察 审核员通过自己的眼睛看到的应是最真实的，所以审核员应当具备敏锐的观察力，现场观察的方法可用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和作业指导书的要求，这也要求审核员事先熟悉文件对现场的各项主要要求。同时，也不应拘泥于文件的要求，应善于自己发现问题，特别是在现场判断有无重大的环境因素被遗漏，重大环境因素的控制是否合理，现场的情况是否满足有关法规的要求。要做到这一点，审核员就必须掌握有关的环境知识和法律、法规知识。  2.3.2审核技巧 （1）要善于提问 如果审核员在现场审核时基本上是按检查表组织提问，则应做到自然、合理，切忌生搬硬套。审核员应保持耐心，礼貌和微笑的姿态，这将有助于克服受审核方人员的畏惧心理。审核员完全可以将同一问题问不同人员，然后探讨答案不一致的原因。 对现场不同层次和岗位的被访者所提的问题应有所不同，如与管理者交谈时应针对环境方针、承诺和相关责任，对操作岗位上的员工，则应谈具体的工艺和操作中有关的环境问题。 提问时应尽量提开放式的问题，即避免对方能用“是”“不是”回答的封闭性问题。提问可以遵循“5W1H” 的原则，也可以用“出示、解释、记录、多少、程度、达标率”等关键词为引导，采用易于理解的语言，充分利用审核准备过程中制订的各种检查表，与对方进行公开式的讨论，启发对方的思考和兴趣。 （2）要善于倾听 要记住，信息是通过看、问、听获得的，不能从讲话中获得。 审核员要注意认真听取被访者的回答，并作出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣，保持眼神接触，用适当的口头认可的话语，如“是的”、“我明白了”来表明自己的理解，谈话时要注意观察对方的表情，在受审核方对提问产生误解或答非所问时，审核员应礼貌地加以引导。 （3）要善于观察 审核员要仔细观察现场环境、设备、产品和标记，查看有关记录。对现场发现要进行深入检查以确定审核证据。审核证据是指通过观察、测量、试验或其他手段所获得的符合实际情况的信息，在实际审核中可以用以下两方面作为审核证据： ① 现场观察及文件审阅中存在的审核证据； ② 访问时，与被审核的环境活动负有责任的人的谈话可以成为审核证据，但还应注意面谈取得的信息应通过其他的渠道（包括观察、查阅记录以及现场测试）予以核实。 对无法核实的信息应给以标识。传闻以及陪同人员、与被审核的环境活动无关人员的 4 / 33  谈话不能作为审核证据。 （4）要做好记录 审核员应确保审核证据的可追溯性，为此必须详细地进行记录，如采用笔录、录音、照像等方式，所做的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及的文件、各种标识。这些信息均应字迹清楚、准确具体，易于再查。只有所获取的记录准确、完整，才能为审核结果作出合理的判断。 （5）要善于联想和追溯 审核员必须善于比较，追踪从不同来源获取的对同一问题的信息，从差别中判断体系运行状况，必须善于追踪记录与文件，记录与现状的符合情况，并作出结论。审核员必须善于追踪环境管理体系某一组成部分的来龙去脉，发现问题，获取审核证据。 （6）要善于创造一个良好的审核气氛 审核员应平等、和气待人：注意听人讲话，认真作记录；不时用点头、注视、附和等方式表示对谈话感兴趣。索看文件、找人谈话应征求对方领导同意，发现了不符合要对方领导签字时，应耐心说明理由。不要采用争吵的方式等等。 2.4有利与有害审核的特性 表1‐2说明了有利与有害审核的特性  表1‐2说明了有利与有害审核的特性 有助审核的特性 有害审核的特性 心胸开阔 态度委婉 精力十足 自律 保密 公正、客观、廉洁 诚实 善于倾听 有耐心 言辞清晰 善于沟通 好奇心 不怕不受欢迎 体谅 心胸狭窄 随便 懒惰 主观 泄密 主观、不公正 不廉洁 渴望被喜欢 胆怯 无法沟通 没有耐性 接受表面现象 不够专业 易受骗  2.5应克服的不良习惯 （1）吹毛求疵。 突出细小的缺点并喜欢深入无关紧要的细节。 （2）“ 逮住你了” 千方百计寻找问题，非要找出问题不可。 （3）傲慢。 试图证明自己胜过其他审核员。 （4）躲避生产车间，呆在办公室里审核。  5 / 33  （5）冲突。 什么事都要争个你输我赢。 （6）过多发表个人意见。 （7）工作计划过多改动。  3．内部环境管理体系审核的策划 3.1内审的总体安排与组织管理 （1）领导重视。 （2）指定环境管理者代表亲自抓。 （3）对于大企业，最好指定专职部门从事内部审核工作。 （4）建立一支合格的内审员队伍。 （5）编制一份“内部环境管理体系审核程序” （6）建立环境管理体系时，就应考虑内审工作。 3.2审核方案的策划 组织要进行内部审核方案的策划，策划时要考虑拟审核的活动和区域的环境状况、重要性，以及以往审核的结果。 审核方案的内容包括审核准则、审核范围、审核频次、审核方法、审核时间、资源需求等。 审核方案的安排应确保审核过程的客观与公正（包括审核员的选择、审核的实施），应保证审核人员不审核自己的工作。 对企业而言，一般一年策划一次审核方案，策划的输出为“年度内部环境管理体系审核方案”。 审核方案一般由管理者代表编制，总经理批准。 以下是策划时注意的几个问题： （1）审核的范围 审核的范围包括： 环境管理体系所覆盖的活动、产品、部门及场所。 （2）审核的频次与时机 内部环境管理体系审核分为例行的常规审核和特殊情情况下的追加审核。 例行的常规审核按预先编制的年度审核方案进行。环境管理体系建立之初，频次可以多一些。至于各部门、ISO14001各要素的审核频次，可以根据审核中发现问题的大小、多寡以及该部门的重要程度来决定。 在一年的审核中，应确保所有的部门、ISO14001的所有要素至少被审核一次。 在下列特殊情况下，应追加进行内部环境管理体系审核： ① 法律、法规及其他外部要求发生变化； ② 相关方的要求或投诉； ③ 发生重大事故； ④ 管理体系大幅度变更。 （3）审核方式 ① 按部门审核的方式 这种方式是以部门为单位进行审核，即在某一部门针对涉及其的环境管理体系各要素的要求进行审核，这种方式为多数组织所采纳。这种审核方式强化了体系组织机构职能概 6 / 33  念，例如对于生产型企业其职能部门往往在环境管理体系当中担当某些要素的管理责任，而实施部门生产车间则承担若干运行操作工作，而这些管理职能和运行操作又存在着内在联系，通过部门审核则容易把握该部门的环境管理体系的整体运行状况，而且由于审核时间较为集中，所以审核效率高，对受审核方正常的生产经营活动影响小，但缺点是审核内容比较分散，要素的覆盖可能不够全面。 ② 按要素审核的方式 按要素审核是以要素为线索进行审核，即针对同一要素的不同环节到各个部门进行审核，以便作出对该要素的审核结论。 这种方式的优点是目标集中，判断清晰，较好地把握了体系中各个要素的运行状况。但缺点是审核效率低，对受审核方正常的生产经营活动影响较大，审核一个要素往往要涉及到许多部门，因而各个部门要重复接受多次审核才能完成任务。 对比以上两种审核方式，为了提高审核效率，环境管理体系审核常采用部门审核的方式，而在追踪某一要素实施情况时，又采用要素审核的方式。 ③ 以环境因素为线索进行审核的方式 这种审核方式是以重大环境因素作为审核线索，贯穿全部体系要素，通过审核环境因素的管理方案、控制程序、运行状况、监控状况及结果，将环境管理体系的各要素有机地连接起来，最终综合审核发现，作出对环境管理体系的总体评价。 使用