DLFlo工作流程管理系统白皮书

ShanghaiDonglanTechnologyCo.,Ltd.-1-DLFlo工作流程管理系统白皮书DLFloWorkflowSystemWhitePaperJanuary2003用我们的软件和服务,提升您的企业效率DoOurBestforYou上海东兰科技发展有限公司Tel:(86)21-6469457964845030Fax:[phone]Email:[e-mail]:目录1概述...........................................................................................................................................................................................31.1工作流定义....................................................................................31.2工作流应用举例................................................................................31.3实施工作流的目的..............................................................................31.3.1没有实施工作流系统的企业运作情形...............................................................................................................................31.3.2实施工作流程管理系统后的效果.......................................................................................................................................42DLFLO工作流系统介绍........................................................................................................................................................62.1软件架构......................................................................................62.2系统特点......................................................................................72.3流程管理工具.................................................................................122.4普通用户界面.................................................................................122.5中间件及接口.................................................................................132.6后台数据库...................................................................................163DLFLO管理和维护..............................................................................................................................................................173.1安装和配置...................................................................................173.2流程管理.....................................................................................173.3用户管理.....................................................................................173.4组织结构管理.................................................................................173.5数据备份.....................................................................................174系统运行环境.........................................................................................................................................................................185DLFLO的优势......................................................................................................................................................................196DLFLO功能一览..................................................................................................................................................................207DLFLO的成功案例..............................................................................................................................................................22ShanghaiDonglanTechnologyCo.,Ltd.-3-1概述1.1工作流定义现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。工作流管理系统就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。1.2工作流应用举例适用行业：消费品行业，制造业，电信服务业，银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等,特别是较大的跨国企业和集团公司。应用举例：关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报等凡是原来手工流转处理的行政性表单。人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。特殊应用类：ISO系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务,均可应用工作流软件来自动实现。1.3实施工作流的目的1.3.1没有实施工作流系统的企业运作情形手工处理工作流程,特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。问题的具体表现如下：很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后对于没有规范业务流程的企业，管理混乱对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯彻企业数据和知识得不到充分利用处理时间、费用、效率无法控制和度量关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误ShanghaiDonglanTechnologyCo.,Ltd.-4-过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐无法实现表单的查询、检索、统计等内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用举例：报销出差费首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。公司在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用东兰公司的工作流自动化软件以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在