3第四讲 秘书的综合素养-秘书学_7day

第四讲秘书的综合素养管理系邓秋湖主要内容1.秘书的知识结构2.秘书的能力要求3.秘书的职业道德4.秘书的性格要求5.女秘书6.秘书的培训与考核教学要求、重点、难点教学要求：理解作为一名秘书需要具备的基础知识、专业知识和适应秘书各种工作的不同能力，有良好的职业道德和性格。重点：秘书的知识结构，能力要求，职业道德。难点：是否达到秘书的性格要求。内容回顾第三讲秘书工作机构设置秘书机构的原则主要秘书机构设置及其组织形式秘书机构与组织结构秘书机构的性质和职能秘书机构运作的原则和要求秘书机构的人员配置秘书机构的管理秘书人员的管理工作秘书人员的管理工作管理自己的工作有明确的工作计划区分轻重缓急“秘书无小事”管理自己的行为，注意礼仪，大方得体管理时间管理办公环境内容回顾案例1一时忽略悔急交加某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘坐的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次。此时想再次向领导同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。绞尽脑汁，对所有能想到的去处，均一一去了电话查问，结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅值班员落得个又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程，有关人员悔急交加，万分遗憾。内容回顾案例2一口痰“吐掉”一项合作某医疗器械厂与美国客商达成了引进“大输液管”生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当该厂办公室汪主任陪同外商参观车间的时候，向墙角吐了一口痰，然后用鞋底去擦。这一幕让外商彻夜难眠，他让翻译给那位厂长送去一封信：“恕我直言，一个工厂管理人员的卫生习惯可以反映一个工厂的管理素质。况且，我们今后要生产的是用来治病的输液皮管。贵国有句谚语：人命关天！请原谅我的不辞而别……”一项已基本谈成的项目，就这样“吹”了。内容回顾案例3一语不当险失合作良机2002年春天，一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。公司上下对此都非常重视，早早做出了各种安排。公司总经理特意安排出专门的时间，静候贵客。在专门安排的会客室里，精心准备了烟、茶、水果，还派自己的秘书提前到公司门口等候。香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的公司总经理秘书马上上去热情与客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（指会客室），他叫你过去。”香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就是这样对待合作者的？那以后还了得？合作应当是关系平等的。”于是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。类别典型代表特点权力化办公机构美国总统办公厅、德国联邦总理府（1）贴近首脑人物；（2）权力和影响力间接体现，主要通过协助首脑的办公事务体现；（3）授权利后可处理重要问题；（4）主辅彼此信任，配合默契半权力化办公机构英国内阁办公厅、日本内阁官房（1）为首脑机关群体提供综合性服务；（2）权力和影响力间接体现，主要通过提供决策依据、制定施政计划等体现；（3）承担某些政务管理职能；（4）负责人级别高；（5）施政枢纽，公务辅助和支持系统。服务性办公机构英国枢密院、奥地利总统办公厅（1）服务对象地位高，但本身无施政实权；（2）任务很少涉及国家权力的运用和重大决策的制定；（3）服务范围小，机构规模小，工作人员少；（4）负责人级别较低，不属权力核心班子成员知识点：外国秘书机构主要类型问题秘书要做好自我管理，需要注意哪些方面？在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得重视与参考。这些条件是：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。1991年初，以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力能流利使用联合国7day钟点房两种工作语言具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际、交流思想的能力……秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员（一般秘书）具有多种能力，主要是：1、写作能力公文和事务应用文的写作字迹端正、匀称、流利秘书的能力要求2、口头表达能力能说会道普通话标准流利简明扼要，有条有理秘书谈吐“十忌”一、忌信口开河二、忌人云亦云三、忌花言巧语四、忌装腔作势五、忌出言不逊六、忌模棱两可七、忌晦涩难懂八、忌唯唯诺诺九、忌手舞足蹈十、忌冗繁罗嗦3、听知能力耐心倾听正确理解抓住重点方言、外语或民族语言听力4、阅读概括能力阅读精读（重要的文件、经典的文本等）快读泛读（抓住重点）5、社交活动能力公关礼仪人际关系交往方法的正确与否往往影响工作的成败，美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明显巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。、协调能力发现矛盾或不平衡并及时加以沟通、协调7、观察分析能力善于观察，及时7day钟点房发现问题、分析问题，提出解决问题的办法，化被动为主动8、应变能力大部分工作有章可循特殊情况临危不惧、处事冷静、随机应变，既符合原则，又有一定的灵活性。9、操作能力办公自动化驾驶技术摄影技术10、预测能力秘书的知识结构美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’，是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士，作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑腿与办公桌的清理人。现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不一定是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。秘书的知识结构：1、基础知识基础知识是7day钟点房所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。2、专业知识秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才知识结构的主要，它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识等。、所在行业的专业知识（第二专业）秘书在特定专业行业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。另：涉外秘书？法律秘书？4、相关知识任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。如：法律、艺术秘书的职业道德各行各业都有自己特定的职业道德：教师教书育人医护救死扶伤商业买卖公平秘书忠诚保密国家劳动和社会保障部《秘书职业技能培训鉴定教材》中提出秘书职业道德的具体要求：忠于职守，自觉履行各项职责服从领导，当好参谋兢兢业业，甘当无名英雄谦虚谨慎，办事公道，热情服务遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私恪守信用，严守机密实事求是，勇于创新刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质钻研业务，掌握秘书工作各项技能秘书的性格要求有什么样的思维，就有什么样的行为；有什么样的行为，就有什么样的习惯；有什么样的习惯，就有什么样的性格；有什么样的性格，就有什么样的命运；---山姆·斯迈尔斯秘书的性格要求开朗乐观敏捷思维敏捷、动作敏捷、笔头敏捷稳健细心，考虑周详，从容坚毅坚持到底，任劳任怨幽默智慧、机敏、学识、风趣自制本节课主要内容1.秘书的知识结构2.秘书的能力要求3.秘书的职业道德4.秘书的性格要求小结学习秘书的综合素养要求，有利于我们找出差距，努力加强自己的综合素质。下周选题作为一名秘书，最重要的是……（可举例）作为一名秘书，最忌讳的是……（可举例）想考取国家秘书职业资格证书，将如何报名、备考？如何处理人际关系？本周讲述介绍一个秘书机构如何做好自我管理介绍一份秘书应知的文件介绍一名成功秘书