档案管理实施细则

第1页共22页档案管理实施细则1．目的为顺应公司发展需要，加强公司档案的管理和收集、整理工作，改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和利用档案，特成立档案室并制定档案管理实施细则。2．适用范围档案编号适用于公司档案室的资料编号工作，管理规定适用于公司内部及各部门的档案管理。3．职责3.1公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用的原则。3.2档案室人员负责公司各部门移交档案室资料的整理、合并、归档。3.3相关部门按要求配合档案室的档案管理工作。4．定义4.1本细则中所称的档案：指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可提供参考、借鉴的文件。4.2文件材料的归档：即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可供参考、借鉴的文件材料,由各部门档案专职人员进行收集，按公司统一的分类方法分类整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。4.3公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、备忘录等。5．程序5.1文件归档要求5.1.1各部门应指定专职人员（文员）进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间，完整、系统地向档案室移交；5.1.2严格文件的的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格的登记,登记便于掌握文件的去向，收集时容易收回；。5.1.3将办理完毕的文件，随即收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门如不及时追回归档，继续放在承办人手中，由于承办人不是专门管理文件的，没有积累和管理文件的经验，容易将文件遗失；5.1.4对办完的文件进行检查，是不是有残缺的或不全的，如有应及时追回，以免时间一长，找不到责任人；5.1.5注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。5.2档案的分类及归档5.2.1设立档案室，并指定专门的档案管理人员，负责公司文书、音像、技术、实物等档案的管理工作，各部门指定档案专门负责人，做好本部门档案建设，并协助公司档案管理员做好档案管理工作。第2页共22页5.2.2档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司档案由公司档案室统一管理，各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好的固定需移交的原始档案移交档案室，如工程部方案材料表；销售部工程通报、客户信息调查表；技术中心方案、科研项目申请报告及总结等（文书档案，部门自留复印件或电子版），并办理好交接手续。各部门不能按要求及时向档案室移交文档的，根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。5.2.3公司文书档案包括：○1重要的会议材料，包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议纪要等；○2公司下发的与各部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；○3各部门对外的正式发文与有关客户（政府部门）的往来文书及电子文档；○4各部门的请示与总经理的批复；○5各部门反映主要职能活动的报告、总结；○6各部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、票据材料、广告材料、简报、本部门有业务来往的客户信息；○7各部门与有关客户签订的合同、协议书等；○8人事任免及员工处罚、处分的文件资料；○9员工人事档案及工资、福利文件资料；○10财会资料；○11各部门的历史沿革、大事记及反映本部门重要活动的文件资料；○12素材资源、设备的图纸说明，其它技术方面的科技研发资料；○13重要的报刊资料；○14其它具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；5.2.4各部门均应指定档案管理人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室。各部门要建立健全平时归卷制度，及时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。5.2.5在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。5.2.6归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。5.2.7文件资料归档时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的，也可随绝密文电立卷。5.2.8跨年度材料的处理：除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度的文件不能放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针第3页共22页对的最后一年立卷；跨年度的会议资料放在会议开幕年；文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷，其它文件立卷按归类有关规定执行。5.2.9已归档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后，印件在前、定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程度顺序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。。5.2.10已归档的文件应按照排列顺序，依次编写页号。每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角编写页号。图纸编号应在右下角，或标题栏外右上方。成套图样或印刷成册文件，不必重新编页号。各卷之间不连续编页号。5.2.11卷内目录是指卷内文件目录。在每一卷文件的最前面，都必须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分，就像一本书的目录一样，以便查询利用。卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余一份做《档案目录》。5.2.12备考表是用来说明卷内文件状况的。应放在全卷文件的最后。备考表项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。格式如下：卷内备考表图3卷内备考表图3：卷内备考表5.2.13具有长期保存的案卷，卷内文件有圆笔和铅笔字迹，要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印，连同原件一同归档。5.2.14案卷在装订前，卷内的文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。5.2.15案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。卷内文件的情况说本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：第4页共22页明，都应填在备考表内，若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上，检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。5.2.16卷内目录是指卷内文件目录。卷内目录的填写:凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。在每一卷文件的最前面，都必须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分，就像一本书的目录一样，以便查询利用。卷内目录格式如下：卷内文件目录序号文号责任者题名日期页号备注图2卷内文件目录序号：填写文件的件号。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。页号：填写每份文件的页数卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余一份做《档案目录》。5.2.17归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,摄制人。照片要连同底片一起归档。5.2.18归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限等。5.2.19文件点收：○1文书结案后，原稿由档案管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本或电子版本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经总经理同意后妥善保存，并办好手续，档案室以印本归档。○2文件如需借阅，应有档案管理部门主管的签认、总经理签字方可。文件和办理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门，并责令在规定的期限内补齐手续上交档案管理部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门或经总经理批准，转交相关部门。5.2.20档案类别的设置○1根据公司目前发展的需求，将公司档案的类别共设置成八个大类,即:行政第5页共22页管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品管理类、科学技术研究管理类、基本建设类、设备仪器类、会计管理类。○2根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类),根据需要可以在二级类目下，设置三级类目（属类）。○3录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。○4各部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理。5.2.21分类标识方法○1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类)；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类)及三级类目（属类）。○2档案实体排架和编号要反映八个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。⑴行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征(但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列)，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1”另行编号,并用案卷目录号加以区别。档案编号(档号)由、目录号、分类号、案卷顺序号、档案顺序号构成。档案编号(档号)标识举例示意:A1.A12.010—08┃┃┃┃┃档案目次（阿拉伯数字）┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━档案卷次（阿拉伯数字）┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号)┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号)┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）⑵产品管理类（D）、科学技术研究管理类（E）、基本建设类（J）、设备仪器类（F）的案卷排架。ⅰ根据公司产品特点,产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号,同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号,第6页共22页用分类号加以区别，流水编号办法同前。ⅱ设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架,各按技术性文件和管理性文件分别流水编号,不同属类用分类号区别,流水号编制办法同前类。ⅲ产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目(型号)代号、案卷顺序号构成。举例示意:D1.D11.C2000.001—06┃┃┃┃┃┃档案目次（阿拉伯数字）┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号┃┃┃┗━━━━━━━产品型号(项目代号)┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目(属类)┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目(大类)┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案