公司办公OA系统方案

陕西国诚中电科技有限公司陕西国诚中电科技有限公司公司办公OA系统方案部门设计校对日期陕西国诚中电科技有限公司目录一、公司现状分析....................................................................................................................1二、OA系统定位标准...............................................................................................................1三、OA系统功能模块...............................................................................................................1四、预计OA系统应用效果......................................................................................................5五、厂商比对............................................................................................................................6六、结论....................................................................................................................................9陕西国诚中电科技有限公司1一、公司现状分析目前公司尚无系统化办公软件，导致存在诸多问题，主要分析如下：1.公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂，报表种类繁多无统一办公平台；2.缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异；3.办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记，无电子留档，且纸质申请过程繁琐，影响办公效率；4.各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；公告通知仅依靠微信告知员工，留底、存档工作很难进行；5.领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管；6.大量的极其有价值的历史数据被丢失，对企业业务的长期发展造成损失；7.办公信息化程度普遍不高，公司仅仅依靠网站，介绍本公司的情況，而企业内部的信息处理仍然处在office+打印机的层面上；8.公司审批流程通过纸质版审批周期较长。因此各部门为更好的梳理办公流程，提升办公效率，提升公司信息化办公水平，拟上线OA办公系统，并制定此方案。二、OA系统定位标准根据公司办公需求，本次上线OA系统用户人数为100人，将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统，实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理，使工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容易，使决策制定更加准确；使管理变得更加灵活、更加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强，历史数据长久保存，从而最终提高企业的综合竞争力。三、OA系统功能模块根据所定OA系统标准，选择所需功能模块包含有以下方面：1.个人事务：1.1.电子邮件：用于内部邮件、外部邮件的收发，相互转发；1.2.内部短信：主要起通知、提醒和交流作用；1.3.任务中心：协同处理临时事项，并对完成进度进行记载；1.4.公告通知：具有通知公告查看和查询等功能；1.5.新闻：新闻的评论、管理和查询功能；1.6.投票：主要用于意见收集、民主决策、结果测试等；陕西国诚中电科技有限公司21.7.个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理，包含外出登陆、出差登记等；1.8.日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理；1.9.工作日志：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等；1.10.个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给他人阅读；2.工作流程：2.1.新建工作：发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开始填写表格；2.2.待办工作：审批流程，可以审批各用户转交来的流程；2.3.工作查询：查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL；2.4.工作监控：可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等；2.5.数据报表：事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等；2.6.超时统计：对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；2.7.工作委托：因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理；2.8.工作销毁：对删除的流程进行彻底清理，相当于windows的回收站；2.9.流程日志查询：查询流程每一步骤的办理日志情况；2.10.数据归档：对数据进行统一归档，即节约服务器空间，也方便保存，查询3.行政办公：3.1.公告通知管理：可以发布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅情况；3.2.公告通知审批：可以对公告的内容进行审批，审批过的公告才可以发布出去；3.3.新闻管理：和公告管理类似，不同的是新闻允许评论，而公告不允许评论；3.4.投票管理：类似于网络调查，可以自定义投票项目供投票者去选择；3.5.日程安排查询：可以查看下属自己安排的日程内容，也可以对下属直接安排工作；3.6.工作日志查询：可以查看下属写的工作日志，并可以对日志进行点评及共享；3.7.管理简报：统计各用户各项工作的数量，查看企业目前的工作状态；3.8.工作计划：多人参与，参与人随时可以看到任务进度，有权限人员可以点评；3.9.办公用品管理：办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表；3.10.固定资产：实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的查询报表；3.11.图书管理：实现图书的管理录入、借阅、查询、管理；3.12.资源申请管理：对相当设备的进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投仪影等；3.13.会议申请安排：对会议室进行预约登记、会议申请、批准，会议纪要等进行全面管理；陕西国诚中电科技有限公司33.14.车辆申请安排：对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理；3.15.公共通讯薄：按组查询人员通讯信息；3.16.组织机构信息：可以查看单位、部门、用户相关信息；4.知识管理：4.1.公共文件柜：帮助用户实现文件系统化管理，可针对不同角色、不同用户授权；4.2.网络硬盘：类似FTP，针对服务器上相应路径授权，存放资源文件；4.3.图片浏览：主要用于放JPG、GIF等图片格式文件，可以直接预览、播放；4.4.OA知道：类似百度知道，问答式的知识积累，可以提问、回答、查询等；4.5.维基百科：类似于百度百科，词条式多人共同编辑完善的知识管理方式；4.6.文档检索中心：针对日积月累的数据进行检索，并支持OFFICE,PDF文档里面来的文字进行搜索。方便后期对文档数据的查找。5.人力资源：5.1.人事管理：主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒，可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块；5.2.招聘管理：实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块；5.3.培训管理：主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块；5.4.考勤管理：对在OA上考勤的数据进行统计，同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块；5.5.薪酬管理：通过OA发放工资条，可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块；5.6.员工自助查询：员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容；5.7.人力资源设置：可以设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码；5.8.在线考试：通过OA进行考试，标准化选择题，自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。6.档案管理：6.1.卷库管理：建立相应的库；6.2.案卷管理：建立相应的卷；6.3.文件管理：建立相应的文件；6.4.案卷借阅：对文件进行相应的人借阅，带相应的审批；陕西国诚中电科技有限公司46.5.档案统计：最终档案的统计分析；6.6.档案销毁：对于不需要的档案进行销毁；6.7.系统设置：对CRM各模块中的代码进行设置；6.8.我的任务：用户在各项目中需要完成的工作任务。7.项目管理7.1.我的项目：支持一级审批和免审批立项；7.2.我的任务：分解下来的项目任务；7.3.项目审批：对于所立项目进行审批；7.4.项目文档：对于项目过程中所形成的文档进行管理；7.5.项目问题：项目中产生的问题进行咨询及处理；7.6.基础数据设置：相应的参数设置。8.交流园地8.1.讨论区：单位的内部的BBS，可以设置多个主题，有权限的人参与讨论；8.2.论坛：可以集成Discuz超级社区论坛；8.3.文本聊天室：可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天；8.4.语音聊天室：需要安装MeChat聊天服务器后可以进行语音聊天；8.5.网络会议管理：包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作；8.6.文本聊天室管理：可以设置聊天室名称，并可以进行删除、关闭、删除记录等操作。9.系统管理：9.1.组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置；9.2.工作流设置：定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类；9.3.行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；9.4.知识管理设置：可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置；9.5.信息交流设置：设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；9.6.定时任务管理：有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等；9.7.紧急通知设置：可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式；9.8.界面设置：可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等；9.9.状态栏设置：可以设置底部需要显示的文字；9.10.系统代码设置：对OA中各模块设置不同代码；9.11.自定义字段设置：可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等可以对OA中模块自定义字段，用于增加对应表的输入内容；陕西国诚中电科技有限公司59.12.数据库管理：对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作；9.13.系统日志管理：可以查询日志、统计日志及管理日志；9.14.系统资源管理：分资源监控（可以监控内部短信和内部邮件）、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等；9.15.系统访问控制：可以设置IP段，也可以设置外网访问权限；9.16.系统安全设置：可以对密码强度、登陆次数、是否启用USBKEY（使用KEY登陆需单独购买）等进行设置。10.文档在线阅读与编辑：支持Office文档（Word、Excel、PowerPoint文档）在线编辑，无需下载，自动上传，支持痕迹保留，支持pdf文件在线阅读，客户端无需安装pdf阅读器。11.客户端工具：除浏览器登录外，提供OA客户端工具，实现开机自动登录OA，支持内外网地址快速切换。12.智能门户：我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理，一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、