利用办公软件提高工作效率_整合版

Toprotecttheconfidentialandproprietaryinformationincludedinthismaterial,itmaynotbedisclosedorprovidedtoanythirdpartieswithouttheapprovalofAdamFan.利用办公软件提高工作效率利用办公软件提高工作效率利用办公软件提高工作效率利用办公软件提高工作效率-ExcelPPTWord培训培训培训培训CSC|2010第第第第2页页页页成人学习成人学习成人学习成人学习Excel的五大特点的五大特点的五大特点的五大特点望望望望“书书书书”生畏生畏生畏生畏学学学学“不不不不”致用致用致用致用学而时学而时学而时学而时“忘忘忘忘”之之之之持久性差持久性差持久性差持久性差鼠标键盘两头跑鼠标键盘两头跑鼠标键盘两头跑鼠标键盘两头跑第第第第3页页页页学习学习学习学习伊伊伊伊克塞尔的目的克塞尔的目的克塞尔的目的克塞尔的目的？？？？第第第第4页页页页一起来一起来一起来一起来不同基础不同基础不同基础不同基础，，，，不同需求不同需求不同需求不同需求培训师培训师培训师培训师Excel技巧技巧技巧技巧学员学员学员学员兴趣兴趣兴趣兴趣变变变变大大大大思路思路思路思路更宽更宽更宽更宽记忆记忆记忆记忆加深加深加深加深第第第第5页页页页Excel快捷键操作快捷键操作快捷键操作快捷键操作20%Excel高手高手高手高手5项技能项技能项技能项技能(非非非非IT背景背景背景背景)了解宏及了解宏及了解宏及了解宏及VBA语言语言语言语言5%Excel数据图表绘制数据图表绘制数据图表绘制数据图表绘制10%Excel常用函数常用函数常用函数常用函数15%Excel自带功能操作自带功能操作自带功能操作自带功能操作(透视表透视表透视表透视表,筛选筛选筛选筛选,定位定位定位定位,排序排序排序排序.筛选筛选筛选筛选)50%ExcelExcel高手高手高手高手高手高手高手高手培训内容培训内容培训内容培训内容OFFICE其其其其他他他他组组组组件件件件的的的的联联联联动动动动第第第第6页页页页培训日程培训日程培训日程培训日程(Excel)9:00–14:30操作操作操作操作函数函数函数函数•选中所有空格标示灰色底纹•数字在数值型与文本间的自由转换•自定义序列/自定义排序•禁止输入重复信息•快速得到不重复样本•红笔圈示违规数据•工作表从打开、可见到修改的全面保护•多表格数据查找公式(Vlookup)的深度讲解•个人所得税的分段计算技巧•两条件查找(矩阵查找)-补充教材•从身份证中取出年龄与性别•条件计数、求和(多条件,对多区域)•不报错的函数(结合条件函数)•四舍五入函数•引用函数•回归函数•数组公式入门：频率的计算案例案例案例案例•精确查找(Vlookup)•绝对/混合/相对引用•模糊查找对于区间类数据的使用•矩阵查找(Match)•区域定名•填充技巧•Goto定位单元格•查找替换•条件格式•数据有效性与区域定名•细致的工作表保护透视表透视表透视表透视表及数据合并及数据合并及数据合并及数据合并•理解数据透视表实质-分类(条件)汇总(数据)•自动合并月、季、年度统计•分类条件的组合•隐藏和显示明细数据•添加计算字段•数据透视图表的美化•合并多数据源数据并自动链接•自由设置分类(条件)项•添加公式和计算项•条件的合并•双击条件区显示明细•自动套用格式•数据的合并功能技技技技巧巧巧巧工欲善其事工欲善其事工欲善其事工欲善其事，，，，必先利其器必先利其器必先利其器必先利其器-论语论语论语论语•文本(Mid,Left,)•条件计数求和(Countif,Sumif,Sumproduct)•精确保留位数(Round)•引用函数(indirect,offset)第第第第7页页页页•让PPT和Word一样整齐划一•利用箭头、五星、正图形增加演示效果•图片如何设成透明色•PPT的拷贝与母版兼容设置•用动画和页面切换让幻灯片更专业•在播放时手动链接到其他幻灯片•选择任意页播放培训日程培训日程培训日程培训日程(PPTWord)14:45–17:30幻灯片的幻灯片的幻灯片的幻灯片的“战术战术战术战术”Word排版与链接排版与链接排版与链接排版与链接•利用Word分栏帮助Excel•与Excel信息的邮件合并•动态生成目录•页脚和页面方向的灵活设置•不用空格回车对齐文档•设置插入表格的格式•简单镜面效果的绘制•表格的合并拆分/添删行列技巧案例案例案例案例•设计时、播放时的快捷键•高效对齐方式(标尺与缩进)•布局、动画、切换方式菜单栏的管理•图像及手工超级链接•绘图工具栏•自定义工具栏•选择性粘贴之超链接•邮件合并•制表符•制表工具栏的运用技巧技巧技巧技巧绘图绘图绘图绘图（（（（选学选学选学选学））））•组合图形的绘制•快速向图表添加数据系列•工作表图表和嵌入式图表切换•设置次坐标•分类轴交叉于最大值•系列点图案变成半透明•选择性粘贴新序列•多图表类型自如转换•X,Y轴的多项设置•图表美化技巧Toprotecttheconfidentialandproprietaryinformationincludedinthismaterial,itmaynotbedisclosedorprovidedtoanythirdpartieswithouttheapprovalofAdamFan.操作技巧Part1–Excel第第第第9页页页页第一节第一节第一节第一节录入技巧录入技巧录入技巧录入技巧(案例操作案例操作案例操作案例操作01)区域选择,输入,[[[[快快快快Ctrl+Enter]]]]复制，粘贴特定区域输入相同内容特定区域输入相同内容特定区域输入相同内容特定区域输入相同内容[[[[快快快快Alt+Enter]]]]？单元格内换行单元格内换行单元格内换行单元格内换行单元格格式自定义组合？录入录入录入录入年年年年月月月月日日日日星期几星期几星期几星期几格式格式格式格式数变文：分列/文变数：选择性粘贴,加空格法更改单元格格式？鼠标双击？数字在数值型与文本间的自由转换数字在数值型与文本间的自由转换数字在数值型与文本间的自由转换数字在数值型与文本间的自由转换保留数值,单元格格式自定义直接在单元格内数入文字录入录入录入录入元元元元天天天天等数量单位等数量单位等数量单位等数量单位保留数值,单元格格式[[[[快快快快Ctrl+1]]]](1:数字1)自定义001前输入单引号(‘),转换成文本录入空位填充录入空位填充录入空位填充录入空位填充““““0000””””的数字的数字的数字的数字，，，，如如如如000000001,20051,20051,20051,2005----00001111----00001111等等等等高效操作高效操作高效操作高效操作普遍操作普遍操作普遍操作普遍操作信息录入常用功能信息录入常用功能信息录入常用功能信息录入常用功能[[[[快快快快Shift+F11]+[F4]]+[F4]]+[F4]]+[F4][F4]:[F4]:[F4]:[F4]:广泛使用于重复上一步操作广泛使用于重复上一步操作广泛使用于重复上一步操作广泛使用于重复上一步操作。。。。右键点选表标签，插入1111秒插入秒插入秒插入秒插入200200200200张新工作表张新工作表张新工作表张新工作表[[[[快快快快Ctrl+;]]]]手工输入1111秒输入当前日期秒输入当前日期秒输入当前日期秒输入当前日期1.查找和替换2.分栏+日期函数2009.3.2其实不是日期格式修改非法日期为合法修改非法日期为合法修改非法日期为合法修改非法日期为合法[[[[快快快快****F2]]]]鼠标双击单元格修改输入内容修改输入内容修改输入内容修改输入内容鼠标右键点选填充柄填充柄填充柄填充柄选择序列条件及智能标记的选用按规律录入前两个，填充或公式输入按周排列的日期输入按周排列的日期输入按周排列的日期输入按周排列的日期、、、、等比或等差等比或等差等比或等差等比或等差数列数列数列数列Tab(制表符)，Enter(回车)回车+方向键(右+上)员工信息录入员工信息录入员工信息录入员工信息录入[快快快快*]:用键盘输入按键组合，后文将用[快快快快]来代表[快捷键快捷键快捷键快捷键]第第第第10页页页页第二节第二节第二节第二节定位技巧定位技巧定位技巧定位技巧(案例操作案例操作案例操作案例操作02序列序列序列序列)普通单元格区域的快速定位普通单元格区域的快速定位普通单元格区域的快速定位普通单元格区域的快速定位操作方法操作方法操作方法操作方法(案例操作案例操作案例操作案例操作02)注释注释注释注释选择连续连续连续连续单元格Shift+鼠标/方向键『大区域操作』选择不连续不连续不连续不连续单元格Ctrl+鼠标『小区域操作』跳跃跳跃跳跃跳跃于连续单元格区域两端Ctrl+方向键『大区域操作』选择整行整行整行整行////整列非空单元格整列非空单元格整列非空单元格整列非空单元格Ctrl+Shift+方向键『大区域操作』选择整个有值表格整个有值表格整个有值表格整个有值表格Ctrl+Shift+*『大区域操作』特殊单元格区域的准确定位特殊单元格区域的准确定位特殊单元格区域的准确定位特殊单元格区域的准确定位(案例操作案例操作案例操作案例操作02)[[[[快快快快:F5,Ctrl+G]:F5,Ctrl+G]:F5,Ctrl+G]:F5,Ctrl+G]选择特殊区域(如：公式区域)编辑-定位[快F5]『选中所有含公式区域』用汉字名称代替单元格地址插入-名称-定名『常用区域操作』条件格式条件格式条件格式条件格式::::(案例操作案例操作案例操作案例操作02)突出显示符合要求的单元格格式-条件格式『例：隔行标识颜色,空单元格有底色』排序高级设置排序高级设置排序高级设置排序高级设置(案例操作案例操作案例操作案例操作02)自定义序列/自定义排序工具-自定义列表『例：按公司常用部门顺序排序』筛选筛选筛选筛选----自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选[[[[快快快快:Alt,D,F,F]:Alt,D,F,F]:Alt,D,F,F]:Alt,D,F,F]自定义筛选内容自定义：条件『例：所有经理，前十大』高级筛选设定筛选条件(案例操作案例操作案例操作案例操作02-b)『例：快速找出不重复项的三个方法』结合视图管理器,动态高级筛选视图管理器,新定名案例操作案例操作案例操作案例操作02-c)『在工具栏上添加视图管理器下拉框』多区域视图多区域视图多区域视图多区域视图冻结窗口、拆分窗口滚动条附近快速选择拆分『快:F6拆分窗口间跳跃』精确查找与替换的设置精确查找与替换的设置精确查找与替换的设置精确查找与替换的设置提高查找精确度(如：黄色单元格)编辑-查找与替换(案例操作案例操作案例操作案例操作02-d)『快:F6拆分窗口间跳跃』第第第第11页页页页第三节第三节第三节第三节安全性设置技巧安全性设置技巧安全性设置技巧安全性设置技巧(案例操作案例操作案例操作案例操作03序列序列序列序列)活用数据有效性活用数据有效性活用数据有效性活用数据有效性操作方法操作方法操作方法操作方法注释注释注释注释仅允许输入规定表的信息((((操作操作操作操作03030303----a,b)a,b)a,b)a,b)区域定名+数据有效性『快：F3插入区域定名』条件、提示、警告信息设定((((操作操作操作操作03030303----c)c)c)c)选择A1,数据数据有效性『自定义公式』–A列禁止输入多余空格=len($a1)=len(trim($a1))『函trim：去多余空格』–A列禁止输入重复数据=countif($A:$A,$A1)=1『函countif:条件计数』–A列仅可输入数值=isnumber($A1)『函isnumber:数值判断』用红笔圈示违规数据((((操作操作操作操作03030303----e)e)e)e)自定义工具栏，圈示违规数据设置工作表保护设置工作表保护设置工作表保护设置工作表保护、、、、单元格可视性单