(修改)XX公司U8项目总结报告20140604---副本

XX有限公司U8项目总结报告集团信息中心：XXXX2014-06-04一项目回顾1.1项目背景1.2项目过程1.3项目前后对比二项目成果简述三管理改善点3.1存在的核心问题3.2需完善的要点U8项目总结报告一项目回顾1.1项目背景2013年12月对XX公司基础管理调研发现XX公司U8使用现状存在一些比较突出的问题，主要表现在以下三个方面：A.基础档案设置与XX公司实际管理需求不一致B.流程和单据不一致，造成供应链的进销存数据与财务数据脱节C.财务科目设置不合理造成的财务报表标准化程度低基于以上问题层层分解.1.成立ERP项目组来进行改进，并且详细计划落实到每部门与个人。2.重新规划U8基础资料体系，使之与业务管理现状一致3.梳理流程，打通供应链与财务的断点，使之一体化4.盘点并启动新系统1.2项目过程项目进度回顾从项目启动到项目完成历时将近6个月时间。1.2项目过程项目各阶段执行结果序号项目内容时间是否完成呈现状态备注1项目调研2013年12月--2014年1月是文件《XXU8系统使用现状及改善方案》2项目小组成立是文件《ERP项目组织架构《ERP推行管理制度(XX公司)》3公司组织梳理与确认是文件《XXXX组织机构图AQ》4基础资料准备2014年2月是资料与文件《物料编码规则》，新旧物料编码转换，客商资料5业务流程梳理2014年3月是文件与流程《XXXX业务流程--韩总》《XXXX第一期ERP进销存业务流程示意图》《ERP供应链常用单据编码规则文件》6系统初始化2014年4月1日~7日是设置、期初系统各开关控制设置，期初库存，金额，单据录入7项目正式上线2014年4月8日是文件/应用《ERP系统资料维护职责分工》《项目上线通知》《信息平台（ERP数据查询）》8系统盘点2014年4月30日是文件《XXXX４月底盘点总结》9４月前数据补录2014年5月是文件《XXXX工程公司新旧ERP账分析及数据补录方案》《XXXX工程XX621账套补单计划表》项目从13年12月份启动到14年春节前把基础资料（客户、供应商、物料）准备完毕，经历了2个月的时间，由于XX公司组织机构的调整与确认时间用了一个月，故ERP新帐套启用时间定在了4月份。在4月份新帐套启用后，财务管理部针对财务审计及财务数据合规性考虑，提出需要补充1-3月份数据，由于新帐套已经启用，ERP软件系统的初始化工作已经基本完成，在目前启用的620帐套中补充1-3月份数据已经不可能实现，为了能够满足财务管理部对财务年度帐连续性和合规性的要求，我们又开启一个新账套621，初始化，并制定补单方案及计划。目前XXU8已经在最新账套使用，从1月到目前所有业务数据已经在U8中体现1.2项目过程点评1.3项目前后对比业务项目前项目后结果基础资料（存货档案，会计科目，客户档案，供应商档案等，组织）1.存货档案：产品种类，名称规格不规范，单位为KG，入库入KG，出库时又未称重，导致库存不清，账物不一至，一物多号问题导致财务核算库存的不准确。2.会计科目：设置不完整，导致核算业务难以准确，如，发出商品未区分直销代销等3.客商资料：未明确分类，一个客商资料也存在多个档案编号，并且区别分，直销，委托代销客户，直接影响财务核算。4.除以上基础资料外的一些基础资料设置未有统一口径审核录入。所有基础资料重新梳理，尽量避免一物多料，一个客商资料多个档案，新增基础资料统一口径审核后录入。1.如存货档案产品以米为单，进出统一单位，并且账物一至，名称规格规范统一。2.客商资料分类清晰，区别直销，委托代销客户。3.会计科目：增加直销发出商品，委托代销发出商品等科目基础资料的准确度提高，为后续的业务提供了很好的基础1.产品分类清晰，名称规格规范化，减少一物多号2.供应商，客户档案分类，统一管理组织架构组织架构平行，权责不清，未能有效监督及管控组织架构层次分明，权责清晰，相互监督，有效管控权责清晰，有效管控销售业务1.未区别委托代销与分期收款订单2.销售台账未建立3.客户档案未完全建立4.发货清单与销售订单未完全对应5.库存产品未能得到及时消耗，考核不明确1.梳理所有客户案档案并完善，后续有新增客户，需写客户档案申请，审核后录入系统2.销售订单区分委托代销与分期收款订单，财务核算与开票清晰3.所有发货单必需是以销售订单为源头，方可出货单，作为销售与财务对账的依据。4.以上业务完成，销售台账的建立，清楚了解销售情况以及回款情况销售流程及数据的建立采购业务1.各部门手工写申请单，经过相关部门领导审核后，由采购找供应商采购。此过程未在系统中体现，导致其它部门无法查询相关统计资料，由采购手工做电子档2.供应商档案未完全建立3.采购入库：用供应商提供手手写送货清单交由仓库办理入库1.申购采购流程统一，由申购部门在系统做申购单，打印，审核.若申购时无物料编码，由专人统一审核录入系统。2.采购必需按申购单形成采购单。若是无供应商档案，填写供应商资料申请，由专人统一审核录入系统。3.采购入库：供应商送货到时，由采购员根据采购订单生成到货通知单，通知到仓库办理入库申购，采购流程建立与规范A.业务管控对比（表1）1.3项目前后对比A.业务管控对比（表2）业务项目前项目后结果生产业务1.生产领料，由任意人员手写单据，签字后到仓库领料，并且由仓库只员用调拨形式，调拨物料到虚拟的生产车间仓库，但实际耗用后并未及时做生产车间仓库的扣账。2.产品入库，每天交产品报检单到仓库，由仓库主动催促生产入库1.生产领料：生产部门做生产领料申请，审核后，交仓库发料，并且有仓库发料的凭证，材料出库单回一联到生产2.品检检验后，生产车间根据品检单上的规格型号及数量，在系统中录产品入库单，由仓库审核后完成办理入库建立生产部门的申购，领料，入库的标准流程，使之有责任心对这一业务的负责，并不是只是生产产品。仓库业务1.生产发料：根据手工单作调拨到生产车间虚拟仓库2.生产产品良品入库与报废入库：根据手工报检单催促或是主动办理入库。3.采购来料入库：根据供应商手工送货单办理入库，未有供应商档案或是存货档案时，寻财务录入后才可以办理入库，这样直接导致账物不一致，业务与账不及时的问题，也导致档案的错误增多。4.盘点手工盘点，并且是以KG盘点，也不能所有的产品都称重盘点，一直不能够做到账物一至1.生产发料：根据生产的领料申请单发料，并且必需有申请单生成材料出库单，并打印，回联到生产部门。2.产品入库：根据生产部门提供的入库单号，对照单据上的数量对实物进行清点后审核，完成入库交接手续。3.采购来料入库：除供应商的送货清单外，必需要根据采购部的到货通知单办理入库。4.月未盘点：月未盘点时由系统生成盘点单，透过盘点实物与盘点单上的账面数对比，清楚了解差异，并查出原因后进行相应的调整，从而做账物一至。仓库管理，物品进出规范化，账物一至。财务业务1.余额中未能体现哪些是直销发出商品，委托代销发出商品2.月未核算成本时，未有具体的实际耗用数据，只有由财务根据物料清单加上产品入库数，算出大约耗用，然后用材料出库单扣减车间虚拟仓库存，但此时车间的物料与账已经不相符。3.物流系统未很好与总账系统集成，导致总账与存货系统账不平1.增加区分直销发出商品，委托代销发出商品，成本核算方式改为销售发票。2.月未核算时根据各部门发生的业务单据传递到存货后进行核算，无需财务做物流单据3.严格设置好物流，存货，总账的接口，进行高度集成，保持总账与存货系统账一至。财务核算标准化，做到有证可依，数据由供应链抛转到财务系统，使财务人员可以追踪问题所在，并起到监督作用。签核流程无统一单据格式，或是单据缺失，且签核流程不清规范统一，并新增相关单据，制定签核流程，做好内控规范所有单据打印格式，审核流程1.3项目前后对比B.U8功能使用功能对比项目前项目前状态项目后项目后现状基础资料（物料编码，单位，客户，供应商等）1.基础资料设定是否合理，可以体现管理是精细，旧账账套使用的编码不能够体现出新料，回料，在产品的管理上无法做到清晰化，单位用KG，入库时用KG，但出库时又不需要称重，这样也无法做到精确的管理及核算。出现严重的一物多料号的情况。领料用调拨单，无法精确管控到材料出了哪里，只能在账上体现物料账由仓库到车间,对核算成本,领用等等造成数据失真2.发货单：只是为了统计发给哪些客户，对库存没有真正的管控，只方便打印成像样的发货单据。3.采购入库单：申购，采购前面的环节没有把控，没有规范化，不定期的申购，采购，本来库里有，若是没有查不到相应的信息，又得申购采购，采购回来，仓库人员要自己加上编码，做采购入库单，没有起到计划性的事前控制。4.虽然也在使用，但科目的核算，辅助核算不合理，科目细分，费用类也没有规范的核算等等。基础资料（物料编码，单位，客户及客户分类，供应商，公司组织，收发类别，销售类别，采购类别等）1.产品分类清晰，名称规格规范化，减少一物多号2.供应商，客户档案分类，统一管理3.规范所有单据打印格式，审核流程4.销售流程及数据的建立5.申购，采购流程建立与规范6.仓库管理，物品进出规范化，账物一至。7.财务核算标准化，做到有证可依，数据由供应链抛转到财务系统，使财务人员可以追踪问题所在，并起到监督作用。8.随时可获得准确及时的数据以供分析销售订单发货单发货单委托代销发货单领料申请单产品入库单采购订单到货单采购入库采购入库单调拨单材料出库单请购单存货核算存货核算财务模块(应收管理，应付管理，固定资产，总账)财务模块(应收管理，应付管理，固定资产，总账)及财务报表1.进销存业务与流程的标准化XX公司ERP项目从4月正式上线，透过此ERP项目的执行已经规范XX公司进销存业务与流程的标准化，如大宗原料申购，采购，领料，仓库，销售等流程，2XX公司组织及签核流程逐渐清晰化对XX公司的内控及管理水平有了定的一些改善，人员的工作也得到规范，比如：目前成品仓库、原材料仓库与备品备件仓库的现存量与仓库实物已经基本做到了帐实相符，但这只是万里长征第一步，需要坚持，不断的改善，有些环节，特别是生产、成本流程方面还是不能有效衔接，特别是物料配方、生产计划的按配方领料，物控，呆滞料等等问需要进一步加强与提升。二项目成果简述三管理改善点3.1存在的核心问题运作流程还缺乏规范性、一致性，信息不完全对称；产供销衔接不畅，销售、生产计划、采购,车间生产,集成度不高；成本核算粗放，基础工作不到位，影响成本核算的准确性。产品标准BOM配方的建立计划生产体系建立，按单生产，定额领料优化成本核算方法，成本核算范围，成本核算基础数据归集成本分析和成本预测，建立目标成本体系,制定成本分析报表建立产品积压、呆料分析及处理规范销售，仓库，生产，财务各种月报，周报，年报规范化，建立台账，库龄，账龄等相关分析数据，实现信息共享。部门，岗位职责需进一步清晰化,建立跨组织的流程体系，并进行流程确认,针对运作过程中发现的重点问题提出流程优化方案3.2需完善的要点报告完毕谢谢！U8项目总结报告