XX公司2014冬季订货会总控方案工作分工方案策划方案0409

某某公司2014冬季新品订货会总控方案一、活动背景与目的（一）通过发布会提升客户的市场经营信心和能力。冬季新品发布会作为某某公司重要的年度营销活动，将努力构建某某客户之间互通、互信、互惠、互利的平台，共同寻求新的市场形势下品牌的提升和发展之道。（二）展示某某全新品牌形象及公司实力，树立客户对某某品牌的信心，提升产品销量，完成订货目标、招商目标。二、活动时间及地点安排时间：地点：三、活动对象■某某公司领导、相关部门人员、工作人员（20人）■省代及其加盟客户15人、联营客户10人、分公司办事处负责人15人、部分加盟客户10人、意向客户10人总计：XX人四、活动总体流程日期时间议程地点负责人联系方式19日9:00~18:00报到入住18:00~19:00晚餐20日9:00~9:30往厦门办公室9:30~9:40总裁致辞09:40~10:40南区营销分享北区营销分享10:40~11:10商品订货指导11:10~11:20团队亮相11:20~12:00评审看样五、订货会小组成员（加粗字体为各组组长）六、分工说明项目负责人主要负责事项总监控（1）负责订货会活动流程全程统筹、监控（2）突发重大事件的决策（3）所有人员总调度（4）各项政策、规定的审核（5）处理会议期间临时事件的定夺等（6）确定酒店、住宿、会议地点合作商总指挥（1）组织及分派、调动各成员组筹备及会议期间各项工作（2）协调、监控各成员组筹备及会议期间各项工作进度（3）负责本次会议各项活动项目的总协调及执行组织（4）负责本次活动所有项目组人员工作跟进、协调总策划（1）负责本次会议各项活动项目内容与形式的创意与策划组织（2）统筹会议组织执行监控12:00~13:00午餐13:00~19:30订货会17:30茶歇19:30订货会结束19:30~20:30接待晚宴21日9:00~18:00订货会结束，顺利返程。部分区域继续订货。策划组宣传组陈列组商务组后勤组布展组产品组订单组营销总监总经理商务组（1）市场招商订货工作的安排和跟进（2）客户的联系和确定，会议期间客户的组织和安排（3）营销政策的制定和解释推广（4）客户的分组和市场人员的组织分工（5）新意向客户的洽谈与跟踪（6）协助布展组进行展馆产品的陈列（7）协助会务组进行客户的用餐和住宿的安排（8）与订货组、产品组一起组织引导客户科学订货订单组（1）负责客户订货的组织和协调（2）负责产品目录的编写和登记（3）根据客户历年销售情况和销售任务情况编写订货指导意见（4）负责客户订货时的沟通、协调，并进行订货指导，协助经销商做好订货测算（5）订货现场订货秩序的维护（6）负责定单的制定、分发、收集、整理以及定单数据的汇总（7）订货会产品零售价核定（8）订单基础数据输入（9）订货会客户定单的录入产品/开发组（1）2014年冬季新产品的开发和整合（2）协助陈列组对展馆产品的布置与分类搭配（3）发布会产品的组织及产品系列搭配安排（4）负责订货会现场产品的讲解和推介（5）根据产品开发理念组织编写订货指导意见，并负责订货现场指导客户按开发理念订货（6）负责收集客户对产品意见的反馈信息（7）负责产品基础档案的汇总，并协助订货组做好产品目录的编写工作会务/后勤组（1）客户报到与登记（2）住宿的安排和调配（3）交通工具的租赁和调度与管理、客人接送的安排；（4）酒店事务协商与落实（5）费用结算（6）票务的联络和预定（7）会务资料的发放和登记（8）用餐的安排和组织（9）会议现场茶水、饮料的供应以及会议的所有后勤服务工作（10）组织货品的运输和搬运工作（11）负责现场后勤物资的保障工作（12）负责现场货品及会议所有物品的安全工作（13）负责展厅的安全、保洁工作（14）负责紧急物品的临时调动（15）会议期间现场设施的维护（16）负责联系摄影、摄像人员（17）负责会议前后的物品整理、归位工作（18）会议场地的布置与安排（投影、黑板、桌椅等）（19）展厅外休息的布置陈列组（1）负责展厅产品的陈列布置和分类搭配（2）负责展厅橱窗的布置（3）现场产品样品的管理（4）根据需要向布展组提出修改意见（5）展厅灯具的调配、安装（6）展厅、样板厅搭建布展/宣传组（1）会议形象宣传品的设计制作（2）会场、展厅、酒店现场、公司办公楼的设计物料规划和布置（3）负责订货会现场所有物料摄像（4）所有广告工作的协调（5）会场、展厅及酒店所需道具的安排和购置（6）会务资料的编写和设计制作（7）展厅的组织与施工、布馆七、订货会前筹备工作进度表部门各部门具体工作事项完成时间负责人总监控会议时间的确定确定酒店（住宿、用餐、会议、答谢晚宴）现场经销商席和客人参会来访席的审核总策划订货会流程管控完成会议当天流程的执行订货会布展策划订货会所有物料清单规划商务组营销政策的制定营销数据化分享ppt课件客户联系、邀请函寄出参会人数确认确定到会人数名单、并制定到达时间表协助会务组进行客户的用餐和住宿的安排客户的分组和市场人员的组织分工表制定订货会产品成本核算，制定产品零售价订单组系统所需的报表商品信息、图片汇总订货环境的搭建（设备、网络）订货系统的培训（4月17日先内部培训）根据客户历年销售情况和销售任务情况编写订货指导意见客户订单指标的确定产品开2014年冬季所有产品打样和整合2014年冬季主推产品相关资料提供2014年冬季新品解析（文档）发组负责产品的订货会现场讲解和推介根据产品开发理念组织编写订货指导意见，并负责订货现场指导客户按开发理念订货负责收集客户对产品意见的反馈信息负责产品基础档案的汇总，并协助订货组做好产品目录的编写工作管理相关选样工作会务后勤组找市场部落实到参与订货会的人数整理会务报到资料，并表格化制定会务组接待细节的安排各代理商人数的确认（性别、是否接机等）完成客房安排、入住人员的统计会务必准备的资料：文件袋、纸、笔、签名笔、参会证（塑料壳、挂绳）等办公用品（打印纸、剪刀、双面胶、回型针、订书机、涂改带等）接机牌、会务专用车牌发放矿泉水等茶水饮料采购客户陆续报到的前期接待台位，相关资料会务的发放登记车辆的调度时间编排、接送客户车辆确定订货会就餐的安排（住宿、用餐、答谢晚宴地点及时间）会议场地的布置与安排（投影、黑板、桌椅等）展厅外休息区的布置统计组召开统计组成员会议，布置各人员分工和职责订货会产品零售价核定订货会客户定单的录入陈列组展厅橱窗的布置展厅产品陈列产品展示所需模特、衣架的准备展厅陈列完成布展宣传组会场、展厅、酒店现场、设计物料规划宣传形式、新闻通稿的确定现场布展物料及相关宣传品设计画面延展酒店报到处及酒店横幅等相关宣传品的准备酒店、公司的布展协调酒店、公司宣传品撤展组织订货会现场所有物料拍摄八、订货会物料明细分类项目内容完成时间负责人文字部分主持人致辞稿完成董事长致辞完成总裁致辞完成商品订货指导方案4月16日营销分享ppt4月16日订货会议程确认完成订货会议程安排表拟定完成订货会物料清单拟定完成订货会物料清单确认完成新闻通稿（前）完成新闻通稿（后）4月20日酒店房间登记表格完成全体参会者名录整理完成销售、订货政策完成订单表格完成订货会签约合同4月19日参会资料的准备袋装化（订货表、笔、嘉宾证、日程安排表等）完成设计部分订货会主题画面设计完成订货会主题画面确认完成订货会会议宣传品设计完成订货会会议宣传品设计印刷完成完成入住酒店注意事项：1、工作人员需热情大方、耐心仔细的做好接待客户并引导客户入住客房，同时做好资料的登记工作。2、交待客人保管好房卡，退房时需把房卡给酒店前台。3、酒店前台员需在8：00打电话到客房提醒客人起床。4、酒店需将某某公司提供的《温馨提示卡》提前放在客房内。5、酒店需将客房内的消费品（烟、酒、茶叶等）提前撤离房间。