XXXXXX发电公司会议管理制度

—1—XXXXXX发电公司会议管理制度第一章总则第一条为规范XXXXXX发电公司（以下简称公司）会议的前期策划、会议筹备、会务控制以及会后落实等有关会议的程序，提高会议质量，改进会风、会纪，缩短会议时间，提高会议效率，制定本办法。第二条本制度适用于公司级会议。第二章会议原则第三条规范原则：组织召开会议必须严格执行会议管理程序，严格执行有关标准。第四条高效原则：会议召开确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分。第五条精简原则：从严控制会议数量，精简各类会议。从严控制参会人数，尽量缩短会议时间，能合并召开的统筹安排。第六条节约原则：从严控制会议费用，节约支出。集中开会能在公司办公场所举行的，不到公司外场所召开。第三章会议分类第七条根据会议重要性可分为公司会议、专题会议、部门工作会议。—2—第八条公司会议：包括董事会、年度工作会（职工代表大会）、党委会、党政联席会、办公会、周工作例会等。第九条专题会议：包括生产调度会、安全例会、经济活动分析会、燃煤管理委员会、燃煤采购专题会、资金预算会、预算平衡会、节能分析会、技术监督会、缺陷分析会等。第十条部门工作会议：各职能部门主持召开的会议。第四章会议组织第十一条办公室为会议的归口管理部门，负责修订、完善本制度。第十二条公司会议经公司批准，由相关部门分别负责组织召开。第十三条专题会议经公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。第十四条部门工作会议由各部门自行组织召开。第十五条上级单位或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、视频会等)或业务会等一律由有关业务对口部门受理安排，办公室协助作好会务工作。第五章会议程序第十六条会议议程1.公司董事会、股东会、年度工作会议在会前14天向公司—3—主管领导提交会议议程；其它会议（不含周工作例会）提前3天提交会议议程。2.会议议程内容应包括会议时间、会议地点、参会人员、会议形式、会议主持、会议内容、会议发言部门和讲话领导、会议记录、会议纪要、会议精神督办落实、会议所需费用预算等内容。第十七条会议通知公司年度召开的会议在会前7个工作日向上级领导发出邀请函（如计划邀请），会前5个工作日发出会议通知。其它会议会前3个工作日发出通知，紧急会议除外。第十八条会议文件1.承办部门负责牵头起草会议文件。会议文件一般包括：会议议程、主持词、领导讲话稿、提交会议讨论的文件稿、大会交流发言材料等印发文件。2.会议文件的审核程序为：起草——部门审核——分管领导审定。3.公司领导讲话材料的审核程序为：起草——部门审核——公司领导修改审定。4.会议汇报发言材料按规定材料格式要求编制。第十九条会务工作1.会议承办部门负责人在会议召开前5个工作日向公司主管领导汇报，确定会议主持人，讲话领导，出席领导等事项。2.会务组织负责人在会议召开前2个工作日将会议材料报—4—送公司相关领导和其它出席会议的上级领导。3.大型会议或重要会议应于会前1天检查落实会场布置，音响投影设备，会场服务，会议录音录像，会议宣传报道，领导和会议代表引领等事项。第二十条督察督办1.凡召开例会，在会议正式召开前要汇报上次会议议定事项的落实情况。2.承办会议部门在会后跟踪督办会议决定事项的落实情况，及时反馈公司主管领导。3.根据会议性质，对必须要形成会议纪要的应于会议结束2个工作日内，由承办部门形成会议纪要报公司分管领导签发。会议纪要要明确议定事项，完成期限，落实部门和责任人。第六章会议记录第二十一条会议记录的格式分为记录头,记录主体,审阅签名三个部分。第二十二条记录头1.会议名称：如XX年XX会第XX次会议;2.会议时间：如XX年XX月XX日XX时XX分;3.会议地点;4.会议主持人;5.会议出席、列席和缺席情况;6.会议记录人员签名。—5—第二十三条记录主体1.会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;2.会议讨论,争论的焦点及其各方的主要见解;3.出席会议的人员的主要言论;4.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;5.会议已议决的或议而未决的事项;6.对会议产生较大影响的其它言论或活动。第二十四条审阅签名出席会议人员审阅后签名确认。第二十五条要求1.快速准确：不添加，不遗漏，依实而记；2.清楚：首先是书写要清楚，其次，记录要有条理；3.突出重点。第七章存档第二十六条承办部门在会议结束后5个工作日内，将会议材料按照公司档案管理规定整理归档。第八章会议费用第二十七条会议费用内容包括：会议文件资料印制、会场布置、宣传、场租、住宿、用餐、车辆安排等各项费用。第二十八条会议费按公司财务有关规定报销。第九章会议室管理第二十九条公司视频会议室、行政楼四楼会议室由办公室—6—统一管理；行政楼五楼会议室由党群工作部管理；生产技术部负责会议室音频、视频系统的运行管理和技术维护。第三十条各部门使用会议室，应提前向相应管理部门提出申请，注明需要事项，由相应管理部门统一安排，并办理相应手续。第三十一条相关图表公司级例会表（见附表）—7—附表公司级例会表序号会议名称承办部门主持人安排日期级别主要与会人员情况地点备注1周工作例会办公室生产副总每周一上午8：30公司级公司领导及部门主任生产调度室2党委会、党政联席会、办公会办公室总经理或党委书记根据工作需要公司级公司领导及相关人员办公楼四楼会议室３生产调度会发电部副总工程师每周一、三、五、六、日08:00点（节假日正常）公司级公司领导及值班部门负责人、相关专责生产调度室周一与周工作例会合并４安全例会安全监察部生产副总每月10日之前公司级公司领导及安委会成员办公楼四楼会议室５经济活动分析会计划经营部经营副总每月10日之前公司级经营副总及部门主任、相关专责办公楼四楼会议室６燃煤管理委员会计划经营部经营副总每月10日之前公司级经营副总及燃管会成员办公楼四楼会议室7燃煤采购专题会计划经营部经营副总根据需要随时确定公司级经营副总及相关人员办公楼四楼会议室8资金预算会财务部总会计师每月30日之前公司级总会计师及相关部门人员办公楼四楼会议室9预算平衡会财务部总会计师每月19日之前公司级总会计师及相关部门人员总经理办公室10节能分析会生产技术部副总工程师每月10日之前公司级生产副总及生产部门主任、相关专责办公楼四楼会议室11技术监督会生产技术部副总工程师每月10日之前公司级生产副总及生产部门主任、相关专责办公楼四楼会议室12缺陷分析会生产技术部副总工程师每月10日之前公司级生产副总及生产部门主任、相关专责办公楼四楼会议室